Zarządzanie przez wyjątki

Zarządzanie przez wyjątki
Polecane artykuły
Macierz reagowania na ryzyko Przedsięwzięcie Struktura projektowa Controller Plan Struktura promienista Struktura macierzowa Metody integracji pracowników Metoda prognostyczna

Zarządzanie przez wyjątki należy do grupy metod zarządzania usprawniających pracę kierowniczą. Podstawową cechą tej metody jest koncentrowanie się w danej organizacji przede wszystkim na kontroli odchyleń od zadanych stanów.

Zarządzanie przez wyjątki może zatem być rozumiane jako interweniowanie tylko w razie wystąpienia odchyleń i interweniowanie tylko w wybranych obszarach aktywności przedsiębiorstwa.

Nie jest konieczne, aby kierownik posiadał szczegółowe rozeznanie w całości problematyki podlegającego mu zakresu zadania Poza tym nie wszystkie sprawy mają jednakowe znaczenie: jedne są mniej a drugie bardziej ważne, dlatego też nie wymagają jednakowej uwagi ze strony kierownictwa.

Etapy wdrożenia

Procedura projektowania i wdrażania systemu zarządzania przez wyjątki obejmują trzy podstawowe etapy:

1. Pierwszy etap sprowadza się do wyboru przez kierownictwo organizacji lub przez zespół projektujący system spośród celów pośrednich danej organizacji tych celów, które w sposób zasadniczy determinują osiągnięcie celów końcowych.
2. Drugim etapem w budowie systemu zarządzania przez wyjątki jest określenie przez kierownictwo (zespół projektujący system) stopnia dopuszczalnego odchylenia (stopnia nieosiągnięcia celu) dla każdego z wybranych celów pośrednich oraz określenie zestawu możliwych do wykonania przedsięwzięć w razie przekroczenia granicy tolerancji.
3. Trzeci etap zarządzania przez wyjątki sprowadza się do fazy wdrożenia i właściwej fazy realizacji, w których kierownik danego szczebla monitoruje proces i w odpowiedni sposób interweniuje w razie wystąpienia odmiennych odchyleń.

Zalety i wady

Zalety zarządzania przez wyjątki:

• oszczędność czasu pracy kierownictwa, zwłaszcza wyższych szczebli zarządzania, głównie dlatego, że jest ono informowane o problemach "dołów" organizacji w sytuacjach naprawdę wyjątkowych, wyraźnie zdefiniowanych i przekraczających kompetencje i możliwości działania wszystkich niższych ogniw zarządzania
• możliwość koncentracji pracy naczelnego kierownictwa na problemach typu strategicznego i rozwojowego oraz tylko na tych wyjątkach, które zostały zastrzeżone do rozwiązywania przez wyższe szczeble zarządzania
• możliwość oddzielenie spraw istotnych od spraw drugorzędnych

Wady zarządzania przez wyjątki:

• trudności w jednoznacznym i stabilnym podziale zadań między kierownikami a podwładnymi
• niecierpliwość kierowników, którzy próbują interweniować i integrować w działalność swoich podwładnych
• większa skłonność kierowników do identyfikowania "wyjątków" negatywnych prowadząca do zaprzepaszczenia pojawiających się także szans i okazji.

Zarządzanie przez wyjątki przynosi najlepsze wyniki w działach handlowych, finansowych, produkcji, w których najczęściej występują sytuacje powtarzalne, standardowe i realizowane są zadania wysoce ustrukturyzowane.

Bibliografia

• Krupski R., Metody zarządzania przedsiębiorstwem w przestrzeni marketingowej, Wydawnictwo: Akademia Ekonomiczna we Wrocławiu, Wrocław 2002
• Mroziewski M., Style kierowania i zarządzania, Difin, Warszawa 2005

Autor: Katarzyna Łebek