Zarządzanie komunikacją wg PMBOK

Zarządzanie komunikacją w projekcie (ang. Project Communications Management) dotyczy procesów koniecznych do zapewnienia terminowego oraz właściwego opracowywania, rozprowadzania, gromadzenia, składowania, znajdowania informacji tyczących się projektu i ostatecznego rozporządzania nimi (PMBOK 2013, s. 257).

Powodzenie projektu w dużym stopniu zależy od sprawności procesu komunikacji, którego kształt determinowany jest przede wszystkim przez menadżera. Kierownik projektu przeznacza większość czasu swojej pracy na komunikowanie się z członkami zespołu projektowego, którym przekazuje informacje, deleguje obowiązki lub wyjaśnia nieporozumienia (M. Pawlak 2012, s. 252).

Wg. PMBOK, zarządzanie komunikacją w projekcie obejmuje następujące procesy:

• Rozpoznawanie interesariuszy (ang. Identify Stakeholders)
• Planowanie komunikacji (ang. Plan Communications)
• Dostarczanie informacji (ang. Distribute Information)
• Kształtowanie oczekiwań interesariuszy (ang. Manage Stakeholder Expectations)
• Przekazywania raportów z wykonania (ang. Raport Performance)

TL;DR

Zarządzanie komunikacją w projekcie polega na zapewnieniu odpowiedniego przepływu informacji między członkami zespołu projektowego. Proces ten obejmuje rozpoznawanie interesariuszy, planowanie komunikacji, dostarczanie informacji, kształtowanie oczekiwań interesariuszy oraz przekazywanie raportów z wykonania. Kluczowym elementem jest identyfikacja interesariuszy i określenie ich wpływu na projekt, a także opracowanie strategii komunikacji. Nieprawidłowe zarządzanie komunikacją może prowadzić do problemów i opóźnień w realizacji projektu.

Rozpoznawanie interesariuszy

Proces ten polega na zidentyfikowaniu wszystkich osób lub instytucji, które biorą czynny udział w procesie realizacji projektu, bądź, na które dane przedsięwzięcie ma wpływ.

Interesariusze oddziałują na projekt lub na jego efekty cząstkowe, mogą oni posiadać silnie zróżnicowane uprawnienia oraz znajdować się na zróżnicowanych poziomach w organizacji. Rozpoznanie interesariuszy we wczesnych fazach projektu oraz dokonanie analizy ich poziomu przewidywanych korzyści, istotności, oczekiwań oraz wpływów ma kluczowe znaczenie dla powodzenia projektu.

Następnie opracowuje się strategię postępowania z każdym z nich oraz określa się zakres ich udziału czasowego, tak aby zmaksymalizować korzystne wpływy dla interesariuszy oraz zminimalizować potencjalne negatywne wpływy dla projektu. W trakcie realizacji projektu, oceny oraz strategie będące ich rezultatem powinny podlegać okresowym przeglądom, aby uwzględnić w nich poprawki wynikające z ewentualnych zmian. Ze względu na ograniczony czas kierownika projektu powinno się pogrupować interesariuszy według obszarów wpływów, zaangażowania w projekt oraz spodziewanych przez nich korzyści. Dzięki temu, menadżer projektu może skupić się na relacjach, które są niezbędne dla sukcesu projektu (PMBOK 2013, s. 260).

Planowanie komunikacji

Działania podejmowane w tym obszarze mają na celu zdefiniowanie potrzeb informacyjnych interesariuszy projektu oraz ustalenie metod komunikowania się z nimi. Opracowywanie planu komunikacji jest odpowiedzią na potrzeby komunikacyjne i informacyjne interesariuszy, na przykład: kto i w jakim czasie potrzebuje określonych informacji, jaką metodą ma je otrzymać oraz kto ma mu je przekazać.

Metody przekazywania informacji oraz potrzeby informacyjne interesariuszy mogą być różnorodne. Ustalenie właściwego planu komunikacji jest istotnym czynnikiem sukcesu przedsięwzięcia. Nieprawidłowe rozplanowanie komunikacji prowadzi do wielu problemów: zaległości w przekazywaniu wiadomości, udostępnianie poufnych danych niewłaściwym odbiorcom lub niedoinformowanie pewnych ważnych interesariuszy.

