Koszty reprezentacji

Koszty reprezentacji (reprezentacji i reklamy) to wydatki ponoszone przez przedsiębiorstwa na działania wspierające biznes. Nie wszystkie wydatki tego typu mogą zostać zaliczone do kosztów prowadzenia działalności.

Rachunkowość posługuje się inną kategorią kosztu niż prawo podatkowe. W praktyce nie każdy koszt, który jest kosztem w znaczeniu ekonomicznym i tym samym kosztem według prawa bilansowego, jest też kosztem uzyskania przychodów w świetle prawa podatkowego [Olchowicz I. 2004, s. 117-170]. Do końca 2006 roku koszty reprezentacji i reklamy były obarczone limitem. Koszty, które przekraczały kwotę równowartości 0,25% osiągniętych przychodów nie stanowiły kosztów uzyskania przychodu, lecz zwiększały podstawę opodatkowania podatkiem dochodowym. Dokonywano również rozgraniczenia reklamy na publiczną i niepubliczną. Według brzmienia wówczas obowiązującej regulacji za koszty uzyskania przychodów nie uważano: "kosztów reprezentacji i reklamy w części przekraczającej 0,25% przychodów, chyba że reklama prowadzona jest w środkach masowego przekazu lub publicznie w inny sposób" [Żaro Z. 1997, s. 1-99]. Od dnia 1 stycznia 2007 r. w życie weszły nowelizacje obu ustaw o podatku dochodowym. Według nowych regulacji prawnych zniesiony został limit dopuszczalnych kosztów reprezentacji i reklamy uznawanych za koszty uzyskania przychodów jedynie w wysokości nieprzekraczającej 0,25% przychodów. Od tamtej pory całość kosztów reklamy, już bez podziału na publiczną i niepubliczną, stanowi koszt uzyskania przychodu. Z uwagi na brak precyzji ustawodawcy w kwestii jednoznacznego określenia pojęć reprezentacja i reklama, takie zmiany w prawie są niezaprzeczalnym ułatwieniem, jednak wciąż nie są w stanie w pełni uchronić podatników przed problemami i błędami interpretacyjnymi. Brak ustawowych definicji niemal uniemożliwia sformułowanie obiektywnych, jednoznacznych pojęć reprezentacji i reklamy, co pociąga za sobą konieczność indywidualnego interpretowania oraz rozgraniczania tych terminów przez podatników zgodnie z potocznie przyjętymi znaczeniami [Działocha-Świetlikowska A. i in. 2002, s. 1-125].

TL;DR

Artykuł omawia koszty reprezentacji, czyli wydatki ponoszone przez przedsiębiorstwa na działania wspierające biznes. Nie wszystkie takie koszty mogą być zaliczone do kosztów prowadzenia działalności. W prawie podatkowym istnieje różnica między kosztem ekonomicznym a kosztem uzyskania przychodów. Do 2006 roku koszty reprezentacji i reklamy były obarczone limitem, ale od 2007 roku został on zniesiony. Problemem jest brak precyzji w definicjach reprezentacji i reklamy, co prowadzi do błędów interpretacyjnych. Reprezentacja oznacza działania mające na celu wywołanie dobrego wizerunku firmy, a reklama to działania mające na celu rozpowszechnienie informacji o produktach lub usługach. Tylko reklama jest uznawana za koszt uzyskania przychodu. Wydatki na reprezentację nie stanowią kosztu podatkowego, ale można odliczyć od nich VAT. Obecnie koszty reprezentacji nie obejmują usług gastronomicznych, zakupów żywności i napojów, a ich zakres jest określany przez praktykę zarządzania. Typowymi kosztami reprezentacji są koszty związane z delegacjami, imprezami, upominkami itp.

