Przegląd zarządzania

Przegląd zarządzania
Polecane artykuły
Zarządzanie jakością wg PMBOK Ujęcie analityczne identyfikacji SZJ Plan jakości Akredytacja laboratorium Audyt logistyczny Zasady zarządzania jakością Audyt wewnętrzny Wzorcowanie przyrządów pomiarowych System zarządzania jakością

Przeglądy zarządzania to spotkania, gdzie uczestniczy najwyższe kierownictwo organizacji, a zatem osoby, które nadzorują i kierują całą organizacją. Normy nie określają kto wchodzi w skład kierownictwa najwyższego. Nie ma także wzmianek o tym, jak takie przeglądy powinny trwać długo, a także jak często powinny być organizowane. Jedynym wymaganiem jest to, aby odbywały się ode w równych odstępach czasu.

Przeglądy zarządzanie należy skrupulatnie przygotować. Przeglądy, aby mogły prawidłowo przebiegać niezbędne jest przygotowanie, zebranie oraz opracowanie zestawu informacji często określanych jako "dane wejściowe". Należy on do zestawu minimalnego, który można wzbogacić. Przeglądy powinny służyć 2 powiązanych celów, aby były one zrealizowane.

1. Pierwszy nawiązuje do oceny funkcjonowania sformalizowanego systemu zarządzania
2. Drugi dotyczy ustalenia, czy potrzebne jest dokonanie jakiś zmian w danym systemie zarządzania

Po przeprowadzonej analizie oceny kierownictwo danej organizacji uzna, iż niezbędne będzie przeprowadzenie zmian w organizacji, to powinna zostać podjęta decyzja uruchamiająca odpowiednie działania.

Efektem takiego przeglądu zarządzania określa się w normach "danymi wyjściowymi"..

Zgodnie z definicją zawartą w pkt. 5.6 normy PN-EN ISO 9001:2008 przegląd zarządzania jest to przeprowadzany przez najwyższe kierownictwo organizacji przegląd systemu zarządzania jakością. Jak precyzuje dalej norma ISO przegląd ten powinien być przeprowadzany w zaplanowanych odstępach czasu, a to dla zapewnienia jego stałej przydatności, adekwatności i skuteczności. Przegląd zarządzania powinien swoim zakresem obejmować "ocenianie możliwości doskonalenia i potrzebę zmian w systemie zarządzania jakością, łącznie z polityką jakości i celami dotyczącymi jakości".

TL;DR

Przeglądy zarządzania są spotkaniami najwyższego kierownictwa organizacji, mają na celu ocenę systemu zarządzania i decyzję o ewentualnych zmianach. Nie ma określonej częstotliwości przeprowadzania przeglądów, ale zaleca się, aby odbywały się co najmniej raz do roku. Dane wejściowe do przeglądu powinny zawierać informacje dotyczące wyników auditów, opinii klientów, funkcjonowania procesów i zgodności wyrobów, działań zapobiegawczych i korygujących oraz zaleceń dotyczących doskonalenia. Dane wyjściowe to decyzje i działania mające na celu doskonalenie systemu zarządzania jakością i wyrobów. Przeglądy zarządzania powinny być udokumentowane i zapisane na potrzeby przyszłych przeglądów i audytów. Zadania przeglądu obejmują m.in. ocenę procesów, realizację celów, ocenę dostawców, analizę kosztów jakości, analizę wpływu organizacji na środowisko i warunki BHP, oraz ocenę zadowolenia klienta.

Częstotliwość przeprowadzania

Należy zauważyć, iż wspomniana norma nie precyzuje jak często należy wykonywać przegląd zarządzania. Wskazuje jedynie, iż powinien on odbywać się w "zaplanowanych odstępach czasu".

W literaturze przyjmuje się, iż nie powinien on być przeprowadzany rzadziej niż raz do roku, ze względu na audity nadzoru organizowane przez jednostki certyfikujące. Praktyczne korzyści można odnieść zdaniem S. Wawaka, jeśli przegląd zarządzania dokonywany jest minimum dwa razy w roku.

Dane wejściowe do przeglądu zarządzania

Norma PN-EN ISO 9001:2008 dokładnie precyzuje jakie informacje powinny obejmować dane wejściowe do przeglądu zarządzania. Zgodnie z pkt. 5.6.2 normy są to "informacje dotyczące:

1. wyników auditów,
2. informacji zwrotnej od klientów,
3. funkcjonowania procesów i zgodności wyrobu,
4. statusu działań zapobiegawczych i korygujących,
5. działań podjętych w następstwie wcześniejszych przeglądów zarządzania,
6. zmian, które mogą wpływać na system zarządzania jakością, i
7. zaleceń dotyczących doskonalenia".

Dane wyjściowe z przeglądu zarządzania

Wspomniana wyżej norma wskazuje również na dane wyjściowe z przeglądu. Zgodnie z pkt. 5.6.3 tejże normy są to "wszelkie decyzje i działania związane z:

1. doskonaleniem skuteczności systemu zarządzania jakością i jego procesów,
2. doskonaleniem wyrobu w powiązaniu z wymaganiami klienta, i
3. potrzebnymi zasobami".

Zapisy

Podkreślenia wymaga, iż z każdy przegląd zarządzania powinien zostać udokumentowany, a zapisy utrzymywane i dostępne na potrzeby przyszłych przeglądów zarządzania oraz auditów.

Zadania przeglądu zarządzania

S. Wawak w "Podręczniku wdrażania ISO 9001:2000" trafnie wskazuje, iż przegląd zarządzania to coś więcej niż jedno z wielu spotkań poświęconych przedstawieniu "suchych" danych czy odczytaniu raportów. Zdaniem autora zadania przeglądu zarządzania są znacznie bardziej rozbudowane i powinny obejmować m. in.:

• ocenę funkcjonowania poszczególnych procesów w ramach organizacji,
• analizę stopnia realizacji celów i planów,
• porównanie z najlepszymi organizacjami w klasie (branży) po uprzednim dokonaniu samooceny,
• ocenę dostawców i partnerów handlowych organizacji,
• analizę poszczególnych procesów pod kątem występujących niezgodności, wypracowanie działań zapobiegawczych i korygujących,

• analizę kosztów jakości w tym związanych z funkcjonowaniem systemu zarządzania jakością,
• analizę oddziaływania organizacji na środowisko naturalne,
• analizę warunków bhp w organizacji,
• analizę wpływu wprowadzonych i projektowanych zmian w przepisach prawa na funkcjonowanie organizacji,
• ocenę zadowolenia klienta na podstawie przeprowadzonych badań i wypracowanie działań mających na celu zwiększenie zadowolenia klienta.

Bibliografia

• Balon U., Kafel P. (2006).Przegląd zarządzania Zeszyty Naukowe / Akademia Ekonomiczna w Krakowie, nr 717, s. 5-21
• Kleniewski A. (2010).Przegląd zarządzania a wartość dodana Problemy jakości, nr 12, s. 12-15
• PN-EN ISO 9001:2008 (2009). System zarządzania jakością: Wymagania, Polski Komitet Normalizacyjny, Warszawa
• Rogala P. (2012). Przegląd zarządzania jako mechanizm doskonalenia systemu zarządzania jakością ISO 9001, wyd. Uniwersytetu Ekonomicznego we Wrocławiu, Wrocław, s. 127-130
• Wawak S. (2007), Podręcznik wdrażania ISO 9001:2000, Onepress, Gliwice
• Wawak S. (2008), Przegląd ogólnych modeli zarządzania jakością, Zeszyty Naukowe / Uniwersytet Ekonomiczny w Krakowie, nr 772

Autor: Przemek Gruchacz