Scrum of scrums

Scrum of scrums to technika umożliwiająca zwinne zarządzanie dużymi projektami, których zakres prac uniemożliwia ich realizację przez standardowy zespół Scrumowy liczący 3-9 osób (Schwaber K., Sutherland.J,2017). Jest jedną z metod skalowania metodyk zwinnych poprzez synchronizację zespołów, a jego elementy mogą być wykorzystane do implementacji innych metod skalowania takich jak Less, SAFe lub DAD. Tak jak pozostałe metodyki zwinne, najpopularniejszym zastosowaniem jest branża IT, jednak może być używany także w badaniach naukowych i klinicznych, oraz pozostałych branżach wysokich technologii.

TL;DR

Scrum of scrums to technika skalowania metodyki Scrum, która umożliwia zwinne zarządzanie dużymi projektami. Polega na synchronizacji wielu zespołów Scrumowych poprzez spotkania Scrum of Scrums. Spotkania te służą do komunikacji, identyfikacji przeszkód i aktualizacji planu działania. Technika ta może być stosowana w różnych branżach, nie tylko w IT. Jest także wykorzystywana w innych technikach skalowania zwinnego zarządzania.

Geneza Scrum of scrums

Scrum of scrums jest próbą odpowiedzi na zapotrzebowanie realizacji dużych projektów lub programów przy wykorzystaniu metodyki Scrum. Głównym celem pozostaje synchronizacja kilku zespołów Scrumowych w sposób przyspieszający realizację projektu, lub też nie zakłócający ciągłego przyrostu wartości w programie złożonym z kilku powiązanych projektów, nie używając przy tym dodatkowych procesów i zbędnej biurokracji. Idea zakłada, że Scrum jako zespół ram i zaleceń związanych z procesem pozostaje niezmienny, zmienia się jedynie kontekst w jakim są one implementowane.

Zasady i praktyczna implementacja

W praktyce technika skalowania wykorzystuje wybrane ceremonie i artefakty Scruma, które po przeskalowaniu na wyższy poziom służą do synchronizacji wielu zespołów. W pierwszej kolejności jest to spotkanie Daily Scrum czyli spotkanie planistyczne w oryginale mające na celu synchronizację członków zespołu deweloperskiego w celu aktualizacji planu działania oraz identyfikacji przeszkód w kontekście osiągnięcia zamierzonego celu Sprintu.

Skalowania wymaga także zespół, który staje się zespołem liderów, lub ambasadorów wybranych przez zespoły deweloperskie (Zespół zespołów), oraz tych którzy według zespołu mogą być przydatni przy planowaniu. Wśród takich osób mogą znaleźć się dostawcy wewnętrzni, zewnętrzni oraz wewnętrzni konsultanci czyli osoby które kontrybuują do projektu, jednak nie pracują w Scrumie (Chrapko M.,2015). Przykładem takich wewnętrznych konsultantów mogą być Testerzy Systemowi, przedstawiciele działu marketingu, czy osoby odpowiedzialne za wprowadzenie praktyk DevOps i automatyzację procesów związanych z testowaniem i instalacją oprogramowania.

Spotkanie Scrum of Scrums (SoS) służy do synchronizacji wielu zespołów poprzez cykliczne spotkania mające na celu:

• komunikację tego co zostało zrobione od ostatniego SoS i może dotyczyć innych zespołów
• komunikację tego co jest planowane do kolejnego SoS i może dotyczyć innych zespołów
• identyfikację przeszkód i problemów

Na tej podstawie aktualizowany jest plan działania. Jeśli jest to konieczne skaluje się także artefakt Scrum, jakim jest Backlog zadań. Wynikiem każdego ze spotkań SoS jest wtedy zaktualizowana lista zadań umożliwiających sprawną synchronizację zespołów. W tej sytuacji można wspomagać się tablicą Kanban, aby wizualizować stan zadań.

