PCM - Etap wdrożenia

PCM - Etap wdrożenia
Polecane artykuły
Plan komunikacji w projekcie Procesy w projekcie Plan projektu Plany wg PRINCE2 Inicjowanie Projektu Produkty cząstkowe PCM - Etap formułowania Zarządzanie komunikacją wg PMBOK Karta projektu

Matryca logiczna zapewnia podstawę dla identyfikacji potrzeb informacyjnych jako całości. Ważne jest jednak powiązanie potrzeb informacyjnych z różnymi poziomami struktury zarządzania. W rzeczywistości wymagany poziom szczegółowości informacji i częstotliwość raportowania będą różne w zależności od poziomu zarządzania. Na przykład administratorzy projektu będą potrzebowali informacji na temat codziennych działań a wykonawcy niezbędne będą zsumowane informacje na temat osiągania wyników lub odchyleń od planu działań, jakie będzie musiał przekazać jednostce wdrażającej. Przegląd procedur wdrażania obejmuje dokonanie przeglądu tego jakie działania zostaną podjęte i przez kogo. Powinno się tego dokonać w odniesieniu do harmonogramu działań.

Dzięki dokonaniu przeglądu procedur wdrażania (co jest robione przez kogo) w porozumieniu z personelem instytucji partnerskiej, uzyskuje się wyjaśnienia dotyczące roli, funkcji i odpowiedzialności i można jasno określić relację pomiędzy potrzebami informacyjnymi a poziomami zarządzania. Można wspomagać ten proces poprzez opracowanie tabeli, w której wymienieni zostaną użytkownicy informacji, określone zostaną wymagania, źródła informacji i wskazane osoby odpowiedzialne za przygotowanie raportów.

Skuteczne raportowanie jest uzależnione od tego, czy użytkownicy i osoby opracowujące raporty w taki sam sposób rozumieją dlaczego raporty są niezbędne i w jaki sposób zostaną one wykorzystane. Jednakże doświadczenie pokazuje, że w takim podejściu są dwa słabe punkty; po pierwsze w podejściu tym zakłada się, że użytkownicy z góry wiedzą, jakie są ich potrzeby i po wtóre, użytkownicy zwykle żądają więcej informacji niż w rzeczywistości potrzebują. Na wczesnych etapach realizacji programu, gdy proces określania roli i funkcji personelu jednostki wdrażającej nie został jeszcze zakończony, można oczekiwać, że wystąpią obie te sytuacje. W praktyce problemy te mogą pozostawać nierozwiązane w miarę upływu czasu, gdy pojawi się trzeci słaby punkt; użytkownicy nie zdają sobie sprawy jakie informacje są dostępne. Zakładając, że oczekuje się, że w miarę upływu czasu zarówno użytkownicy informacji jak i sposoby ich wykorzystania zmieniają się, identyfikacja wymagań informacyjnych będzie procesem wielokrotnym, zaś osoby odpowiedzialne za monitorowanie i ewaluację będą musiały w ciągły sposób dokonywać przeglądu wymagań użytkowników poprzez:

• Branie udziału w spotkaniach poświęconych planowaniu i przeglądom, aby odnotować występujące braki lub ustalić jakie informacje są zbędne dla skutecznego podejmowania decyzji.
• Zachęcanie użytkowników do przedstawiania uwag i sugestii na temat zawartości i formatu raportów bezpośrednio osobom przygotowującym raporty."

Bibliografia

• Eggers, H. (1992). The Integrated Approach to project cycle management. Project Appraisal, 7(1), 3-10.
• Eggers, H. (1994). Integrated project cycle management: roots and perspectives. Project Appraisal, 9(1), 59-65.
• European Commision (2004), Aid Delivery Methods – Project Cycle Management Guidelines Vol 1

Autor: Barbara Krawczyk