Regulamin pracy

Regulamin pracy - akt wewnątrzzakładowej regulacji, określający porządek i organizację w zakładzie pracy, będąc jednym ze specyficznych źródeł prawa pracy. Uszczegóławia on również prawa i obowiązki pracodawcy oraz pracowników. Powstanie takowych regulacji pozwala usprawnić funkcjonowanie firmy, pełniąc funkcję ochronną jednocześnie dla obu stron stosunku pracy. Z tytułu spełnienia zasad przewidzianych w art. 9 par. 1 k.p. należy do przepisów prawa pracy, chociaż tylko część jego postanowień - tworzących nowe, swoiste reguły postępowania - posiada charakter normatywny - regulamin powinien ustalać - art. 104 par. 1 k.p. Pozostałe postanowienia, jedynie przybliżające pracownikom rozwiązania aktów ustawowych, mają charakter informacyjny - art. 104 par. 2 k.p.: regulamin powinien zawierać informacje. Normy art. 18 k.p. są stosowane do regulaminu wprost. Regulamin pracy nie może obejmować decyzji, które byłyby mniej korzystne dla pracownika od norm prawa rangi wyższej - układu zbiorowego albo kodeksu cywilnego. Zawartość regulaminu pracy musi być zawsze dostosowana i ewentualnie zmodyfikowana wedle zmienionych reguł rangi wyższej. Tytułem przykładu - jeśli w układzie zbiorowym wystąpiłoby skrócenie czasu pracy, to w regulaminie musi nastąpić przestawienie godzin rozpoczęcia i kończenia pracy

TL;DR

Regulamin pracy to akty wewnątrzzakładowe, które określają porządek i organizację w miejscu pracy oraz prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników. Regulamin może być wprowadzony przez pracodawcę, jeśli zatrudnia powyżej 50 osób, lub na wniosek organizacji zawodowej. Treść regulaminu powinna obejmować m.in. organizację pracy, systemy czasu pracy, warunki pracy nocnej, terminy wypłaty wynagrodzenia, obowiązki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy. Wprowadzenie regulaminu może odbywać się w porozumieniu z organizacją związkową lub samodzielnie przez pracodawcę. Pracodawca musi poinformować pracowników o treści regulaminu i otrzymać od nich oświadczenie o zapoznaniu się z nim.

Przesłanki do stworzenia regulaminu

Do roku 2017, pracodawca miał obowiązek stworzenia regulaminu w zakładzie, jeśli zatrudniał powyżej 20 pracowników. Aktualnie obowiązujące przepisy mówią już natomiast o zatrudnieniu 50 osób. Opcjonalnym jest więc stworzenie regulaminu pracy w przypadku, kiedy zatrudniamy powyżej 20 osób ale mniej niż 50. Wyjątkiem od tej reguły jest fakt występowania w firmie organizacji zawodowej, który wystąpiłaby z wnioskiem o utworzenie takiego dokumentu. Przedstawione powyżej szerokie zakreślenie treści układów zbiorowych pracy oraz analiza art. 104 par. 2 k. p. - regulaminu nie wprowadza się w życie, jeżeli w zakresie przewidzianym w par. 1 obowiązują postanowienia układu - prowadzą do wniosku o fakultatywności regulaminu w przypadku, gdy wszystkie sprawy jemu przypisane określi dokładnie układ zbiorowy pracy. O roli regulaminu pracy decyduje zazwyczaj praktyka - u wielu pracodawców nie działają związki zawodowe, co wyklucza zawieranie układów. Również znacznie większa łatwość dokonywania zmian w regulaminie przemawia za większą jego objętością: zmiana regulaminu automatycznie modyfikuje warunki pracy - z wyjątkiem tych, które zostały zamieszczone w umowie. Ustalenie przez pracodawcę nowego rozkładu czasu pracy nie wymaga dokonywania wypowiedzenia warunków pracy. W odniesieniu do wielu zagadnień można się zgodzić, iż jest to sfera uprawnień kierowniczych pracodawcy, jednak niektóre zmiany regulaminu wpływają bardzo istotnie na sytuację pracownika, na przykład wprowadzenie systemu wielozmianowego zamiast jednozmianowego, że powinny być realizowane w drodze wypowiedzenia zmieniającego. Według jednego z poglądów, konieczność stosowania tego wypowiedzenia nie dotyczy zmiany w zakresie regulaminu pracy w sensie ścisłym, natomiast występuje w sytuacji, gdy przedmiotem jego ustaleń są sprawy wykraczające poza treść art. 104 k. p., ujęte w sposób korzystniejszy dla pracowników od przepisów prawa pracy.

