Rezerwy w projekcie

Rezerwy w projekcie są ściśle związane z zarządzaniem ryzykiem w projekcie a konkretniej z kosztami ryzyka. Obsługują i wspierają one akcje związane z podjętym ryzykiem oraz koszty wynikające z błędnych szacunków na etapie planowania. Wyznaczamy rezerwy dotyczące finansów oraz rezerwy czasowe (L. Regulski 2011, s. 82,82)

TL;DR

Rezerwy w projekcie to finanse przeznaczone na zarządzanie ryzykiem i kosztami projektu. Dzielą się na rezerwy finansowe (strategiczne, operacyjne, menedżerskie) i rezerwy czasowe. Rezerwy czasowe uwzględniają czas realizacji projektu i mogą być ogólne (bez wpływu na inne zadania) lub wolne (bez zmniejszania rezerw kolejnych zadań). Rezerwy czasowe można uzyskać z diagramu sieciowego projektu.

Podział rezerw finansowych

Rezerwa strategiczna

Innymi słowami budżet rezerwowy, są to finanse mające na celu albo zapobiegać sytuacjom stanowiącym zagrożenie dla projektu, albo wykorzystywać nadarzające się szanse na usprawnienie projektu. Nazwa pochodzi od sposobu wykorzystania tej rezerwy z racji tego, że może to być decyzja przełomowa w projekcie i trzeba ją podjąć na poziomie strategicznym. Decyzja podejmowana jest na podstawie analizy ryzyka w trakcie trwania projektu przez wyższe kierownictwo (S. Spałek i in. 2012, s. 162,163) Ilość środków pieniężnych przeznaczonych na tą rezerwę można wyznaczyć poprzez:

• przeprowadzenie analizy ilościowej ryzyka w projekcie,
• poprzez odgórną decyzję bazującą na istotności projektu (np. procent z ogólnego założonego budżetu).

Rezerwa operacyjna (contingency)

Rezerwa operacyjna (contingency) jest stosowana ze względu na niepewność planowania projektu. W trakcie fazy planowania nie jesteśmy w stanie określić wszystkich, dokładnych kosztów prac i z tego względu konieczne jest ich oszacowanie. Dalszym krokiem jest utworzenie rezerwy na podstawie wykonanych szacunków, ponieważ istnieje ryzyko ich niedokładności. Kwota rezerwy operacyjnej jest przyznawana kierownikowi projektu i dzięki niej może on w sposób szybki poradzić sobie z drobnymi odchyleniami na poziomie operacyjnym w projekcie. Istnieje kilka metod utworzenia tej rezerwy:

• najczęściej stosuje się około 10% całości budżetu na to ryzyko,
• w bardziej zaawansowanych przypadkach stosuje się metody statystyczne takie jak PERT lub analiza wariantowa (M. Trocki 2015, s. 192-193)

Rezerwa menedżerska

Według IPMA w budżecie projektu powinna znajdować się rezerwa menedżerska, inaczej nazywana rezerwą zarządu, na pokrycie nieoczekiwanych potrzeb powstających w trakcie trwania projektu.Powinno się ją traktować ze szczególną uwagą w wypadku stosowania płatności zaliczkowych. Ustala się ją poprzez obliczenie i ocenę przypływów i wypływów pieniężnych oraz poprzez zarządzanie zasobami finansowymi oraz informację zwrotną. (IPMA Polska 2009, s. 71)

Rezerwa czasowa

Kolejna rezerwa ściśle współgra z czasem realizacji projektu. Uwzględnia ona najczęstszy koszt projektu którym są nakłady pracy w czasie inaczej roboczogodziny. Szacunek określenia projektu w czasie powinien uwzględniać rezerwę. Zasadą jest ustalanie procentowej rezerwy czasowej od trwania całego projektu nie od pojedynczych zadań, ponieważ niewykorzystane rezerwy mogłyby sprawić wrażenie wyprzedzania terminów i spowolnienie pracy. Procentowe wyznaczenie rezerwy czasowej powinno być zmienne ze względu na złożoność projektu oraz doświadczenie zespołu. Przy dużym stopniu złożoności oraz świeżym zespole może to być nawet 50%. Oszacowane czasy zadań należy kontrolować w czasie rzeczywistym oraz w przypadku odchyleń zaplanować rozwiązania naprawcze i w przypadku wydłużania się zadania należy wdrożyć. Uzyskane dane należy zachować na poczet przyszłych projektów (D. Skorupka i in. 2012, s. 82)

Uzyskiwanie rezerwy czasowej z diagramu sieciowego==Rezerwy czasowe na diagramie sieciowym występują na ścieżkach, których suma czasu realizacji wyznaczonych zadań jest mniejsza niż czas realizacji zadań na ścieżce krytycznej. Dzięki tej analizie uzyskamy także dane o najpóźniejszym czasie rozpoczęcia i zakończenia każdego z zadań co pozwoli nam na ustalenie kolejności zadań bez obawy, że przedłuży to czas trwania całego projektu. Wyróżniamy dwa rodzaje rezerw czasowych===Ogólna rezerwa czasowa=

Jest to maksimum wolnego czasu, dostępna dla danego zadania, nie uwzględniając wpływu przesunięcia czasu realizacji tego zadania na czas realizacji pozostałych zadań. Przy założeniu, że czas całkowity realizacji projektu pozostanie bez zmian.

Wzory do obliczania ogólnej rezerwy czasowej:

• Najpóźniejszy czas zakończenia - najwcześniejszy czas rozpoczęcia - czas trwania działania (A - B - czas trwania działania)
• Najpóźniejszy czas rozpoczęcia - najwcześniejszy czas rozpoczęcia (D - B)
• Najpóźniejszy czas zakończenia - najwcześniejszy czas zakończenia (A - C)

Wolna rezerwa czasowa

Jest bardziej rygorystyczna i wyznacza maksymalne wydłużenie czasu realizacji danego zadania, które nie powoduje zmniejszania rezerw zadań następujących po nim.

Wzór na obliczenie wolnej rezerwy czasowej:

• B kolejnego* działania - B danego działania - czas trwania działania

(w tym wypadku oznacza to kolejne działanie w sieci a nie na liście zadań)

Rezerwy w projekcie — artykuły polecane

Bilansowanie zasobów — Szacowanie czasu trwania zadań — Planowanie czasu w warunkach niepewności — Oszczędność w projekcie — Metody kontroli w projekcie — Sprawozdawczość w projekcie — Optymalizacja wykorzystania zasobów (poziomowanie) — Zarządzanie ryzykiem wg PMBOK — Optymalizacja czasu zadań (crashing)

Bibliografia

• IPMA Polska. (2009). Polskie wytyczne kompetencji IPMA Wersja 3.0, Stowarzyszenie Project Management Polska, Warszawa
• Regulski L. (2011). Wykorzystanie instrumentów zarządzania projektami do ograniczenia ryzyka w działalności rozwojowej przedsiębiorstw Zeszyty Naukowe Politechniki Częstochowskiej - Zarządzanie, nr 2
• Skorupka D. (red.) (2012) Zarządzanie ryzykiem w projekcie Wyższa Szkoła Oficerska Wojsk Lądowych imienia generała Tadeusza Kościuszki, Wrocław
• Spałek S. (red.) (2012) PMO. Praktyka zarządzania projektami i portfelem projektów w organizacji, Helion, Gliwice
• Trocki M. (red.) (2015). Zarządzanie projektem europejskim, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa

Autor: Damian Trzciński