Reprezentacja a reklama

Reprezentacja (z łacińskiego repraesentatio - wytworność, okazałość) oznacza wszelkie działania, które na celu mają wywołanie jak najlepszego wrażenia przez "wytworność, okazałość, wystawność w czyimś sposobie życia, związaną ze stanowiskiem, pozycją społeczną". W świetle prawa podatkowego reprezentacją jest występowanie w imieniu podmiotu, który prowadzi działalność, mające na celu wywołanie jak najlepszego wizerunku firmy [Działocha-Świetlikowska A. i in. 2002, s. 1-125]. Z kolei reklama (z łacińskiego reclamo, reclamare - krzyczeć) to działania, których celem jest "rozpowszechnienie informacji o towarach/usługach, przedstawienie ich zalet, wartości, miejsc i możliwości nabycia, kształtujące w konsekwencji popyt klientów na określone dobra" za pomocą telewizji, radia, prasy, internetu, plakatów, ulotek itp [Działocha-Świetlikowska A. i in. 2002, s. 1-125]. Zatem reprezentacja jest szczególnym rodzajem reklamy, polegającym na występowaniu w imieniu przedsiębiorstwa w kontaktach oficjalnych i handlowych między podmiotami gospodarczymi. Jednak rozróżnienie tych pojęć jest dla podatnika kwestią fundamentalną z uwagi na fakt, że tylko reklama jest uznawana za koszt uzyskania przychodu. Choć wydawać by się mogło, że szeroko pojęta reklama co do zasady może być uznana za koszt uzyskania przychodu, ponieważ zgodnie z ustawą o PIT oraz ustawą o CIT spełnia definicję kosztu podatkowego. Według przepisów "kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów" [art. 15 ust. 1 ustawy o CIT oraz art. 22 ust. 1 ustawy o PIT]. Niezaprzeczalnym jest fakt, że bez odpowiedniej reklamy i promocji przedsiębiorcom niezwykle trudno byłoby sprzedać swoje produkty. Dlatego też od lat na gruncie podatków dochodowych rozwija się spór o zakwalifikowanie reprezentacji jako kosztu uzyskania przychodu. Głównym aspektem sporu są wydatki na zakup żywności w szerokim tego pojęcia znaczeniu [Szlęzak-Matusewicz J. 2013]. Analizując akty prawne z ostatnich lat można zauważyć, jak dynamicznie zmieniało się pojęcie reprezentacji, a także jak zmieniała się jego interpretacja [Stępień M. 2015, s. 205-214]. Choć koszty reprezentacji nie stanowią kosztu podatkowego, możliwe jest odliczenie podatku VAT od takich wydatków. Wyjątek stanowią wydatki na gastronomię i usługi hotelowe, od których w żadnym przypadku nie jest możliwe odliczenie podatku VAT.

Rodzaje kosztów reprezentacji

W obecnym brzmieniu ustawy o PIT i CIT nie uważa się jako koszty uzyskania przychodów "kosztów reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych" [art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT oraz art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT]. Tak samo jak definicja reprezentacji, jej zakres przedmiotowy nie jest uregulowany w przepisach. Określa go "praktyka zarządzania w warunkach gospodarki rynkowej" [Żaro Z. 1997, s. 1-99]. Bliższej kwalifikacji dostarczają wyjaśnienia i interpretacje Ministerstwa Finansów oraz szczegółowe komentarze rachunkowości. Typowymi kosztami reprezentacji są [Działocha-Świetlikowska A. i in. 2002, s. 1-125]:

• koszty ponoszone w związku z przyjmowaniem lub utrzymywaniem delegacji lub kontrahentów, a także koszty uczestnictwa gospodarzy w przyjęciach i imprezach organizowanych na rzecz tych delegacji
• koszty imprez artystycznych organizowanych z okazji uroczystości, zakup kwiatów dla dekoracji czy wręczania ich określonym osobom
• wartość upominków i nagród rzeczowych, produktów użytych na degustacje niezawierających loga firmy, itp.

Koszty reprezentacji — artykuły polecane

Nieuczciwa konkurencja — Oszustwo — Kryptoreklama — Podatek dochodowy od firm — Pomoc de minimis — Cena brutto — Podatek VAT - naliczony — Leasing zwrotny — Reklama porównawcza

Bibliografia

• Działocha-Świetlikowska A. (2002), Koszty reprezentacji i reklamy w ujęciu podatkowym i rachunkowym, Difin, Warszawa
• Markowska D. (2000), Podatkowe aspekty kosztów reprezentacji i reklamy, Zeszyty Naukowe Akademii Ekonomicznej w Krakowie, nr 553
• Olchowicz I. (2004), Rachunkowość podatkowa, Difin, Warszawa
• Stępień M. (2015), Wpływ zmian w interpretacji pojęcia kosztów reprezentacji na planowanie rozliczenia podatkowego, Zeszyty Naukowe Uniwersytetu Ekonomicznego w Katowicach, nr 245
• Szlęzak-Matusewicz J. (2013), Spór o reprezentację na gruncie podatków dochodowych [w:] Wiedza i bogactwo narodów : kapitał ludzki, globalizacja i regulacja w skali światowej : ekonomia i finanse / red. Bartkowiak, R., Wachowiak P., Warszawa
• Ustawa z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych Dz.U. 1992 nr 21 poz. 86
• Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. Dz. U. 1991 nr 80 poz. 350
• Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych. Dz. U. 1991 nr 80 poz. 350
• Żaro Z. (1997), Koszty reprezentacji i reklamy a VAT, Wydawnictwo Sigma, Skierniewice

Autor: Sylwia Jałowiec

Treść tego artykułu została oparta na aktach prawnych. Zwróć uwagę, że niektóre akty prawne mogły ulec zmianie od czasu publikacji tego tekstu.