Getting Things Done

Getting Things Done, GTD, (dosł. doprowadzanie roboty do końca) - popularna metoda organizacji zajęć, oparta na kolekcjonowaniu spraw i zarządzaniu listami zadań i projektów. Twórcą metody jest David Allen, który opisał ją w swojej książce pt. "Getting Things Done. The Art of Stress-Free Productivity", wydanej w 2001. W Polsce ta książka po raz pierwszy została wydana w sierpniu 2006 pt. "Sztuka efektywności. Skuteczna realizacja zadań".

David Allen jest światowej rangi specjalistą w zakresie efektywności. Zajmuje się prowadzeniem wykładów i warsztatów zarówno dla osób indywidualnych, jak i dużych firm, a także zajmuje się szkoleniem kadr zarządzających i jest doradcą do spraw zarządzania. Pierwsze wydanie książki Getting Things Done było adresowane do menedżerów wysokiego szczebla. Nowa wersja książki jest natomiast kierowana do szerszego grona odbiorców, do którego należą zarówno gospodynie domowe, studenci, księża, jak i emeryci (D. Allen 2015)

TL;DR

Getting Things Done (GTD) to popularna metoda organizacji zadań oparta na gromadzeniu i zarządzaniu nimi. Metoda ma na celu uporządkowanie zadań, zwiększenie produktywności i zmniejszenie stresu. Składa się z 5 etapów: gromadzenia, analizowania, porządkowania, przeglądania i realizacji. Autor zaleca również odpowiednie przygotowanie przed implementacją metody.

Cel i założenia metody

Celem metody GTD jest uporządkowanie zadań co zwalnia od potrzeby pamiętania o wszystkich planach i obowiązkach do zachowania wysokiej produktywności zarówno w pracy i życiu prywatnym. Ta metoda pomaga zgromadzić wszystkie zadania w jednym miejscu i ustalić ich w taki sposób, aby rozpoczęcie kolejnego zadania było możliwe od razu po zakończeniu poprzedniego. Metoda składa się z 5 poszczególnych etapów, które razem tworzą całość. Autor w swojej książce pisze, że "(1) gromadzimy to, co angażuje naszą uwagę; (2) analizujemy znaczenie każdej pozycji i ustalamy, co należy z nią zrobić; (3) porządkujemy wyniki, czyli zadania, które po (4) przejrzeniu będą później wybierane do (5) działania". (D. Allen 2015, s. 65)

David Allen stwierdza, że kluczowymi elementami w zarządzaniu czasem są kontrola i perspektywa. Kontrolę nad zadaniami zapewnia sam proces GTD i jego szczegółowe wykonanie. Perspektywa może być uzyskana tylko jeśli ujmiemy listy zadań w kontekście sześciu poziomów:

• Bieżące zadania
• Bieżące projekty
• Obszary odpowiedzialności
• Cele roczne
• Wizja na 5 lat
• Wizja na całe życie.

5 etapów metody GTD

Gromadzenie (ang. collection)

Gromadzenie jest procesem zbierania wszystkich myśli, zadań, idei i zobowiązań w jednym miejscu. Takie miejsce autor nazywa "Koszykiem".

Bardzo istotne jest to, aby scharakteryzować, co chcemy gromadzić oraz jak to zrobić w najbardziej efektywny sposób. Stanowi to warunek konieczny do prawidłowego przeprowadzenia analizy w późniejszym czasie. Można wyróżnić różne typy narzędzi do gromadzenia. Niektóre są tradycyjne, a inne zaawansowane technologicznie (D. Allen 2015, s. 68-70)

Autor wyróżnia następujące narzędzia, które pomagają w gromadzeniu zarówno naszych osobistych spraw, jak i tych przychodzących z zewnątrz:

• Fizyczny inbox - może nim być standardowa tacka z plastiku czy drutu, która zgromadzi różnego rodzaju dokumenty i materiały np. pocztę, prasę, notatki, pendrive’y.
• Notatki w papierowej formie - różnego rodzaju notatniki czy luźne kartki znajdą zastosowanie w spisywaniu pomysłów czy zadań do zrobienia.
• Cyfrowe urządzenia rejestrujące - należą do nich: komputer, tablet, smartfon itp.
• Komunikatory tekstowe i e-maile.
• Połączenie różnych technik (D. Allen 2015, s. 70-71)

Autor przedstawia również trzy zalecenia, które przyczynią się do efektywnego przebiegu tego etapu:

1. Wszystkie otwarte pętle powinny znaleźć się w systemie gromadzenia danych, a nie w głowie.
2. Trzeba mieć tylko niezbędną ilość inboxów.
3. Swoje inboxy trzeba regularnie opróżniać. (D. Allen 2015, s. 72)

Kolekcjonowanie pozwala na przeniesienie informacji z głowy do konkretnego miejsca.

