Plany wg PRINCE2

Temat Plany jednym z siedmiu tematów metodyki PRINCE2, który definiuje sposób dostarczania produktów (gdzie, jak, przez kogo oraz kiedy i za ile) oraz usprawnia komunikację w projekcie.

TL;DR

Artykuł przedstawia temat Plany w metodyce PRINCE2, które są ważne dla dostarczania produktów i usprawniania komunikacji w projekcie. Planowanie jest kluczowym procesem, który pozwala na kontrolę postępów i zarządzanie zagrożeniami. PRINCE2 zaleca trzy poziomy planowania: plan projektu, plany etapów i plany zespołów. Istnieje również plan nadzwyczajny, który jest przygotowywany w przypadku odchylenia od ustalonej tolerancji. PRINCE2 podchodzi do planowania opartego na produktach, a proces planowania obejmuje projektowanie planu, analizę produktów, identyfikację działań, szacowanie, harmonogramowanie, analizę ryzyka i kompletowanie planu.

Podstawowe informacje oraz założenia

Podstawowym przeznaczeniem tematu Plany jest opracowanie oraz utrzymywanie poziomu odniesienia względem którego możliwy jest pomiar i kontrola postępów oraz zaangażowania interesariuszy wspierających realizację planu.

Plan wg PRINCE2 to dokument, który opisuje jak, kiedy i przez kogo ma być osiągnięty konkretny cel lub zbiór celów. Cele mogą dotyczyć produktów, terminów, kosztów, jakości i korzyści. Plany są integralną częścią systemu informacji zarządczej, który jest niezbędny w całym projekcie. Muszą być one zgodne z ciągłym Uzasadnieniem Biznesowym oraz wymagają zatwierdzania na odpowiednich szczeblach zespołu zarządzania projektem.

Planowanie to proces tworzenia oraz utrzymywania planu. Jest ono niezbędne bez względu na wielkość projektu i ma dla niego kluczowe znaczenie. Pozwala na przeprowadzenie "myślowej symulacji realizacji projektu", gdzie na podstawie przewidywań możliwe jest zidentyfikowanie pominięć, powtórzeń, zagrożeń i szans co umożliwia zarządzanie nimi.

PRINCE2 wprowadza pojęcie "horyzontu planowania", który definiuje okres, dla którego możliwe jest dokładne planowanie. Metodyka PRINCE2 odradza opracowywania szczegółowego planu dla całego projektu na samym jego początku. Zaleca zastosowanie trzech podstawowych poziomów planowania odzwierciedlających poszczególne szczeble zarządzania projektem.

• Plan projektu - jest opracowywany w procesie Inicjowania Projektu. Deklaruje on sposób osiągnięcia docelowych wskaźników projektu. Odpowiada na potrzeby Uzasadnienia Biznesowego identyfikując również punkty kontrolne w postaci etapów zarządczych oraz kamieni milowych. Dla Komitetu Sterującego jest to bazowy obiekt odniesienia, na podstawie którego monitoruje on postęp w projekcie.
• Plany Etapów - tworzone są w procesie Zarządzanie Końcem Etapu (wyjątkiem jest Plan Etapu Inicjowania, który tworzony jest w procesie Przygotowanie Projektu), co pozwala na przeprowadzenie procesu planowania w ostatnim możliwym momencie z uwzględnieniem wyników wcześniejszych etapów. Jest on podobny do Planu Projektu pod względem zawartości - posiada jednak taki poziom szczegółowości, który pozwala na codzienną kontrolę postępów przez Kierownika Projektu.
• Plany Zespołów - tworzone są przez Kierownika Zespołu i ma ułatwić realizację grupy zadań. Plan Zespołu nie jest obligatoryjny dla projektu. Jego zastosowanie zależy od poziomu skomplikowania grupy zadań.

W PRINCE2 istnieje pojęcie Planu Nadzwyczajnego, który jest przygotowywany dla odpowiedniego szczebla zarządzania jako odpowiedź na sytuację, w której doszłoby do odchylenia wychodzącego poza ustaloną tolerancję w projekcie. Zastępuje on plan, którego dotyczy sytuacja nadzwyczajna i stanie się nowym obiektem odniesienia.

Podejście PRINCE2 do planów

PRINCE2 podchodzi do planowania w oparciu o produkty, które są w projekcie identyfikowane w pierwszej kolejności. Na ich podstawie identyfikowane są działania oraz zasoby niezbędne do dostarczenia tych produktów.

Planowanie w PRINCE2 podzielone jest na kroki:

• Projektowanie planu
  • Podjęcie decyzji o sposobie prezentacji planu, biorąc pod uwagę audytorium oraz sposób jego wykorzystania
  • Wybór narzędzi planistycznych
  • Wybór metod szacowania
  • Wybór metod monitorowania
• Określenie i analiza produktów
  • Sporządzenie opisu Końcowego Projektu
  • Utworzenie struktury podziału produktów projektu
  • Utworzenie Opisów Produktów
  • Utworzenie diagramu następstwa produktów projektu
• Identyfikowanie działań i zależności
  • Zidentyfikowanie działań wymaganych do stworzeniach lub przekształcenia produktów projektu
  • Zidentyfikowanie zależności pomiędzy działaniami i produktami
• Szacowanie
  • Określenie ram czasowych projektu
  • Ustalenie rodzajów oraz wymaganych poziomów zasobów dla projektu
  • Oszacowanie nakładów pracy dla każdego działania z podziałem na rodzaje wykorzystywanych zasobów
• Harmonogramowanie
  • Określenie kolejności działań
  • Ocena dostępności zasobów dla wymaganych prac
  • Przydzielenie zasobów (np. właścicieli zadań)
  • Optymalizacja wykorzystania zasobów (poprzez możliwie równomierne zużycie)
  • Uzgodnienie punktów kontrolnych
  • Określenie kamieni milowych
  • Obliczenie całkowitej wartości zasobów i kosztów
  • Przedstawienie harmonogramu
• Analiza ryzyk
  • Przebiega równolegle z pozostałymi działaniami, z uwagi na fakt, że ryzyka mogą zostać zidentyfikowane na dowolnym etapie tworzenia planu projektu lub jego korekty.
  • Pozwala na ocenę zasobów, działań i informacji planistycznych pod kątem związanego z nimi ryzyka.
• Kompletowanie planu
  • Pozwala na skompletowanie planu, kosztów oraz wymaganych mechanizmów sterowania.

Plany wg PRINCE2 — artykuły polecane

Zarządzanie zakresem Etapu — Inicjowanie Projektu — Cykl życia projektu — PCM - Etap formułowania — Procesy w projekcie — Uzasadnienie projektu — Postęp wg PRINCE2 — Zarządzanie zakresem wg PMBOK — Produkt projektu

Bibliografia

• Kuck J. (2014), Nowoczesne metody zarządzania i harmonogramowania projektami (w oparciu o PRINCE2 i Microsoft Projekt), Akademia Obrony Narodowej
• Łabuda W. (2010), Wybrane aspekty planowania w metodyce PRINCE2, Zeszyty Naukowe Warszawskiej Wyższej Szkoły Informatyki, nr 4
• TSO (2014), PRINCE2 - Skuteczne zarządzanie projektami, The Stationery Office, Londyn

Autor: Przemek Szarlej