Nadzór nad zapisami

Nadzór nad zapisami
Polecane artykuły
Nadzór nad dokumentami Polityka bezpieczeństwa Przegląd zarządzania Zapisy Dokumentowanie systemu zarządzania Arkusz analityczny Księga jakości Nadzór nad wyrobem niezgodnym Akredytacja laboratorium

Zapis jest to specjalny rodzaj dokumentu zawierający dowody badań lub uzyskane wyniki.

Nadzór jest to zabezpieczenie przechowywanych informacji.

Zapisy stanowią potwierdzenie, że ustalenia oraz zasady jakie zostały zawarte w księdze jakości, nie są jedynie deklaracją lecz podstawą codziennej działalności organizacji. To dowód wdrożenia systemu zarządzania jakością oraz źródło wiedzy na temat jego funkcjonowania.

Cel tworzenia zapisów w zarządzaniu jakością

System zarządzania jakością w przedsiębiorstwie wymaga ustalenia zasad postępowania. Niektóre spośród przyjętych reguł są intuicyjne dla pracowników, pozostałe muszą zostać spisane. Główną przyczyną zapisu jest chęć utworzenia standardu zachowania i działania, aby było ono powtarzalne. Dodatkowo pomaga to uniknąć sytuacji, gdy po odejściu pracownika wiedza zostanie utracona.

Prowadzenie zapisu ma na celu dostarczenie dowodów zgodności z wymaganiami oraz dowodów skuteczności działania systemu. Zapisy wykorzystuje się m.in.: w działaniach zapobiegawczych, korygujących, przy potwierdzaniu weryfikowalności bądź dokumentowaniu identyfikowalności. Mogą być prowadzone zarówno w formie elektronicznej jak i papierowej. Zaleca się aby zapisy odnoszące się do danej procedury umieszczać w odpowiednim rozdziale tej procedury.

Przykładowe zapisy:

• raport z audytu,
• rejestr dostawców,
• protokół z przeprowadzonej kontroli,

• wypełniony formularz,
• notatka,
• arkusz kalkulacyjny,
• przegląd systemu zarządzania jakością,
• karta niezgodności,
• karta działań korygujących.

Nadzór nad zapisami

W celu udokumentowania skuteczności funkcjonowania SZJ konieczne jest prowadzenie zapisów dotyczących poziomu jakości. Podstawową kwestią nadzoru nad zapisami jest zapewnienie ich identyfikowalności, dostępności oraz ustalenie zasad przechowywania. Powinno się również określić wymagania odnośnie metod sporządzania zapisów oraz włączania ich do dokumentacji. W tym celu należy stosować udokumentowaną procedurę. Bardzo często o zdarza się, że przedsiębiorstwo łączy procedurę nadzoru nad zapisami z procedurą nadzoru nad dokumentacją w jeden dokument. Zapisy powinny być czytelne oraz łatwe do zidentyfikowania oraz oszacowania, w celu określenia nadzoru nad zapisami, obejmującego: identyfikowanie, przechowywanie, zabezpieczanie, wyszukiwanie i archiwizowanie. Sposób przechowywania powinien zapewniać do nich szybki i łatwy dostęp osobom upoważnionym i uniemożliwiać dostęp osobom postronnym.

Bibliografia

Autor: Irena Śliwińska