Analizowanie (ang. processing)

Analizowanie polega na podzieleniu informacji z "koszyka" na poszczególne kategorie:

• Zadania, wykonanie których zajmuje mniej niż 2 minuty - te zadania należy zrobić od razu i nie zaśmiecać sobie głowy.
• Zadania, które potrzebują więcej czasu do wykonania - te zadania należy przenieść do kolejnego etapu GTD - Porządkowania.
• Zadania, które nie mają określonego czasu wykonania - te zadania należy zgrupować do jednej kategorii i nazwać tą grupę "może kiedyś".
• Zadania, które nie wymagają działania, ale zawarte w nich informacje mogą zostać potrzebne w przyszłości - takie zadania należy przenieść do archiwum.
• Zadania, które nie potrzebują działania i nie przydatne w przyszłości - takie zadania należy usunąć do śmietnika.

Porządkowanie (ang. organizing)

Etap porządkowania obejmuje wszystkie zadania, wykonanie których potrzebuje dłuższego czasu, czyli więcej niż 2 minuty. Te zadania zarówno należy podzielić na kategorie (listy zadań):

• Projekty - zobowiązania składające się z większej liczby małych zadań.
• Najbliższe działania - te zadania, które muszą być zrobione jak najszybciej.
• Oczekiwane zadania - takie, do podejmowania których niezbędna jest odpowiedź lub informacja od innych.
• Kalendarz - gromadzi w sobie zadania, które muszą być wykonane w konkretnym czasie/dniu/tygodniu.

Przeglądanie (ang. review)

Etap, podczas którego niezbędną jest inspekcja listy zadań i kalendarza, podczas której część zadań może zostać przesunięta do innych kategorii albo mogą pojawić się nowe zadania. Autor zaleca przeprowadzać taką inspekcje prynajmniej co tydzień, aby uzyskać najlepsze wyniki podczas wykożystania metody.

Realizacja (ang. doing)

Planowanie i wykonanie zadań zostają efektem poszczególnych kryteriów:

• Sytuacji, w której obecnie znajdujemy się.
• Ilości czasu, jakim dysponujemy.
• Ilości energii, jaką posiadamy.
• Priorytetu, według którego oceniamy poważność zadania.

W ten sam czas realizacja obejmuje trzy rodzaje aktywności, które polegają na wykonywaniu:

• Pracy zaplanowanej - takiej, która już była przewidziana.
• Pracy niespodziewanej - takiej, która pojawia się w trakcie wykonywania zadania.
• Planowania pracy.

Implementacja metody GTD

Aby ułatwić czytelnikom wdrożenie technik i zaczerpnięcie z nich jak największej wartości, autor prezentuje w swej książce logiczną kolejność działań do wykonania. Dotyczą one:

1. wygospodarowania czasu,
2. urządzenia miejsca pracy,
3. gromadzenia niezbędnych narzędzi (takich jak: tacki na dokumenty, papier, samoprzylepne karteczki, zszywacz, spinacze, metkownica, teczki, kalendarz, kosz na śmieci (D. Allen 2015, s. 137-149)

Autor zaleca również, aby pozamykać wszystkie pozostałe zobowiązania na czas sesji wdrożeniowej, gdyż ogromnie ważne jest to, aby można było całkowicie skupić się na pracy do wykonania (D. Allen 2015, s. 162)

Getting Things Done — artykuły polecane

Zarządzanie czasem — Planowanie — Scrum of scrums — Backlog produktu — Check-lista — Feature-Driven Development — Backlog sprintu — Modelowanie procesów — Organizacja pracy

Bibliografia

• Allen D. (2008), Gotowi na wszystko. 52 zasady efektywności w pracy i życiu. Onepress, Gliwice
• Allen D. (2015), Getting Things Done, czyli sztuka bezstresowej efektywności, Wydawnictwo Helion, Gliwice
• Bliss E. C. (1992), Jak gospodarować swoim czasem, Wydawnictwo Podsiedlik-Raniowski i Spółka, Poznań
• Borecki T. (2014), Implementacja metody zarządzania czasem GTD w środowisku aplikacji firmy Google, Modele Inżynierii Informatyki
• Drucker P. F. (2004), The Daily Drucker: 366 days of insight and motivation for getting the right things done, Wydawnictwo HarperBusiness, New York
• Karlsson D. (2006), Getting Things Done: - An examination of David Allen’s work-life system, Chalmers Publication Library
• Ulrych W. (2013), Dysfunkcje w zarządzaniu czasem w procesie pracy kierowników, "Acta Universitatis Lodziensis. Folia Oeconomica", nr 288

Autor: Hanna Hrytsiuk, Sylwia Jakubiec