Plan urlopów

Plan urlopów to dokument, w którym ustala się terminy wykorzystania urlopów wypoczynkowych.

Artykuł 163 Kodeksu Pracy mówi, że urlopy powinny być udzielane zgodnie z planem urlopów. Za ustalenie planu urlopów odpowiada pracodawca, który ma obowiązek wziąć pod uwagę wnioski pracowników i konieczność zapewnienia normalnego toku pracy.

TL;DR

Plan urlopów jest dokumentem, w którym ustala się terminy urlopów wypoczynkowych. Pracodawca ma obowiązek sporządzenia planu uwzględniającego wnioski pracowników i zapewnienie normalnego toku pracy. Plan powinien być tworzony każdego roku z dużym wyprzedzeniem. Urlopy powinny trwać co najmniej 14 dni. Plan urlopów nie obejmuje urlopów na żądanie. Pracodawca musi zatwierdzić wniosek urlopowy, a plan może być tworzony na cały rok lub w mniejszych okresach. W przypadku zmiany terminu urlopu, pracodawca powinien poinformować innych pracowników. Pracodawca nie musi tworzyć planu urlopów, jeśli nie ma zakładowej organizacji związkowej lub związek odstąpił od tej czynności. Udzielenie zaległego urlopu do 31 marca jest obowiązkiem pracodawcy. Niewykorzystany urlop traci ważność po trzech latach. Jeśli pracodawca nie sporządził planu urlopów i odmówił pracownikowi urlopu, pracownik może ubiegać się o odszkodowanie. Ogłoszony plan urlopów jest wiążący.

Cel

Plan urlopów ma na celu zorganizowanie pracy w firmie by jednocześnie w tym samym terminie nie przebywało na urlopie zbyt wielu pracowników. Uwzględnia się przy tym wymiar urlopu wypoczynkowego zaległego, bieżącego i uzupełniającego.

Zasady ustalania planu urlopów

Istnieje kilka podstawowych zasad przy ustalaniu planów urlopów:

• Plan urlopów wypoczynkowych powinien być sporządzany każdego roku,
• grafik powinno ustalać się z dużym wyprzedzeniem. Zgodnie z prawem, plan urlopów należy sporządzić przed rozpoczęciem okresu, do którego się odnosi. Projekt urlopów należy ukazać najpóźniej do 31 grudnia roku poprzedzającego rok dotyczący okresu urlopowego.
• Urlop powinno się zaplanować tak by objął nieustająco nie mniej niż 14 dni kalendarzowych wypoczynku. W przypadku gdy pracownik nie poinformuje o termie według powyższej zasady to pracodawca musi samodzielnie przydzielić pracownikowi urlop w skali 14 nieprzerwanych dni obejmując niedziele, święta oraz dni wolne należące się z racji rozkładu czasu pracy.
• W planach urlopowych nie bierze się pod uwagę urlopu na żądanie, ponieważ o dacie tego typu urlopu podejmuje decyzję jednostronnie zatrudniony.
• Plan urlopów nie daje jednoznacznie pracownikowi zezwolenia do rozpoczęcia urlopu w zaplanowanym czasie. Gdyż konieczne jest wyrażenie zgody przez zakład pracy. Zatwierdzenie przez pracodawcę wniosku urlopowego daje zatrudnionemu pewność, że pracodawca upoważnia do urlopu w danym terminie.
• Przepisy nie zmuszają pracodawcy do tworzenia jednego planu na cały rok. Dopuszczalne jest więc sporządzenie np. półrocznych czy kwartalnych planów urlopowych. Pracodawca ma możliwość również stworzyć odrębne plany urlopowe dla wybranych części swojego przedsiębiorstwa (np. działów, oddziałów regionalnych).

