Biurokratyzm

Biurokratyzm - patologiczne ograniczenie sprawności działania i funkcjonowania instytucji w wysokim stopniu sformalizowanych. Wszystkie niezamierzone i nieprzewidywane skutki biurokracji, które obniżają sprawność funkcjonowania organizacji biurokratycznej. Istotą biurokratyzmu jest pierwszeństwo realizacji przez pracowników - pełniących na różnych szczeblach hierarchii organizacyjnej funkcje regulacyjne - zautonomizowanych celów własnych lub grupowych. Krytyka biurokratyzmu pojawiła się w Europie już w XIX wieku

TL;DR

Biurokratyzm to patologiczne ograniczenie sprawności działania instytucji, które wynika z cech struktury organizacyjnej, osobowości pracowników i wartości kulturowych. Przejawia się poprzez działań zbiurokratyzowane, które są nieprzewidziane i negatywnie wpływają na realizację celów instytucji. Przejawy biurokratyzmu to m.in. niedostosowanie do potrzeb odbiorców, przedłużanie załatwiania sprawy i unikanie decyzji innowacyjnych. Skutki biurokratyzmu to m.in. bariera dla przedsiębiorczości i niszczenie słabszych jednostek gospodarczych.

Źródła biurokratyzmu

• Źródła strukturalne - są związane z właściwościami struktury organizacyjnej instytucji tj. wielkość organizacyjnych części instytucji, właściwości podziału działań i hierarchii organizacyjnej, stopień scentralizowania decyzji,
• Źródła subiektywne - są związane z osobowością działających i istotą człowieka, jego fizycznymi możliwościami wykonania określonych zadań oraz psychicznymi predyspozycjami do sprawnego działania,
• Źródła kulturowe - są związane z uznawanymi w danej grupie społecznej, instytucji wartościami i normami społecznymi. Źródła te mają podłoże w ideach społecznych i obyczajach określających zachowanie członków instytucji.

Działania zbiurokratyzowane

Biurokratyzm przejawia się w działaniach członków instytucji, które określamy mianem działań zbiurokratyzowanych. Działania te wyróżniają się spośród wszelkich działań podejmowanych w instytucji tym, że:

• Powstają na tle biurokratyzacji instytucji, czyli w sytuacji "nasycenia" sposobu zorganizowania instytucji cechami charakterystycznymi dla biurokratycznego zorganizowania instytucji,
• Zostały nieprzewidziane z punktu widzenia formalnych celów instytucji,
• Ujemnie wpływają na realizację formalnych celów instytucji.

Klasyfikacja działań zbiurokratyzowanych: Ze względu na stosunek działań do obowiązujących przepisów w danej organizacji:

• formalne - wykonywane zgodnie z przepisami np. nadmierna sztywność biurokraty, wynikająca z fetyszyzowania znaczenia przepisów,
• nieformalne - wykonywane poza przepisami lub wbrew nim np. nadmierne przeciąganie załatwiania sprawy interesanta.

Ze względu na obiekty, na które ukierunkowane jest działanie:

• dotyczące członków danej instytucji np. przesunięcie podjęcia decyzji na innych członków instytucji,
• związane ze stosunkami: instytucja - otoczenie np. zniechęcenie interesanta przez wykazanie trudności w załatwieniu danej sprawy,

Ze względu na sposób wykonania działań:

• mające na celu minimalizację ryzyka np. odmowa załatwienia sprawy leżącej w kompetencji pracownika, gdy sposób jej załatwienia nie jest opisany w przepisach,
• mające na celu minimalizację wysiłku np. gromadzenie niezałatwionych spraw w celu stworzenia pozorów zapracowania.

Przejawy biurokratyzmu

Zewnętrznymi przejawami biurokratyzmu są zjawiska:

• Niedostosowanie funkcjonowania instytucji do rzeczywistych potrzeb odbiorców (klientów),
• Podejmowanie decyzji na podstawie informacji o charakterze wtórnym (pisemne sprawozdania, protokoły itp.),
• Przedłużanie toku załatwiania sprawy, będące skutkiem każdorazowego zwracania się don osób o wyższym autorytecie, dla uzyskania formalnej akceptacji decyzji,
• Przesuwanie podjęcia decyzji na niższy lub wyższy szczebel organizacyjny,
• Unikanie podejmowania decyzji w zakresie innowacji organizacyjnych,
• "Migrena kancelaryjna", tzn. nie uzasadnione żadną koniecznością przewlekanie załatwiania spraw i podejmowania decyzji,
• Wykazywanie w stosunkach z otoczeniem instytucji swojego znaczenia jako osoby, bez której nie można załatwić określonej sprawy,
• Nadmierne pisemne dokumentowanie i uzasadnianie zgodności własnych działań z obowiązującą formalnie procedurą,
• Sztywność, formalizm i rytualizm w interpretowaniu sytuacji i przepisów,
• Uzurpowanie sobie władzy nad klientem, petentem,
• Ułatwianie sobie pracy przez przerzucanie własnych obowiązków na klientów organizacji i ograniczanie własnej wobec nich odpowiedzialności,
• Nie uwzględnianie jaki wpływ wywierają indywidualne cechy pracowników (postawy i relacje międzyludzkie) na efektywność organizacji,,

Skutki biurokratyzmu

Deformacja biurokracji jaką jest biurokratyzm jest zjawiskiem negatywnym i nieodpowiednim współcześnie:,

• Często jest wskazywany jako bariera przy zakładaniu własnej działalności gospodarczej. Nadmierna biurokracja zniechęca młodych przedsiębiorców
• Niszczy słabsze jednostki gospodarcze

Biurokratyzm — artykuły polecane

Biurokracja — Kultura organizacyjna — Dysfunkcja — Interesariusze — Kategoryzacja czynników ryzyka — Style kierowania wg Lewina, Lippitta i White — Zaufanie — Władza — Kompetencje

Bibliografia

• Chybalski F.(2006).Tendencje Rozwojowe Sektora MSP w Polsce
• Crozier M. (1967).Biurokracja anatomia zjawiska, Warszawa
• Ćwiklicki M. (2015), W kierunku neo-biurokracji: o biurokracji we współczesnych koncepcjach zarządzania publicznego
• Koźmiński A., Piotrowski W. (red.) (2010), Zarządzanie teoria i praktyka, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa
• Solarz P. (2013), Biurokracja w funkcjonowaniu aparatu państwowego w Polsce po 1989 roku. Wydawnictwo Vizja Press & It, Warszawa
• Suwaj P. (red.) (2009), Patologie w administracji publicznej, Wolters Kluwer, Warszawa
• Tytko M. (2014), Uniosceptyczna koncepcja patriotyzmu u Stanisława Papieża i Piotra Döerre'go: (prawo unijne a biurokracja, Niemcy i kolonizacja Polski, Pedagogika Katolicka, nr 15
• Wawrzyniak B. (1972), Organizacja formalna zakładu pracy. Państwowe Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa
• Żyrek-Horodyska E. (2015), Biurokracja PRL-u w dokumencie Krzysztofa Kieślowskiego w kontekście powieści Urząd Tadeusza Brezy i publikacji z „Trybuny Ludu”, Wydawnictwo Uniwersytetu Jagiellońskiego, Kraków

Autor: Łukasz Brzyski, Natalia Prusak