Planowanie komunikacji umożliwia menadżerowi projektu scharakteryzowanie metod, które zapewnią najskuteczniejszą i najsprawniejszą komunikację z interesariuszami. Ocena skuteczności komunikacji zależy od przekazywania danych we właściwej formie, we właściwym czasie i z właściwymi skutkami. Większość procesu planowania komunikacji odbywa się w fazie opracowywania planu zarządzania przedsięwzięciem, co pozwala właściwie przypisać niezbędne zasoby. W trakcie realizacji projektu proces ten powinien być poddawany regularnym kontrolom (PMBOK 2013, s. 265-266).

Dostarczanie informacji

Dostarczanie informacji polega na planowanym udostępnianiu kluczowych informacji interesariuszom projektu. Proces ten realizowany jest przez cały okres trwania projektu oraz w kontekście każdego procesu zarządzania. Opiera się on na wprowadzaniu zawartości planu administrowania komunikacją, a także na odnoszeniu się do niespodziewanych zapytań o informacje (PMBOK 2013, s. 272).

Kształtowanie oczekiwań interesariuszy

Proces ten obejmuje działania odnoszące się do komunikacji z interesariuszami projektu z zamiarem oddziaływania na ich oczekiwania, reagowania na ich obawy oraz wyjaśniania spornych kwestii. Do działań tego typu można zaliczyć:

• Aktywne formowanie oczekiwań interesariuszy mające na celu zwiększenie szansy odbioru projektu, negocjowanie i oddziaływanie na ich pragnienia tyczące się osiągnięcia celów projektu.
• Reagowanie na obawy, które związane są z możliwymi przyszłymi problemami.
• Definiowanie i rozstrzyganie problematycznych kwestii.

Kształtowanie oczekiwań interesariuszy pozwala kierownikowi upewnić się, że interesariusze są świadomi korzyści i ryzyka związanych z realizacją projektu. Ułatwia to im czynne wspieranie przedsięwzięcia oraz umożliwia ocenę ryzyka dokonywanych wyborów (PMBOK 2013, 275-276).

Przekazywanie raportów z wykonania

Proces ten polega na cyklicznym gromadzeniu danych rzeczywistych i analizie polegającej na porównaniu ich do danych bazowych. Działania te mają na celu kontrolę postępu oraz wykonania przedsięwzięcia, ponadto służą do prognozowania dalszych wyników i przedstawiania tych danych odpowiednim interesariuszom. Stopień szczegółowości raportów zależy od tego do jakich odbiorców są one kierowane. Prosty raport z wykonania może uwzględniać informacje o wynikach (np. procent ukończenia lub graficzna prezentacja stanu w oddzielnych obszarach - koszty, zakres, harmonogram). Szczegółowe raporty mogą zawierać przykładowo analizę wykonania do obecnej chwili, aktualny stan ryzyk oraz problematycznych obszarów, działania wykonane w omawianym czasie, zadania do realizacji w najbliższym czasie. Kompletny raport z wykonania winien zawierać także prognozy dotyczące ukończenia projektu. Raporty tego typu można opracowywać systematycznie lub w sytuacjach nadzwyczajnych (PMBOK 2013, s. 280).

Zarządzanie komunikacją wg PMBOK — artykuły polecane

Zarządzanie ryzykiem wg PMBOK — Plan projektu — Planowanie — Procesy kontroli wg PMBOK — Analiza interesariuszy w zarządzaniu projektami — Procesy realizacji wg PMBOK — Procesy w projekcie — Ewaluacja projektu — Zarządzanie zmianą w projekcie

Bibliografia

• Muszyńska K. (2015), Communication management in project teams - practices and patterns, Managing Intellectual Capital and Innovation for Sustainable and inclusive Society
• Pawlak M. (2011), Zarządzanie projektami, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa
• PMI (2021), A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Seventh Edition and The Standard for Project Management
• Wróbel M. (2007), Rola komunikacji w zarządzaniu projektami, Zeszyty Naukowe Instytutu Spraw Publicznych Uniwersytetu Jagiellońskiego, nr 3

Autor: Beata Witek