Treść regulaminu

Regulamin pracy powinien szczegółowo zawierać:

1. organizację pracy, warunki przebywania na terenie zakładu pracy w czasie pracy i po jej zakończeniu, wyposażenie pracowników w narzędzia i materiały, a także w odzież i obuwie robocze oraz w środki ochrony indywidualnej i higieny osobistej,
2. systemy i rozkłady czasu pracy,
3. porę nocną, która obejmuje 8 godzin pomiędzy 21:00 i 7:00,
4. termin, miejsce i czas wypłaty wynagrodzenia,
5. wykazy prac wzbronionych pracownikom młodocianym oraz kobietom,
6. rodzaje prac i wykaz stanowisk pracy dozwolonych pracownikom młodocianym w celu odbywania przygotowania zawodowego,
7. obowiązki dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony przeciwpożarowej, w tym także sposób informowania pracowników o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą,
8. przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwienia nieobecności w pracy.

Możemy pomyśleć nad wprowadzeniem do regulaminu następujących, opcjonalnych zagadnień: urlopy pracownicze, kontrole wewnętrzne, kary porządkowe, ubiór pracownika podczas pracy, kontrola stanu trzeźwości, odbiór poufnej korespondencji

W myśl normy z par. 2, regulamin powinien zawierać informacje o karach stosowanych zgodnie z art. 108 z tytułu odpowiedzialności porządkowej pracowników. Skoro ma to być informacja, niedopuszczalne jest tworzenie własnych katalogów sankcji czy procedur stanowiących dodatkową dolegliwość dla pracownika - stosowanie innych kar niż przewidziane prawem jest ponadto wykroczeniem - art. 281 pkt 5 k. p. Informacje o karach nie są jedynymi o takim charakterze, gdyż także część reguł wskazanych w par. 1 - m.in. wykazy prac wzbronionych, usprawiedliwianie nieobecności - powtarza normy aktów ustawowych.

Określając zagadnienia regulaminu, musimy brać pod uwagę przepisy np. kodeksu pracy, ograniczające m.in. czas pracy w nocy. Według art. 151 par. 2 k. p. - pracownik wykonujący prace niebezpieczne, lub wiążące się z wysokim wysiłkiem umysłowym bądź fizycznym, nie może pracować więcej niż 8 godzin w ciągu doby. Dodatek za pracę w porze nocnej wynosi 20% stawki godzinowej wynikającej z najniższego wynagrodzenia za pracę. W takiej porze bezwzględny zakaz pracy występuje u następujących osób: pracowników niepełnosprawnych, młodocianych, opiekujących się dzieckiem do lat 4, czy kobiet w ciąży.

Przedstawione zagadnienia nie wyczerpują treści regulaminu, gdyż jego zadaniem jest uwzględnienie specyfiki danego zakładu. Uznaje się na ogół, że katalog ten wyznacza minimum treści regulaminu z zastrzeżeniem, iż należy z niego wyłączyć problemy nie występujące u danego pracodawcy. Bez tych postanowień, często takich "suchych", "technicznych", niemożliwe byłoby sprawne funkcjonowanie zakładu oraz ustalanie wielu uprawnień pracowniczych - na przykład niemożność obliczenia dodatku za pracę w nocy bez oznaczenia pory nocnej. Podkreśla się powszechnie, iż regulamin nie może wprowadzać nowych obowiązków, a jedynie je konkretyzować. Czasami może powstawać wątpliwość, na ile oryginalnie sformułowany zakaz czy nakaz mieści się w tych ramach, na przykład zakaz molestowania seksualnego jako uszczegółowienie obowiązku przestrzegania zasad współżycia społecznego. Kryterium rozstrzygającym powinna być ocena, czy takie postanowienie nie pogarsza sytuacji pracownika określonej przepisami ustawowymi.

