Modelowanie procesów

Modelowanie procesów (ang. Proces modeling) - jest to zbiór czynności, które wykonują analitycy procesów w przedsiębiorstwach.

W przeszłości modelem nazywaliśmy wierne odwzorowanie świata realnego, natomiast przez modelowanie rozumiano proces tego odwzorowania. Celem takiego odwzorowania stanu rzeczywistego było uzyskanie informacji o systemie, który znajdował się w położeniu statycznym. Z biegiem lat modelowanie stało się: "procesem aktywnym, tworzącym nowe konstrukcje" Zakładając tą definicję modelowania trzeba uznać modelowanie przedsiębiorstwa i jego procesów za aktywną działalność, która również odzwierciedla przyszłe stanu organizacji, może też sugerować potencjalne kierunki zmian. Modele tak powstałe mogą zostać stworzone bez bezpośredniego połączniem ze stanem rzeczywistym lub jako "ulepszenie" stanu realnego.

Modelowanie procesów odnosi się do aspektów procesowych architektury biznesowej, prowadząc do całej otaczającej architektury korporacyjnej. Relacja procesów biznesowych w kontekście pozostałych systemów przedsiębiorstwa tj. danych, struktury organizacji, strategii, itp. Modelowanie procesów stwarza większe możliwości w zakresie analizy oraz planowania zmian. Jednym z przykładów z "życia codziennego" są fuzje i przejęcia przedsiębiorstw. Po szczegółowym zrozumieniu procesów występujących w firmach kierownictwo może doprowadzić do płynniejszego połączenia firm.

TL;DR

Artykuł opisuje modelowanie procesów w przedsiębiorstwach. Modelowanie procesów polega na tworzeniu nowych konstrukcji odzwierciedlających stan rzeczywisty i sugerujących potencjalne zmiany. Istnieją trzy sposoby modelowania procesów: opisowy, normatywny i wyjaśniający. Modelowanie procesów ma na celu prezentację, redukcję czasu realizacji, ustalenie informacji, przypisanie odpowiedzialności, uproszczenie procesów i pomiar efektywności. Modele procesów mają wiele zastosowań, takich jak wdrożenie oprogramowania, szkolenia, certyfikacja jakości, symulacje, usprawnienie procesów, zarządzanie projektami itp. W modelowaniu procesów powinni brać udział przedstawiciele różnych wydziałów, a metody i narzędzia powinny być jednolite i łatwe do zrozumienia dla wszystkich pracowników.

Sposoby modelowania procesów

• Opisowy- śledzenie co dzieje się na każdym etapie procesu. Opisując model procesu należy zrobić to z punktu widzenia zewnętrznego obserwatora, który bada w jaki sposób proces ten został przeprowadzony i określa jakie ulepszenia należy wprowadzić aby proces stał się bardziej skuteczny i wydajny,
• Normatywny/Nakazowy - określenie porządnego procesu tego jak powinny/mogłyby/mogą być wykonane. Ustalenie zasad, wytycznych oraz wzorców, zachowań, które po zastosowaniu doprowadzą do pożądanej wydajności procesu. Mogą to być zarówno egzekwowane prawa jak również elastyczne wskazówki,
• Wyjaśniający - wyjaśnienie dotyczące racjonalności procesów, Zbadanie i ocena kilku możliwych działań opartych na racjonalnych argumentach. Stworzenie wyraźnych powiązań między procesami i wymaganiami, które model danego procesu musi spełnić. Wstępne definiowanie punktów, w których dane mogą być wyodrębniane do celów raportowania.

W dużej części przedsiębiorstw nie są wykorzystywane metody i narzędzia służące do opisu oraz dokumentacji procesów. Częstym przypadkiem jest dokumentowanie procesów na kartce albo w programie graficznym. Nie daje to jednak możliwości wprowadzenia zmian a co za tym idzie dokładniej analizy jak również symulacji procesów. W takich przypadkach możliwe pokazanie nowych przebiegów procesu oraz nowej struktury pracownikom.

Głównymi celami modelowania procesów dla biznesu są

• zaprezentowanie stanu rzeczywistego przebiegu procesów oraz struktury ich powiązań,
• redukcja czasu realizacji procesu,
• ustalenie informacji, które podlegają zmianie w czasie trwania procesu oraz określenie jakie informacje dostarczanie są nam w wyniku realizacji procesu,
• przypisanie do kolejnych etapów procesu osób lub stanowisk, które są odpowiedzialne za ich realizację,
• wprowadzenie fragmentarycznej odpowiedzialności za realizację procesu (brak odpowiedzialności za cały projekt),
• zwiększenie przejrzystości oraz uproszczenie wykonywania procesów,
• stworzenie systemu mierzenie efektywności procesów.

Stworzenie modeli przedsiębiorstw oraz ich procesów pochłania bardzo dużą ilość zaangażowanie każdego z pracowników firmy oraz dużego nakładu czasu. Dlatego tez efekty modelowania powinno się wykorzystywać w czasie realizacji procesu, ale także po jego zakończeniu w trakcje kontynuowania zmian lub w trakcie realizacji nowych projektów

Obszary zastosowania modeli procesów

• wdrożenie oprogramowania,
• szkolenia,
• certyfikacja jakości,
• symulacje,
• usprawnienie procesów,
• wybór oprogramowania,
• zarządzanie projektami,
• zarządzanie procesami
• Wrokflow,
• Benchmarking,
• definiowanie procesów.

W czynności związane z modelowaniem procesu zaangażowani powinni być nie tylko pracownicy przedsiębiorstwa. Optymalnym jest aby brali w nim udział przedstawiciele doradczych firm zarówno na stopniu menadżerskim jak również z niższych szczebli różnych wydziałów. Bardzo ważne jest albo wszyscy uczestnicy wykorzystywali takie same metody oraz narzędzia modelowania procesu. Wymóg ten narzuca wybór metod i narzędzi, które spełniają następujące wymagania:

• metoda modelowania musi umożliwić zdefiniowanie tylko najbardziej koniecznych części opisujących dany proces,
• Ważne jest, aby wyszukać koncepcję ramową dla modelowanego procesu, tak by mógł on być logicznie i graficznie uporządkowane. Jest to istotne w czasie kiedy gotowe modele mają być odczytywane przez osoby nie biorące udziału w procesie ich przygotowywania,
• Gotowe modele nie powinny zawierać dużej ilości symboli oraz powiązanych z nimi reguł semantycznych. Wyniki modelowania powinny być prezentowane w jasny i przejrzysty sposób dla wszystkich pracowników niezależnie od pozycji w firmie.

Modelowanie procesów — artykuły polecane

Cykl Deminga — Six sigma — DMAIC — Wdrożenie — Analiza procesów — Metoda BPM — System zarządzania przebiegiem procesów — Modelowanie — Projektowanie systemów informatycznych

Bibliografia

• Drejewicz S. (2012), Zrozumieć BPMN modelowanie procesów biznesowych, Helion, Gliwice
• Gabryelczyk R. (2006), ARIS w modelowaniu procesów biznesu, Difin, Warszawa
• Jurga A., Rychlik J. (2017) Projektowanie i modelowanie procesów biznesowych - studium przypadku Zeszyty naukowa politechniki poznańskiej Nr 72,2017
• Posamonik P. (2010), Modelowanie procesów biznesowych zorientowane na czynności, Zeszyty Naukowe WSInf Vol 9, Nr 2
• Ziemba E., Obłąk I. (2012), Modelowane procesów biznesowych z wykorzystaniem notacji BPMN − studium przypadku, Informatyka Ekonomiczna, nr 4

Autor: Martyna Sołtys