Często jednak, zainteresowani rozwiązaniem danej zależności lub problemu, organizują kolejne spotkanie w wąskim gronie specjalistów w celu natychmiastowego rozwiązania. Jest to działanie bardzo sprawne i ogranicza ilość dokumentacji, nie jest jednak możliwe w każdej organizacji.

Spotkanie Scrum of scrums powinno odbywać się regularnie, jednak o częstotliwości i czasie trwania każdego ze spotkań należy podjąć na podstawie własnego doświadczenia. W zależności od dynamiki zadań dla jednych organizacji zbyt częste spotkania nie będą produktywne, dla innych nawet codzienne, 15 minutowe synchronizacje będą konieczne.

Organizacją i prowadzeniem spotkania może zajmować się Scrum Master, jednak często ze względu na obecność wśród liderów reprezentantów biznesu, czy też dostawców zewnętrznych, jest to rola zbyt słabo umocowana w hierarchii firmy. W tym wypadku najczęściej powierza się to zadanie przedstawicielom biznesu, lub Agile Coachom.

Zespół zespołów

Szczególnie przydatnym elementem Scrum of Scrums jako samodzielnej techniki skalowania zarządzania zwinnego, jest stworzenie zespołu Scrum dla każdego obszaru działalności firmy i dokonywanie regularnych synchronizacji na różnych poziomach.

Przykładem może tu być proste skalowanie spotkań synchronizacyjnych (Sutherland.J,2001):

• Daily Scrum zespołu deweloperskiego codziennie
• SoS liderów zespołów co tydzień
• SoS kadry zarządzającej wyższego szczebla co miesiąc

Zespół taki będzie pracował ze sobą przede wszystkim poza spotkaniami SoS, ponieważ aktualizacja planu będzie wskazywać zależności i problemy, które należy rozwiązać pomiędzy spotkaniami. Poza aspektem synchronizacyjnym, wchodzi więc w grę aspekt pracy zespołowej, która jest nie tylko bardziej wydajna, ale także bardziej skupiona wokół dostarczania wartości dla organizacji, a nie indywidualnych ambicji.

Warto zauważyć, że taki zespół należy budować zgodnie z innymi wartościami Scrum, oraz do wypracowania sprawnych metod działania Zespołu zespołów, może być potrzebny doświadczony Scrum Master tzw. Agile Coach pracujący z liderami lub wyższym kierownictwem firmy.

SoS w innych technikach skalowania

Spotkanie synchronizacyjno-planistyczne może być wykorzystane także w innych, bardziej formalnych, technikach skalowania zwinnego zarządzania. W tym wypadku będą one służyć przede wszystkim w celu usprawniania komunikacji projektowej pomiędzy zespołami Scrumowymi. Zgodnie z ideą zwinnego tworzenia oprogramowania, SoS jako spotkanie promuje bezpośrednią komunikację ograniczając formalności i biurokrację. Niektóre z technik skalowania wprost korzystają także z idei skalowania Backlogu zadań, czy też tworzenia Zespołu zespołów, odpowiadającego za dostarczanie odpowiednio przeskalowanej wartości biznesowej.

Scrum of scrums — artykuły polecane

RACI — Feature-Driven Development — Kanban (agile) — Large-scale scrum — Mapa myśli — Modelowanie procesów — Manifest Agile — Backlog produktu — Inżynieria oprogramowania

Bibliografia

• Chrapko M. (2015), Scrum: o zwinnym zarządzaniu projektami, Wydawnictwo Helion, Gliwice
• Strona internetowa: Scrum guides, podręczniki Scrum, Sutherland J., Schwaber K
• Sutherland J., (2001), Agile Can Scale: Inventing and Reinventing SCRUM in Five Companies, Cutter IT Journal - The Great Methodologies Debate: Part 1
• Sutherland J., Victorov A., Blount J., Puntikov N. (2007), Distributed Scrum: Agile Project Management with Outsourced Development Teams, HICSS 2007. 40th Annual Hawaii International Conference on System Sciences

Autor: Marcin Ziarnik