Rejestr interesariuszy

Rejestr interesariuszy
Polecane artykuły
Analiza interesariuszy w zarządzaniu projektami Zarządzanie interesariuszami wg PMBOK Plan komunikacji w projekcie Karta projektu Zmiana wg PRINCE2 Procesy inicjacji wg PMBOK Rejestr czynników ryzyka Plan kontroli zmian w projekcie Plan zarządzania interesariuszami

Rejestr interesariuszy - to dokument zarządzania projektem, na który składa się podsumowanie danych oraz informacji dotyczących stron zainteresowanych projektem czyli interesariuszy. Zawiera on charakterystykę każdego zidentyfikowanego interesariusza.

Zgodnie z Przewodnikiem dla PMBOK, w odniesieniu do danego projektu zainteresowanym podmiotem ( interesariuszem) może być każda osoba, grupa lub organizacja, która może negatywnie lub pozytywnie wpłynąć na sukces projektu.
Zadowolenie zainteresowanych stron jest ważne, aby pomyślnie zakończyć projekt. Jeśli interesariusze są zadowoleni, to projekt ma szansę na zakończenie się sukcesem i na odwrót, niezadowolenie interesariuszy może skutkować niepowodzeniem całego przedsięwzięcia. Zatem, aby projekt odniósł sukces należy zidentyfikować potrzeby interesariuszy i zarządzać nimi zgodnie z ich wymaganiami.
Po podpisaniu karty projektu należy zidentyfikować interesariuszy projektu.

Po zidentyfikowaniu zainteresowanych stron, należy zarejestrować zebrane informacje w rejestrze interesariuszy. Powinien on powstać od razu po podpisaniu protokołu projektu, co pozwoli we wczesnym etapie uniknięcia wielu czynników zagrażających projektowi.

Po utworzeniu rejestru i wykazie wszystkich zidentyfikowanych stron można w bardzo łatwy sposób opracować strategię zarządzania nimi.

Treść rejestru interesariuszy

Zwykle rejestr interesariuszy zawiera trzy typy informacji o każdym z podmiotów:

1. Identyfikacja interesariuszy:

• Jakie są nazwiska interesariuszy, informacje kontaktowe, oznaczenie, nazwa firmy?
• Jaka jest ich rola w projekcie?
• Jakie są priorytety angażowania interesariuszy?

2. Ocena interesariuszy:

• Jakie są wymagania zainteresowanych stron?
• Jaki jest wpływ, zainteresowania i postawy interesariuszy wobec rezultatów programu?
• Jak często interesariusze potrzebują komunikacji i jaka jest preferowana metoda komunikacji?
• Jakie są odpowiednie kanały komunikacji, które mogą być wykorzystywane w odniesieniu do każdego interesariusza?
• Jaki jest zakres informacji i zawartość wiadomości, częstotliwość wykorzystania oraz poziom szczegółowości informacji, który będzie satysfakcjonujący dla odbiorców.
• Którzy interesariusze mają kluczowe znaczenie dla całego projektu oraz którzy z nich są najbardziej aktywni w poszczególnych fazach projektu?
• Jaka jest waga i możliwości oddziaływania na program każdego ze zidentyfikowanych interesariuszy

3. Klasyfikacja interesariuszy: W tym etapie klasyfikowane są zainteresowania stron w oparciu o różne kryteria. Można je podzielić na podstawie:

• wpływu i zainteresowania projektem (np: wysoki, średni, niski)
• czy jest zainteresowany interesariuszem wewnętrznym, zewnętrznym, pozytywnym, kibicem, rezystorem lub neutralnym interesariuszem itd.

Oprócz podstawowych informacji rejestr ten może również zawierać strategię zarządzania interesariuszami, którą warto przygotować po zakończeniu oceny. Ma ona na celu pomóc poradzić sobie z interesariuszami zgodnie z ich wymaganiami, wpływem i zainteresowaniem projektem

Przykładowa forma dokumentu

Do wykonania rejestru interesariuszy warto zastosować metodę zwaną Mapą interesariuszy.

Mapy Interesariuszy- jest to jedna z metod analizy i klasyfikacji interesariuszy, ma ona na celu zrozumienie poziomu zaangażowania oraz podstawowych relacji poszczególnych osób. Zależności te przedstawione są za pomocą tabeli, która podzielona jest na cztery obszary ukazujące poziom wpływu (mały lub duży) i zainteresowanie (male ub duże) danych osób na produkt lub usługę. Dzięki mapie interesariuszy możemy lepiej zrozumieć kim są osoby majce wpływ na projekt oraz w jakim stopniu są ważni. Główną korzyścią z zastosowania mapy interesariuszy jest możliwość zidentyfikowania osób kluczowych oraz tych mniej istotnych w projekcie, pomoże nam to określić kogo warto słuchać, angażować oraz informować- co może być kluczowym czynnikiem decydującym o sukcesie całego przedsięwzięcia już we wczesnej fazie rozwoju.

Podsumowanie

Rejestr interesariuszy może okazać się bardzo przydatnym dokumentem pod warunkiem, że pytania które sobie zadamy na temat interesariuszy zostaną odpowiednio zadane. Dlatego ważne jest, aby w pierwszej kolejności utworzyć pytania w głowie. Kolejnym ważnym aspektem jest posiadanie wystarczającej ilości informacji, które są użyteczne, a których nie jest jednak za dużo, co mogłoby sprawić że rejestr stałby się nieporęczny. Rejestr jest dokumentem, który jest udostępniany zainteresowanym stronom projektu. Dlatego też nigdy nie powinno zawierać informacji, które są szkodliwe lub mogą być interpretowane w sposób negatywny. Rejestr powinien być aktualizowany na bieżąco, ponieważ w miarę postępu realizacji projektu mogą zostać zidentyfikowani nowi interesariusze, oprócz tego, w trakcie cyklu życia projektu, zainteresowanie lub moc zainteresowania może zmieniać się. W takim przypadku należy zaktualizować rejestr oraz uwzględnić zmianę.

Bibliografia

• Bigaj J., Analiza interesariuszy, http://blog.pmo-institute.pl/
• Bukowska U., Interesariusze a zarządzanie zasobami ludzkimi, Zeszyty Naukowe Akademii Ekonomicznej w Krakowie, nr 711, Kraków 2006
• Ciepiela M. Wpływ interesariuszy na zarządzanie przedsiębiorstwem, Rynek - Społeczeństwo – Kultura, nr 3 (11), Kraków 2014
• Mapa interesariuszy https://productvision.pl
• Project Management Institute, Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide), Fifth edition, wydanie polskie, Management Training & Development Center, Warszawa 2013
• Stakeholder Register in Project Management, https://pmstudycircle.com/
• Targiel K., Modelowanie preferencji interesariuszy w ocenie sukcesu projektu w organizacji, Zeszyty Naukowe Politechniki Śląskiej, nr 83, Katowice 2015
• Trzeciak M., Spałek S. Znaczenie interesariuszy w zarządzaniu ryzykiem w fazie planowania projektu, Zeszyty Naukowe Politechniki Śląskiej, nr 86, Katowice 2015

Autor: Agnieszka Pośnik