Instrukcja tworzenia planu urlopów

Pracodawcy, którzy mają obowiązek utworzyć plan urlopów powinni przygotować plan według poniższej instrukcji :

1.określenie terminu obowiązywania planu,

2.ustalenie terminów składania wniosków urlopowych przez pracowników,

3.weryfikacja i analiza propozycji pracowników,

4.zatwierdzenie planu urlopowego,

5.podanie do ogólnej wiadomości ostatecznych ustaleń dotyczących planu urlopowego.

Wymiar urlopu

• 20 dni - gdy pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat,
• 26 dni - jeżeli pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat,
• dla pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy - proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy tego pracownika.

Przy ustalaniu planu urlopu należy uwzględnić

• Pracowników, którzy pracują po raz pierwszy w życiu pomimo że prawo do urlopu uzyskują wraz z każdym kolejnym przepracowanym miesiącem.
• Urlop dla pracowników zatrudnionych na czas określony.
• Urlopy dla pracowników wracających z urlopów bezpłatnych, wychowawczych, macierzyńskich, ponieważ otrzymują urlop na innych zasadach

Wprowadzanie zmian

Zgodnie z regulacją artykułu 164 Kodeksu pracy, zmiana terminu urlopu może mieć miejsce na prośbę pracownika uargumentowany poważnymi przyczynami. Z powodów takich jak :

• brak zdolności do pracy z powodu choroby,
• urlop macierzyński,
• pobór na przeszkolenia wojskowe,
• odosobnienie z powodu choroby zakaźnej.

O zaistniałych zmianach należy poinformować pozostałych pracowników.

Brak konieczności tworzenia planu urlopów

Pracodawca nie zawsze ma obowiązek do ustalenia planu urlopów w przypadku :

• gdy u danego pracodawcy nie funkcjonuje zakładowa organizacja związkowa,
• gdy zakładowa organizacja związkowa postanowi odstąpić od tej czynności.

Urlop zaległy

Udzielenie pracownikowi zaległego urlopu do 31 marca kolejnego roku jest koniecznością, z której pracodawca może zostać rozliczony przez Państwową Inspekcję Pracy. Jeżeli pracownik nie zawrze zaległych wolnych dni w planie urlopowym, pracodawca ma możliwość bezwarunkowo posłać pracownika na urlop. Jedynie wyjątkiem może być zaległy urlop na żądanie, który w kolejnym nowym roku przekształca się w tzw. urlop zwykły.

Jednak zaległy urlop na żądnie nie musi być wykorzystany do 31 marca. Należy również pamiętać, że prawo pracownika do urlopu ulega nieważności z upływem trzech lat. Jeżeli któryś z pracowników posiada niewykorzystany urlop sprzed trzech lat, pracodawca ma prawo odrzucić wniosek o jego udzielenie.

Niedopełnienie obowiązku

W sytuacji gdy pracodawca nie stworzył planu urlopów i dodatkowo odmówił pracownikowi urlopu oraz wypłacenia ekwiwalentu, zatrudniony w takim przypadku ma możliwość starać się o odszkodowanie od swojego pracodawcy. Winą pracodawcy jest niedopełnienie obowiązku sporządzenia planu urlopów wypoczynkowych i uniemożliwieniu pracownikowi wykorzystania urlopu, który zgodnie z prawem mu się należy.

Ogłoszony plan urlopów ma charakter wiążący (dla pracodawcy i pracowników).

Plan urlopów — artykuły polecane

Okres rozliczeniowy — Okres wypowiedzenia — Wniosek o urlop — Urlop — Okres próbny — Staż pracy — Przerwa w pracy — Godziny nadliczbowe — Niewykorzystany urlop

Bibliografia

• Gonet K. (2013), Prawo pracy i ubezpieczeń społecznych, C.H. Beck, Warszawa
• Kosut A. (2016), Przemiany regulacji prawnej urlopów wypoczynkowych w Kodeksie pracy, Studia iuridica Lublinensia vol. XXiV, 3
• Majchrzak K. (2015), Urlopy wypoczynkowe w świetle przepisów prawa pracy, Prawo Kanoniczne, nr 4
• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy. Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141

Autor: Aleksandra Zgórska, Aneta Łaba