Reasumując, w regulaminie pracy możemy wyróżnić trzy kluczowe obszary:

• porządek wewnątrzzakładowy
• obowiązki obu stron stosunku pracy
• komunikaty o karach porządkowych

Wprowadzenie regulaminu

Kodeks pracy przewiduje dwie procedury wprowadzenia regulaminu - art. 104. Jeżeli u pracodawcy działa organizacja związkowa, zakładowa czy międzyzakładowa, regulamin jest ustalany w uzgodnieniu ze związkiem. Przepisy wskazują jednakże dwa przypadki odstąpienia od tego wymogu: przekroczenie wspólnie ustalonego terminu dla dokonania uzgodnień - par. 2 - oraz nie przedstawienie przez związki, gdy działa więcej niż jeden, w terminie 30 dni uzgodnionego stanowiska - art. 30 ust. 4 i 5 ustawy związkowej. Są to wyjątki od zasady i dlatego nie należy ich rozszerzać.

Druga procedura, czyli samodzielne ustalenie regulaminu przez pracodawcę, dotyczy w oczywisty sposób tej sytuacji, gdy w zakładzie nie działa organizacja związkowa - par. 2, a ponadto wynika z dwóch przedstawionych wyżej przypadków uchylenia wymogu uzgodnienia. Niezależnie od trybu dokonywania ustaleń, regulamin jest zawsze aktem jednostronnym. Ustalenie regulaminu nie jest jednoznaczne z jego wejściem w życie - art. 104 par. 1 k.p. Konieczne jest podanie jego tekstu do wiadomości pracowników, w sposób przyjęty u danego pracodawcy, na przykład wywieszenie na tablicy ogłoszeń, i po upływie dwóch tygodni staje się on źródłem prawa. Należy uznać, iż termin ten nie podlega skróceniu ani przedłużeniu. Dokonywanie zmian w regulaminie wymaga zachowania procedury niezbędnej do jego ustalenia. Zmiana regulaminu pracy występuje w identycznym trybie, co jego wprowadzenie. Ustawodawca nie unormował kwestii rozwiązania regulaminu, stąd przyjmuje się, iż obowiązuje on przez czas nieokreślony, do chwili zastąpienia go kolejnym regulaminem.

Przepis art. 104 par. 2 k.p. zobowiązuje pracodawcę do zapoznania pracownika z treścią regulaminu przed rozpoczęciem przez niego pracy. Stanowi to potwierdzenie roli regulaminu, a z drugiej strony stanowi podstawę do egzekwowania jego przestrzegania. Oświadczenie pracownika o zapoznaniu się z treścią regulaminu jest przechowywane w jego aktach osobowych - par. 3 rozporządzenia o dokumentacji. W świetle wcześniejszych uwag o możliwości wyłączenia przez układ zbiorowy pracy wprowadzenia regulaminu bądź częściowo przejęcia jego roli, można by postulować w takiej sytuacji potrzebę odniesienia obowiązku zapoznania pracownika do tej części układu. Ustawodawca dostrzega znaczenie regulaminu w praktyce, stąd poszerzeniu kręgu pracodawców, którzy nie wprowadzają u siebie tego aktu, towarzyszy nałożenie na nich obowiązku informowania pracowników o sprawach organizacyjnych - art. 104 k.p. Pismo powinno wskazywać:

1. obowiązujące normy czasu pracy,
2. terminy dni wolnych wynikających z pięciodniowego tygodnia pracy,
3. porę nocną,
4. termin, miejsce i czas wypłaty wynagradzania,
5. sposób potwierdzenia obecności i usprawiedliwienia nieobecności w pracy.

