Polecenie księgowania

Polecenie księgowania
Polecane artykuły
Dekret księgowy Metody poprawiania błędów w dowodach księgowych Nota księgowa Ogólne zasady prowadzenia ksiąg Prowadzenie ksiąg rachunkowych Obieg dokumentów księgowych Dowód księgowy Raport kasowy Wyciąg bankowy

Polecenie księgowania (dokument PK) to uniwersalny dowód księgowy własny wewnętrzny jednostki. Polecenie księgowania jako dowód księgowy musi być rzetelne, kompletne, zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej. Polecenie księgowania nie może zawierać żadnych błędów rachunkowych. Niemożliwe jest dokonanie przeróbek lub wymazywanie. Polecenie księgowania wyrażone w walutach obcych powinno zawierać przekalkulowanie jego wartości na walutę polską według kursu obowiązującego w dniu dokonania operacji gospodarczej. Wynik przeliczenia umieszcza się bezpośrednio na poleceniu księgowania. Jeśli system przetwarzania danych gwarantuje automatyczną kalkulację waluty obcych na walutę polską, a opracowanie owej kalkulacji potwierdza odpowiedni wydruk, nie ma obowiązku umieszczania wyniku przeliczenia na poleceniu księgowania. Polecenia księgowe sporządzone w języku obcym powinno się wiarygodnie przełożyć na język polski, jeśli tego tłumaczenia wymagają organy kontroli lub biegły rewident.

TL;DR

Polecenie księgowania to dowód księgowy wewnętrzny jednostki, który musi być rzetelny, kompletny i zgodny z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej. Powinno zawierać numery identyfikacyjne, daty, opis operacji, wartość operacji, konta księgowe i podpisy. Polecenia księgowe mogą być tworzone automatycznie przez system, ale muszą być weryfikowane pod względem poprawności. Błędy można korygować, ale nie można zmieniać pojedynczych liter lub cyfr. Polecenia księgowania i inne dowody księgowe należy przechowywać przez 5 lat w odpowiedni sposób i unikać ich zmian, uszkodzeń lub rozpowszechniania bez zgody kierownika jednostki.

Wiarygodność polecenia księgowania

Polecenie księgowania aby mogło być wiarygodne powinno zawierać co najmniej :

• numer identyfikacyjny
• datę wystawienia dokumentu oraz datę pod jaką ma być zaksięgowany
• określenie strony dokonującej operacji gospodarczej
• opis operacji
• wartość operacji
• konta, na jakich należy dokonać księgowania
• podpis wystawcy polecenia księgowania
• stwierdzenie sprawdzenia
• zakwalifikowanie do ujęcia w księgach rachunkowych oraz określenie sposobu ujęcia z podpisem osoby odpowiedzialnej

Weryfikacja polecenia księgowania

Polecenia księgowania są całościowymi zestawieniami opracowywanymi zgodnie z dokumentami źródłowymi ujętymi w bazie danych. Polecenia te mogą być tworzone automatycznie przez oprogramowanie użytkowe systemu. Tak jak każdy dokument, również polecenie księgowania podlega weryfikacji. W trakcie procesu sprawdzania poprawności przez system, weryfikowane są reguły księgowania, system bada czy przypisane symbole kont występują w Księdze Głównej. W przypadku wykrycia błędu, system sygnalizuje błąd i wymaga od użytkownika jego poprawienia. Odpowiedzialność za błąd spoczywa nie tylko na pracowniku wystawiającym dokument, ale także na głównym księgowym, który odpowiada także za nadzór nad pozostałymi pracownikami księgowości. Kontrola polecenia księgowania obejmuje również sprawdzenie czy osoba wystawiająca dowód była do tego upoważniona. Weryfikacji podlega także suma zbiorcza ujętych w dokumentach źródłowych operacji. Błąd w poleceniu księgowania można skorygować poprzez skreślenie niepoprawnej sumy lub treści, należy pamiętać aby skreślony zapis lub liczba nadal były czytelne. Następnie wpisuje się poprawne wyrażenie lub kwotę i datę korekta oraz upoważniona do tego osoba składa podpis. Niemożliwym jest poprawienie pojedynczych liter lub cyfr.

Przy weryfikacji poprawności polecenia księgowania sprawdza się:

• rodzaj operacji i możliwość jej udokumentowania jako polecenie księgowania
• prawidłowość utworzonego polecenia i upoważnienie osoby wystawiającej
• zbiorczą sumę poleceń księgowań ujętych w dokumentach
• poprawność klasyfikacji ujętych w poleceniu danych
• autentyczność stworzonej korekty i jej zgodność ze stanem faktycznym, jeśli takowa została zrobiona

Przechowywanie polecenia księgowania:

Polecenia księgowania jak i inne dowody księgowe należy gromadzić w odpowiedni sposób i unikać niedopuszczalnych zmian, rozpowszechniania lub uszkodzenia. Przechowuje się je według określonych warunków w jednostce gospodarczej w niezmienionej formie, w określonym porządku, dobranym do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych, należy stosować podział na okresy sprawozdawcze, tak aby łatwo było odszukać konkretny dokument. Dokumenty określa się odpowiednią nazwą oraz symbolem. Treść poleceń księgowania może zostać umiejscowiona na informatycznych nośnikach danych, które pozwalają na odtworzenie dokumentów w postaci wydruku. Rozpowszechnianie zbiorów dokumentów lub ich części osobie trzeciej poza siedzibą jednostki jest dozwolone tylko za zgodą kierownika jednostki oraz pod warunkiem zostawienie spisu otrzymanych dokumentów. Polecenie księgowań należy przechowywać przez 5 lat.

Bibliografia

• Bytniewski A. (2012) Robotyzacja systemu rachunkowości jako sposób wspomagania rachunkowości zarządczej i controllingu, Wydawnictwo Uniwersytetu Ekonomicznego we Wrocławiu
• Czubakowska K. (2006) Rachunkowość w biznesie Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa
• Czubakowska K. (2014) Rachunkowość przedsiębiorstw Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa
• Gos W. (2012) Dopłaty do kapitału w spółce z o.o. Zeszyty Naukowe Uniwersytetu Szczecińskiego nr 684
• Kiziukiewicz T. (2012) Rachunkowość jednostek gospodarczych Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa
• Majchrzak I. (2013) Dokumentacja wydatków i kosztów projektów współfinansowanych ze środków unijnych Zeszyty Naukowe Uniwersytetu Szczecińskiego nr 757
• Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, Dz.U. 1994 nr 121 poz. 591 z póź. zmianami, art. 20, 21

Autor: N. Papiernik

Treść tego artykułu została oparta na aktach prawnych. Zwróć uwagę, że niektóre akty prawne mogły ulec zmianie od czasu publikacji tego tekstu.