Nadzór nad wyrobem niezgodnym

Wyrób definiować można jako wynik przeprowadzonej czynności, procesu bądź też operacji. Przedstawia się go również jako jedną z czterech postaci produktu, gdzie może mieć postać usługi, wytworu intelektualnego, przedmiotu materialnego bądź też materiału przetworzonego (gdzie ilość wyrobu to właściwość ciągła - przykładem może być paliwo). .

Jest to więc pojęcie szerokie, z którym spotykamy się w życiu codziennym np. kupując określone produkty w sklepie bądź też korzystając z usług medycznych lub bankowych. Charakteryzuje się ponadto określoną jakością, która oceniana jest na podstawie charakterystycznych dla danego wyrobu cech, które tym samym mogą mieć postać mierzalną oraz niemierzalną (opisaną słownie).

Wyrób niezgodny można więc zdefiniować jako taki, który nie spełnia stawianych mu wymagań. Identyfikacja niezgodności wyrobu z wymaganiami odbywa się najczęściej poprzez prowadzone pomiary i monitorowanie wyrobu, audyt wewnętrzny, w wyniku składanych reklamacji oraz skarg. Przykładem może być reklamacja złożona przez klienta dotycząca wadliwego towaru bądź źle funkcjonująca usługa świadczona np. przez dostawcę internetu.

TL;DR

Artykuł omawia pojęcie wyrobu oraz wyrobów niezgodnych. Wyroby niezgodne to te, które nie spełniają wymagań stawianych im przez organizację. W przypadku stwierdzenia niezgodności, organizacja powinna podjąć działania mające na celu wyeliminowanie niezgodności i zapobieżenie niezamierzonemu użyciu wyrobu. Powinna również prowadzić dokumentację dotyczącą charakteru niezgodności i podjętych działań. Nadzór nad wyrobem niezgodnym pełni kluczową rolę w funkcjonowaniu organizacji.

Nadzór nad wyrobem niezgodnym

Wymagania dotyczące nadzoru nad wyrobem niezgodnym, opisane są w normie PN-EN ISO 9001:2009 w punkcie 8.3. Organizacja przede wszystkim powinna zidentyfikować i oznaczyć wyrób niezgodny. Jest to niezbędne działanie, ponieważ zapobiega jego niezamierzonemu użyciu oraz dostawie. W tej sytuacji przedsiębiorstwo powinno:

• uniemożliwić zastosowanie bądź zamierzone wykorzystanie wyrobu - np. poprzez utylizację lub izolowanie,
• podjąć działania, mające na celu wyeliminowanie stwierdzonej niezgodności - np. naprawa i ponowne sprawdzenie czy nie wykryto niezgodności,
• dopuścić do obrotu lub użytkowania, dzięki uzyskaniu zezwolenia przez osobę uprawnioną oraz, gdy ma to zastosowanie, udzielonego zezwolenia przez klienta.

Ponadto organizacja zobligowana jest do prowadzenia i utrzymywania zapisów odnoszących się do charakteru niezgodności i wszystkich podjętych działań. Zapisy mogą być w formie papierowej lub elektronicznej. Gdy nastąpi przerobienie lub naprawa, należy dany wyrób poddać ponownej weryfikacji w celu wykazania zgodności z wymaganiami. W przypadku stwierdzenia, że dany wyrób okazał się niezgodny po dostawie lub też po rozpoczęciu użytkowania przez klienta, należy podjąć kroki wprost proporcjonalne do potencjalnych i rzeczywistych skutków niezgodności.

Etapy nadzoru - podsumowanie

1. Identyfikacja wyrobu niezgodnego

Oznaczenie takiego wyrobu może być inne w każdej organizacji w zależności od tego, co jest przedmiotem tej niezgodności. Ważne, by był zrozumiały dla osób zainteresowanych np. pracowników. Zaleca się jednakże stosowanie prostych i intuicyjnych symboli np. przekreślenie kolorem czerwonym.

2. Dalsze postępowanie z wyrobem

Po identyfikacji i zabezpieczeniu należy zdecydować, co z takim wyrobem uczynić. Możliwe rozwiązania to np.

• całkowite usunięcie (zniszczenie),
• przerobienie bądź przeklasyfikowanie,
• inne wykorzystanie wyrobu,
• sprzedanie takim, jakim jest np. po akceptacji przez klienta,
• zwrot do nadawcy.

3. Dokumentacja

Norma wymaga, aby prowadzić udokumentowane procedury opisujące nadzór nad wyrobem oraz odpowiedzialność i uprawnienia. Procedura powinna być dostosowana do organizacji oraz jasno określać wszystkie etapy nadzorowania wyrobu. Wspomniana norma wymaga również prowadzenia zapisów, czyli dowodów przeprowadzonych działań. Zapisy dotyczą atrybutów niezgodności oraz podjętych przyszłych czynności (w tym zezwoleń).

System identyfikacji nie może być długotrwały ani trudny, zaś odizolowanie wyrobu niezgodnego od pozostałych powinno przebiegać łatwo i sprawnie. Osoba kwalifikująca ponosi zatem odpowiedzialność za dalsze postępowanie z wyrobem, szczególnie w sytuacji sprzedania go takim, jakim jest. Wypełnia ona specjalny formularz (opisuje się w nim niezgodność, pochodzenie wyrobu, datę odseparowania, dalsze postępowanie, datę wypełnienia formularza oraz podpis osoby odpowiedzialnej np. Pełnomocnika ds. Jakości). Należy również podkreślić, że nadzór nad wyrobem niezgodnym pełni zasadniczą rolę i jest jednym z kluczowych elementów sprawnie funkcjonującej organizacji.

Nadzór nad wyrobem niezgodnym — artykuły polecane

Identyfikacja — Jakość wg PRINCE2 — Niezgodność — Plan jakości — Kontrola jakości — Wymaganie, potrzeba, oczekiwanie — Zarządzanie konfiguracją — Polityka jakości — Deklaracja zgodności

Bibliografia

• Berdowski J., Berdowski F. (2006), HACCP w teorii i praktyce, Oficyna Wydawnicza WSM, Warszawa
• Hamrol A. (2013), Zarządzanie jakością z przykładami, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa
• Polski Komitet Normalizacyjny (2009), PN-EN ISO 9001:2008, Systemy zarządzania jakością - Wymagania, Polski Komitet Normalizacyjny, Warszawa

Autor: Joanna Wardęga