Absencja pracownicza

Absencja pracownicza to nieobecność w pracy (usprawiedliwiona bądź nieusprawiedliwiona), zmniejsza ona ilość rzeczywistego czasu pracy i z tego powodu jest zjawiskiem niekorzystnym dla pracodawcy. Potencjalna długość absencji jest unormowana przez przepisy prawne - głównie Kodeks Pracy - regulujące zasady oraz wymiar nieobecności pracownika w ciągu roku, bądź w dłuższym okresie czasu. Podstawowymi składnikami absencji w pracy są urlopy oraz zwolnienia z tytułu choroby bądź opieki.

• Urlop wypoczynkowy ma na celu regenerację sił pracownika. Wymiar urlopu wypoczynkowego wynosi obecnie 20 dni, gdy staż pracy pracownika wynosi mniej niż 10 lat, 26 dni, gdy staż pracy pracownika wynosi ponad 10 lat.
• Urlop bezpłatny gwarantuje pracownikowi zatrudnienie. Prawo do bezpłatnego urlopu przysługuje pracownikowi za zgodą pracodawcy.
• Urlop macierzyński przysługuje zatrudnionej kobiecie w związku z urodzeniem dziecka, jego wymiar wynosi 18 tygodni przy pierwszym porodzie i 20 tygodni przy każdym następnym, a 28 tygodni w przypadku urodzenia więcej niż jednego dziecka przy jednym porodzie. Część tego urlopu może być wybrana przed datą porodu. Obecnie niewykorzystana część urlopu macierzyńskiego po porodzie może być udzielona zatrudnionemu ojcu, jeżeli matka wróciła do pracy.
• Urlop wychowawczy przysługuje pracownikowi w wymiarze do 3 lat, nie dłużej jednak niż do ukończenia przez dziecko 4 roku życia. Urlop ten może być wykorzystany najwyżej w 4 częściach, których wymiar określa pracownik. Pracownik posiadający co najmniej sześciomiesięczny okres zatrudnienia może skorzystać z "dodatkowego" urlopu wychowawczego w wymiarze do 3 lat, nie dłużej jednak niż do ukończenia przez dziecko 18 roku życia, jeżeli z powodu stanu zdrowia potwierdzonego orzeczeniem o niepełnosprawności lub stopniu niepełnosprawności dziecko wymaga osobistej opieki pracownika.

Ponadto pracownikowi wychowującemu przynajmniej jedno dziecko w wieku do 14 lat przysługuje w ciągu roku zwolnienie z tytułu opieki nad zdrowym dzieckiem w wymiarze 2 dni. Pracownik zawsze, w przypadku choroby własnej bądź dziecka, może uzyskać zwolnienie z pracy z tytułu choroby. Polskie prawo pracy zobowiązuje pracownika do usprawiedliwienia każdej nieobecności, i chociaż przepisy przewidują spektrum wyżej wymienionych okoliczności uzasadniających absencję, w praktyce nieobecność w pracy najczęściej usprawiedliwiana jest zwolnieniem lekarskim. Szczególnie negatywny wpływ na stabilność funkcjonowania podmiotu ma absencja nieprzewidywalna, a w szczególności zwolnienia z tytułu choroby.

Głównymi czynnikami determinującymi absencję chorobową są:

• stan zdrowia zatrudnionych,
• warunki pracy,
• czynniki psychospołeczne.

Obecnie coraz większą rolę w rozmiarach absencji chorobowej odgrywają czynniki psychosocjologiczne, czyli m.in. brak satysfakcji z pracy, brak motywacji, złe relacje interpersonalne z przełożonymi lub współpracownikami, problemy w wyborze wolnych dni (L. Kozioł 2000, s. 66-67). Wraz ze wzrostem liczby pracowników wykonujących pracę biurową, coraz częściej wymienia się czynniki charakterystyczne dla tego rodzaju prac np. syndrom chorego budynku (sick building syndrome, SBS) - pomieszczenia, w których pracownicy spędzają większość czasu pracy, powodują, że u zdrowych osób występują objawy fizycznej choroby.

Należy również zauważyć, że absencja pracownicza jest znacznie większa wśród kobiet niż wśród mężczyzn. Wynika to głównie z wykonywania przez kobiety funkcji rodzicielskich i opiekuńczych w rodzinie (L. Kozioł 2000, s. 66-67).

