Inicjowanie Projektu

Ten etap obejmuje wszelkie działania przygotowujące i rozpoczynające realizację projektu. Właśnie w tym miejscu rozpoczyna się proces planowania całego przedsięwzięcia. Ma on na celu zapewnienie, że projekt posiada solidny "plan bazowy", aby wszyscy główni decydenci zrozumieli dokładnie czego dotyczy oraz aby uzyskać ich formalną akceptacje dla pierwotnego planu projektu. Etap ten obejmuje m.in.: planowanie jakości, ustanowienie elementów sterowania projektem oraz ustanowienie jego systemu dokumentacji.

Wynikiem procesu "Inicjowania Projektu" jest "dokument inicjujący" projekt. Wykorzystywany jest w całym projekcie. Pomaga zapewnić, żeby wykonywana praca i wytworzone produkty wspierały główne cele projektu oraz spełniały potrzeby klienta. Taki dokument musi zawsze obejmować:

• identyfikację korzyści i ryzyk wraz z oceną propozycji zarządzania zidentyfikowanymi obszarami ryzyka
• dostarczenie podstawy dla projektu, na której można będzie zestawić lub przygotować Dokument inicjujący projekt
• dostarczenie informacji wspierających na podstawie których komitet sterujący będzie mógł potwierdzić początkową zasadność projektu
• zachętę dla komitetu sterującego do zrozumienia projektu i wzięcia na siebie odpowiedzialności za jego powodzenie
• dostarczenie komitetowi sterującemu informacji wystarczających do zaaprobowania całego projektu i formalnego zaangażowania zasobów do realizacji następnego etapu zarządzania
• dostarczenie planu bazowego dla wszystkich decyzji podejmowanych w trakcie całej realizacji projektu
• zainicjowanie projektu w uporządkowany sposób, ustanawiając "normy" dla pozostałej części projektu
• monitorowanie postępów w procesie inicjowania projektu względem przyjętych planów.

(źródło: "Podstawy Metodyki PRINCE2") Dokument ten jest wykorzystywany również w etapie "Zamykania Projektu" do oceny wyników projektu w odniesieniu do kryteriów akceptacji.

Podczas etapu "Inicjowania Projektu" zostaje stworzony "plan jakości" projektu. Odgrywa on ważną role w projektach wykonywanych zgodnie z PRINCE2. Plan jakości projektu powinien być zbudowany i dopasowany do własnych standardów jakości organizacyjnej klienta i dostawcy. Gdy zostanie on już stworzony wówczas przechodzi się do "planowania projektu". Działanie to musi zostać podjęte już na samym początku projektu. Wymaga, aby kierownik projektu przedstawił projekt w perspektywie długoterminowej. Nie musi znać on wszystkich niebezpieczeństw grożących przedsięwzięciu, ale powinien spróbować przedstawić w palnie jego przyszłość i zaplanować rezerwy. Kolejnym krokiem jest doprecyzowanie uzasadnienia biznesowego. Wstępna ocena tego działania musi być zaakceptowana przez komitet sterujący, aby opracować bardziej szczegółowo "Dokument inicjujący projekt". Uzasadnienie biznesowe projektu powinno być jasno określone, a po jego zatwierdzeniu przeglądane i aktualizowane podczas przygotowań do każdego przeglądu etapu zarządczego. W tym miejscu powinno się również zidentyfikować ryzyka związane z projektem. Uzasadnienie biznesowe jak i ryzyka, jeśli jest to możliwe, powinny być razem rozważane.

TL;DR

Etap inicjowania projektu obejmuje planowanie, tworzenie dokumentów inicjujących i planu jakości. Dokument inicjujący zawiera informacje o korzyściach, ryzykach i podstawę projektu. W tym etapie identyfikuje się również ryzyka. Elementy sterowania projektem są ustalane przez komitet sterujący i kierownika projektu. Tworzona jest również dokumentacja projektu, która powinna być przechowywana w bezpieczny sposób. Pomyślne zainicjowanie projektu wpływa na jego powodzenie.

Sterowanie projektem

W trakcie realizacji etapu "Inicjowania Projektu" stopniowo zostają ustalone elementy sterowania projektem. Są one kluczem do sukcesu każdego projektu. Umożliwiają sterowanie projektem tylko do takiego stopnia szczegółowości, do jakiego został on zaplanowany. Elementy te można przyporządkować do dwóch kategorii:

1. Elementy sterowania wykorzystywane przez komitet sterujący:

• Narada inicjująca projekt i Inicjowanie projektu,
• Etapy zarządcze,
• Raportowanie odchyleń i zarządzanie odchyleniami - Ocena nadzwyczajna,
• Tolerancje - dla czasu i kosztów; zakresu i jakości; korzyści i ryzyka,
• Raportowanie o ważnych zdarzeniach,
• Ponowna ocena uzasadnienia biznesowego,
• Oszacowanie ryzyka, reakcje na wystąpienie zagrożenia i zarządzanie ryzykiem
• Zamknięcie projektu

1. Elementy sterowania wykorzystywane przez kierownika projektu oraz kierownika zespołu:

• Punkty kontrolne,
• Przeglądy jakości (nieformalne),
• Przeglądy jakości (formalne),
• Komunikacja codzienna i spotkania nieformalne.

(źródło: "Podstawy Metodyki PRINCE2")

Podczas tworzenia każdego projektu powstaje spora ilość dokumentacji. Powinna być ona przechowywana i gromadzona w bezpieczny sposób. Metodyka PRINCE2 nie narzuca ściśle określonego sposobu zbierania dokumentacji. Jednym z popularniejszych podejść jest gromadzenie dokumentów zarówno w postaci elektronicznej jak i fizycznej. Wszystkie akta z dokumentacją powinny zostać zarchiwowane na końcu projektu. Pomyślne zainicjowanie projektu potrafi przesądzić o jego powodzeniu. Opracowane na tym etapie elementy dają solidną podstawę do dalszego podejmowania decyzji o proponowanych zmianach kierunku działania lub inwestowania zasobów.

Inicjowanie Projektu — artykuły polecane

Zarządzanie zakresem Etapu — Plany wg PRINCE2 — Procesy w projekcie — Przygotowanie Założeń Projektu — Uzasadnienie projektu — Sprint — Zarządzanie zakresem wg PMBOK — Fazy projektu wg PRINCE2 — Metody kontroli zasobów

Bibliografia

• Bradley K. (2003), Podstawy metodyki PRINCE2, Centrum Rozwiązań Menedżerskich, Warszawa

Autor: Barbara Gola