Ustalenia te pracodawca przyjmuje samodzielnie, chociaż nie można wyłączyć wpływu zakładowej organizacji związkowej, także w formie sporu zbiorowego. Przepis nie mówi tego wprost, ale jest oczywiste, że są to rozwiązania obowiązujące w danym zakładzie, a nie na przykład wszystkie normy czasu pracy zawarte w kodeksie. Można sobie wyobrazić, że powiadomienie określa system czasu dotyczący jedynie pracownika (grupy), pomijając ewentualne inne systemy. Zrealizowanie omawianego wyrobu nie wydaje się możliwe bez wcześniejszego uporządkowania tych kwestii przez pracodawcę, w formie jednego lub kilku pism. Zestawiając ponadto przedmiot tych działań z treścią regulaminu, można by mówić o sporządzeniu - w sposób całkowicie dowolny - "pisma regulaminowego". Bezsporne jest, że nie ma ono charakteru normatywnego, ale jako zindywidualizowana informacja, adresowana do konkretnego pracownika, staje się oświadczeniem woli pracodawcy. W razie zmiany elementów jego treści - na przykład nowy system czasu pracy, nowe terminy dni wolnych, powstaje konieczność wystosowania kolejnej informacji - przepis nie ogranicza tego obowiązku pracodawcy do jednokrotnego działania. Jeśli to nowe oświadczenie powodowałoby pogorszenie warunków pracy, niezbędna jest zgoda pracownika, a w przypadku jej braku - dokonanie wypowiedzenia zmieniającego

Zapoznanie pracownika z regulaminem pracy

Możliwościami zawiadomienia pracowników o treści regulaminu są:

• powieszenie statutu na tablicy ogłoszeń,
• rozdanie tekstu pracownikom,
• dostarczenie przepisów drogą mailową,
• zostawienie regulaminu w miejscu, które jest ogólnodostępne, np. w miejscu codziennej zbiórki lub sekretariacie.

Oświadczenie świadczące o zapoznaniu się pracownika z regulaminem nie powinno stanowić treści umowy o pracę. Jeżeli jednak pod podpisami stron umowy zawarte zostanie dodatkowe oświadczenie zatrudnionego, że zanim przystąpił do pracy, zapoznał się z regulaminem, to w takim przypadku dokument jest ważny. Stanowczym zakazem jest dopuszczenie do pracy pracownika, który nie zapoznał się z regulaminem i m.in. nie zna przepisów z zakresu bhp. Pracodawca musi to jak najszybciej naprawić, podpisując z pracownikiem dokument z datą, w której ten fakt zaistniał rzeczywiście. Nie można domagać się od niego stwierdzenia nieprawdy i tym samym antydatowania pism

Regulamin pracy — artykuły polecane

Układy zbiorowe pracy — Umowa o pracę — Dyscyplina pracy — Umowa ustna — Praca sezonowa — Wypowiedzenie zmieniające — Przerwa w pracy — Umowa zlecenie — Źródła powstawania stosunku pracy

Bibliografia

• Ciborski P. (2012), Regulamin pracy z komentarzem, Ośrodek Doradztwa i Doskonalenia Kadr, Gdańsk
• Frączek M. (2017), Regulamin pracy - jakie zapisy mogą przydać się pracodawcy - marzec 2017, Wiedza i Praktyka, Warszawa
• Jackowiak U., Uziak W., Wypych-Żywicka A. (2012), Prawo Pracy. Podręcznik dla studentów prawa, Wolters Kluwer, Warszawa
• Jarski Ł. (2012), Kodeks pracy czy kodeks pracownika?, Społeczeństwo i Edukacja. Międzynarodowe Studia Humanistyczne, nr 2
• Lankamer K. (2016), Regulamin pracy w firmie transportowej - dowiedz się, jakie zapisy będą dla Ciebie korzystne, Wiedza i Praktyka, Warszawa
• Makarczuk A. (red.) (2016), Regulaminy i inne wewnątrzzakładowe źródła prawa pracy, Wiedza i Praktyka, Warszawa
• Marciniak J. (2014), Regulaminy i procedury w firmie, Wolters Kluwer, Warszawa
• Mędrala M. (2013), Szczególna ochrona stosunku pracy pracowników powracających z urlopów rodzicielskich, Zeszyty Naukowe Uniwersytetu Ekonomicznego w Krakowie, Nr 911
• Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy. Dz.U. 1974 nr 24 poz. 141

Autor: Barbara Mordarska, Krzysztof Gaweł