TL;DR

Absencja pracownicza, czyli nieobecność pracownika w pracy, jest zjawiskiem niekorzystnym dla pracodawcy. Może ona wynikać z różnych przyczyn, takich jak urlopy (wypoczynkowy, bezpłatny, macierzyński, wychowawczy) czy zwolnienia z tytułu choroby lub opieki. Absencja chorobowa jest najbardziej nieprzewidywalna i zależy od zdrowia pracowników, warunków pracy i czynników psychospołecznych. Absencja jest większa wśród kobiet ze względu na funkcje rodzicielskie i opiekuńcze. Zarządzanie absencją jest kluczowe dla pracodawców i obejmuje zbieranie danych o nieobecnościach, rozmowy z pracownikami po powrocie do pracy, działania dyscyplinujące i programy eliminujące przyczyny nieobecności. Przeciwnością absencji jest prezenteizm, czyli obecność w pracy pomimo złego stanu zdrowia, co może prowadzić do obniżonej wydajności i jakości pracy.

Zarządzanie absencją

W ostatnim dziesięcioleciu zarządzanie absencją (absence management) stało się przedmiotem wielu badań naukowych (James i in. 2002), (Baker-McClearn i in. 2010), (Hayday, 2008). Głównyme działania, które mogą podjąć pracodawcy w zakresie zarządzania absencją to między innymi: sprecyzowanie obowiązującej polityki absencji, zbieranie i analizowanie informacji o rozmiarach i skutkach nieobecności w pracy, rozmowy bezpośrednich przełożonych z podwładnymi po ich powrocie do pracy, podejmowanie działań dyscyplinujących oraz wprowadzanie programów eliminujących przyczyny nieobecności.

Najbardziej popularnym wśród pracodawców działaniem z zakresu zarządzania absencją jest rozmowa bezpośredniego przełożonego z pracownikiem przeprowadzana zaraz po powrocie do pracy. Jej celem nie powinno być dyscyplinowanie podwładnego, ale wyjaśnienie przyczyn nieobecności i pomoc w rozwiązaniu problemu, jeśli takowy wystąpił (M. Striker 2013).

Absencja pracownicza a prezenteizm

Dążenie do obniżenia absencji za wszelką cenę jest równie niebezpiecznym zjawiskiem - jeśli system zarządzania nieobecnościami ograniczony jest wyłącznie do stosowania środków dyscyplinujących i kar (obniżenie wynagrodzenie, brak premii, rozwiązanie umowy o pracę), prowokuje to pojawienie się zjawiska odwrotnego do absencji, jakim jest pezenteizm (presenteeism) - obecność w pracy pomimo złego stanu zdrowia. W przeciwieństwie do absencji jest ono zdecydowanie trudniejsze do zauważenia. Pracodawca łatwiej zauważa, kiedy pracownika nie ma w pracy, ale bardzo rzadko potrafi wskazać, kiedy choroba obniża jego wydajność. Prowadzone badania pokazują, że koszty obecności chorych pracowników w pracy mogą znacznie przewyższać koszty ponoszone przez pracodawcę z tytułu ich absencji. Z obecnością chorych pracowników wiąże się także ryzyko nie tylko wzrostu zachorowalności wśród kolegów, ale i obniżona jakość i wydajność pracy (M. Pęciłło, 2013).

Absencja pracownicza — artykuły polecane

Absencja — Urlop — Organizacja przerw w pracy — Niepełny wymiar czasu pracy — Warunki pracy — Śmierć z przepracowania — Przerwa w pracy — Badania do pracy — Wypadek

Bibliografia

• Blau G., Boal K. (1987), Conceptualizing how job involvement and organizational commitment affect turnover and absenteeism, Academy of Management Review
• Chadwick-Jones J., Nicholson N., Brown C. (1982), Social psychology of absenteeism, Praeger Publishers
• Kozioł L. (2000), Zarządzanie czasem pracy, Antykwa, Kraków
• Mowday R., Porter L., Steers R. (2013), Employee-organization linkages: The psychology of commitment, absenteeism, and turnover, Academic Press
• Pęciłło M. (2013), Szacowanie ukrytych kosztów absencji chorobowej, Bezpieczeństwo Pracy: nauka i praktyka
• Rosse J., Miller H. (1984), Relationship between absenteeism and other employee behaviors, Absenteeism, 1
• Somers M. (1995), Organizational commitment, turnover and absenteeism: An examination of direct and interaction effects, Journal of Organizational Behavior, 16(1)
• Striker M. (2013), Absencja pracownicza a diagnoza dysfunkcji zarządzania zasobami ludzkimi, Acta Universitatis Lodziensis. Folia Oeconomica, nr 288
• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy. Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141

Treść tego artykułu została oparta na aktach prawnych. Zwróć uwagę, że niektóre akty prawne mogły ulec zmianie od czasu publikacji tego tekstu.

Autor: Piotr Byrski, Jakub Kaczorowski