Budżet projektu

TL;DR

Artykuł omawia budżetowanie projektu, jego funkcje, proces budżetowania oraz przykłady budżetu. Zawiera również definicje budżetu projektu według PRINCE2 i standardu PMBoK® Guide.

Budżet projektu

Budżet projektu (ang. project budget) - jest planem finansowym realizacji projektu lub, liczbowym wyrażeniem planu działań w projekcie, umożliwiającym pomiar wykonania projektu w kategoriach finansowych. Określany jest także jako podział kosztów, przedstawionym w tabelach, na użytek działań realizowanych w projekcie.

Budżetem projektu możemy nazwać zestawienie środków finansowych potrzebnych do pokrycia kosztów realizacji danego zgodnie z założonymi celami, o odpowiednim stopniu szczegółowości, na okres całkowitego wdrażania projektu. Wyrażany jest poprzez sposób alokacji zasobów do projektu w ujęciu wartościowym.

Funkcje budżetu projektu

• Orientuje wykonawców projektu na ustalone cele,
• Integruje różnych wykonawców i koordynuje ich działania,
• Dyscyplinuje w zakresie zużycia środków,
• Jest podstawą i narzędziem kontroli w projekcie,
• Mobilizuje do oszczędnego działania w ramach projektu

Budżet projektu jest jednym z podstawowych i obligatoryjnych dokumentów planistycznych projektu.

Przede wszystkim pełni funkcję wewnętrzną, określając możliwości i ograniczenia finansowe, które powinny być respektowane podczas realizacji projektu, zgodnie z jego celami.

Budżet ten jest czasem określany jako preliminarz kosztów, czyli ujęcie dopuszczalnych wydatków przewidzianych na wykonanie poszczególnych czynności i zadań w projekcie. Jest również narzędziem zewnętrznej kontroli.

Proces budżetowania

Budżetowanie projektu polega na sporządzaniu, uzgadnianiu i zatwierdzaniu budżetu projektu a następnie przekazaniu go do realizacji jako obowiązującej wytycznej działania.

Aby sporządzić budżet, należy wykonać następujące kroki:

• Określić okres objęty budżetem
• Ustalić rodzaj, miejsce powstania i nośniki kosztów objętych budżetem
• Opracować budżet kosztów projektu
• Sprawdzić możliwość realizacji budżetu z punktu widzenia dostępności środków finansowych
• Sprawdzić możliwość realizacji budżetu z punktu widzenia płynności finansowej
• Zatwierdzić budżet projektu

Budżet projektu sporządzany jest na całkowity okres realizacji przedsięwzięcia. W zależności od potrzeb, czas ten może być podzielony na krótsze okresy: od rocznych poprzez półroczne, kwartalnych, miesięcznych, tygodniowych a nawet dziennych. Zestawienie to może przedstawiać strukturę kosztów w kilku wymiarach: rodzajowym, nośników kosztu a także miejsc ich powstania.

Przykład budżetu projektu:

Tabela 1. Przykład budżetu projektu

Robocizna bezpośrednia	Stawka tygodniowa [USD]	Osobo-tygodnie	Koszty [USD]
Starszy inżynier oprogramowania	1000	10	10,000.00
Inżynier oprogramowania	700	10	7,000.00
Starszy specjalsta	500	3	1,500.00
Specjalista - instruktor	600	2	1,200.00
		25	19,700.00
Dodatkowe świadczenia (Fringe Benefits) 30%			5,910.00
	Suma częściowa 1		25,610.00
Koszty stałe (Overheads) 70%
	Suma częściowa 2		43,537.00
Inne koszty bezpośrednie
Oprogramowanie			8,000.00
Materiały szkoleniowe			1,000.00
	Suma częściowa 3		52,537.00
Koszty ogólne i admistracyjne 15%			7,881.00
	Całkowity koszt		60,418.00
	Współczynnik zysku 10%		6,042.00
	Cena		66,460.00

Źródło: Opracowanie własne na podstawie [Pawlak, 2006]

Definicja budżetu projektu wg PRINCE2

W metodoyce PRINCE2 budżet projektu jest określany jako "Zaplanowane koszty zaangażowanych w projekt zasobów (wraz z innymi kosztami), oszacowane na potrzeby stworzenia planu projektu"

Budżet projektu powinien uwzględniać następująco:

• Koszty czynności wytworzenia i sprawdzenia produktów specjalistycznych
• Koszty czynności zarządzania projektem
• Budżet zarządzania zmian (opcjonalnie)
• Budżet zarządzania ryzykiem (opcjonalnie)
• Tolerancję kosztów

Budżetowanie kosztów wg standardu PMBoK® Guide

Budżetowanie kosztów obejmuje alokację całkowitych szacunków kosztów poszczególnych elementów pracy w celu ustalenia podstawy kosztowej do pomiaru wyników projektu. Określenie budżetu to proces łączenia stymulowanego kosztu indywidualnych działań lub pakietów roboczych w celu ustalenia autoryzowanej linii bazowej

Dane wejściowe:

1. Szacowanie kosztów działalności
2. Podstawa szacunków kosztu
3. Zakres działań
4. Harmonogram projektu
5. Kalendarz zasobów
6. Kontrakty
7. Zasoby procesu organizacyjnego

Dane wyjściowe:

1. Podstawa efektywności kosztowej
2. Wymogi finansowania projektów
3. Aktualizacja dokumentów projektu

Budżet projektu — artykuły polecane

Budżetowanie — Plan zarządzania kosztami projektu — Zarządzanie kosztami wg PMBOK — Metody kontroli w projekcie — Procedura budżetowania — Budżet wiodący — Program — Planowanie operacyjne — Zarządzanie czasem wg PMBOK

Bibliografia

• Lopes M., Flavell R. (1998), Project appraisal-a framework to assess non-financial aspects of projects during the project life cycle, International journal of project management 16, 4
• Office of Government Commerce (OGC) (2009), Managing Successful Projects with PRINCE2
• Pawlak M. (2011), Zarządzanie projektami, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa
• Pietras P., Szmit M. (2003), Zarządzanie projektami wybrane metody i techniki, Oficyna Księgarsko-Wydawnicza Horyzont, Łódź
• PMI (2021), A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Seventh Edition and The Standard for Project Management
• Raymond L., Bergeron F. (2008), Project management information systems: An empirical study of their impact on project managers and project succes, International Journal of Project Management 26.2
• Trocki M. (2012), Nowoczesne zarządzanie projektami, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa
• Wirkus M., Roszkowski H., Dostatni E., Gierulski W. (2014), Zarządzanie projektem, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa

Autor: Justyna Panek