Metody prowadzenia zebrań

Metody prowadzenia zebrań
Polecane artykuły
Zalety pracy zespołowej Efektywność szkoleń Wykres programowy procesu decyzji Development centres Wdrażanie systemu zarządzania projektami Metody szkoleń Cykl Deminga Cykl organizacyjny Warsztat

Metody prowadzenia zebrań zależą od rodzaju i celu zebrania. Zebranie zorganizowane w celu np. wymiany informacji wymaga od prowadzącego innego zachowania niż w przypadku np. zebrania zwołanego w celu rozwiązania problemu. Wyróżniamy następujące rodzaje zebrań oraz metody ich prowadzenia:

• zebrania służące rozwiązywaniu problemów:
  • w celu rozpoznania i zdefiniowania problemu stosuje się "metodę kartki": każdy uczestnik anonimowo pisze na kartce problem. Kartki są umieszczane w pudełku. Wybrana osoba zapisuje następnie na tablicy zgłaszane propozycje, tak aby każdy je widział. Lider ma tu za zadanie precyzyjnie określić cel i podstawowe zasady, bez zabierania głosu przez uczestników zebrania,
  • w celu obmyślenia rozwiązania - burza mózgów: wszyscy uczestnicy skupiają się na zaproponowaniu wielu możliwych rozwiązań jednego problemu, co umożliwia wielostronne spojrzenie na problem, bez krytyki proponowanych rozwiązań,
  • w celu oceny propozycji rozwiązań i podjęcia decyzji - dążenie do osiągnięcia porozumienia (konsensu) - tu wszyscy są zwycięzcami ; głosowanie - dochodzi do powstania dwóch grup: zwycięskiej większości i przegranej mniejszości; decyzja kierownicza - członkowie grup zgłaszają kierownikowi alternatywne rozwiązania i sposoby działania jednak to kierownik ma ostateczny głos,
  • w celu wprowadzenia decyzji w życie - badanie alternatywnych sposobów wprowadzania rozwiązań w życie, poprzez wypunktowanie ich wad i zalet; plany wdrażania rozwiązań - metoda ta polega na stworzeniu planu generalnego, w którym zawarte będą najważniejsze etapy wprowadzania decyzji w życie oraz zależności między nim,

• zebrania informacyjne (poświęcone sprawozdawczości i prezentacji)- sposoby usprawnienia zebrań informacyjnych to: organizowanie pokazów, posługiwanie się pomocami wizualnymi, wykorzystanie technik wykładów i prezentacji, udostępnienie uczestnikom informacji na temat zebrania. Wykorzystanie techniki odgrywania ról.
• zebrania zespołotwórcze - prowadzący zebranie aktywnie słucha wypowiedzi innych oraz dodaje własne komentarze; praca zespołowa jest ważniejsza od indywidualnej; zadawanie prac integrujących członków zespołu; w wyniku prowadzonych rozmów mają "wypłynąć" wszelkie problemy i skargi
• zebrania dotyczące zarządzania projektem - zadaniem prowadzącego jest: przygotowanie sprawozdań z przebiegu pracy nad projektem, przeprowadzenie prób, które służą zbadaniu skuteczności pracy w określonych warunkach, porównanie postępów, wymaganie dokonania zmian w oparciu o opinie użytkowników, kontrola opóźnień w pracy nad projektem, określenie ryzyka przyszłych utrudnień w realizacji planu

Bibliografia

• Anderson R. Carol, Organizacja zebrań - praktyczny poradnik dla tych, którzy nie lubią tracić czasu, Liber, Warszawa 2003
• Doyle M., Straus D., Sposób na dobre zebranie, Wydawnictwa Samorządowe FRDL, Warszawa 1997

Autor: Magdalena Kuczaba