Kick-off meeting

Kick off meeting (spotkanie inaugurujące projekt) - to spotkanie rozpoczynające pracę nad nowym projektem. Podczas tego spotkania ustalane są wszystkie najważniejsze kwestie zarówno z punktu widzenia zespołu, jak również z punktu widzenia klienta. W trakcie spotkania należy ustalić styl pracy grupy oraz reguły zachowań członków zespołu.

Kick off meeting daje szansę spojrzeć na projekt wielowymiarowo, ponieważ każdy z uczestników koncentruje się na swojej części projektu i w niej dostrzega mocne i słabe strony. Patrząc na projekt całościowo ma to wpływ na pozostałych członków zespołu. W momencie, gdy każdy z uczestników spotkania przedstawi co jest ważne w jego części, wszyscy są w stanie znaleźć złoty środek scalający wszystkie aspekty projektu. Rozwianie wszelkich wątpliwości już na starcie jest bardzo ważne i pomocne na kolejnych etapach projektu. Samo planowanie projektu jest w dzisiejszych czasach bardzo istotną częścią całego trwania projektu. Tempo zachodzących zmian zmusza Project Managerów do ścisłej kontroli prac projektowych od samego początku projektu, do jego końca (Pawlak, 2006).

Czas trwania spotkania inaugurującego projekt

Jedne źródła podają, że spotkanie takie jak kick off meeting powinno trwać nie dłużej niż jedną godzinę, przebiegać szybko sprawnie i bez żadnych dodatków (np. kawy i poczęstunku) (Lientz, Rea, 1995). Inni twórcy są jednak zdania, że kick off meeting powinien być rozbudowanym spotkaniem, trwającym ok 3-4 godzin, na którym poza sztywnymi ustaleniami, istotną rolę zagra również integracja zespołu. Nie ma jednoznacznej odpowiedzi, która z opcji jest lepsza. Wszystko zależy bowiem od specyfiki projektu, od tego czy członkowie projektu znają się i współpracowali już ze sobą, czy jest to ich pierwsze spotkanie. To kierownictwo projektu powinno podjąć decyzję w jakiej formie odbędzie się pierwsze spotkanie, czyli kick off meeting, jak również to, w jakiej formie spotkania będą odbywać się w przyszłości. Być może to właśnie podczas kick off meetingu zostanie odkryta najdogodniejsza forma przeprowadzania cyklicznych spotkań zespołu.

Przykładowe zasady ustalane podczas kick off meetingu

Ważne jest aby podczas spotkania inaugurującego projekt poruszyć kwestie takie jak:

• cele projektu,
• założenia,
• sposób realizacji,
• formy komunikacji.

Każdy z zaprezentowanych podczas spotkania pomysłów powinien być oceniany tylko i wyłącznie w kwestii merytorycznej. Nie powinno się brać pod uwagę kto był autorem pomysłów, jaką pełni funkcję w projekcie, ani jaki mamy do niego stosunek, ponieważ z założenia każdy członek zespołu (niezależnie od pełnionej funkcji) może wnieść do projektu coś nowego, ciekawego. Należy jednak podkreślić, że tak jak można przedstawić swój pomysł, tak również można na forum wyrażać swoją opinię.

Ważne jest aby już na pierwszym spotkaniu zwrócić uczestnikom uwagę na to, że popełnianie błędów nie jest czymś złym i każdemu może się to zdarzyć, ale najważniejsze jest to aby do takiego błędu się przyznać i samemu lub w grupie znaleźć rozwiązanie tego problemu i wdrożyć je w życie. Ponadto już podczas pierwszego spotkania warto ustalić, że ustalenia i wiedza projektowa nie są wyprowadzane poza obręb grupy projektowej oraz to, że osoby, które nie utożsamiają się z wizją projektu powinny zgłosić to natychmiast do swojego przełożonego i w miarę możliwości zmienić projekt lub odnaleźć drogę do utożsamienia się z projektem.

To tylko kilka z przykładowych reguł, jakie powinny zostać ustalone podczas pierwszego spotkania. Ustalenie takich zespołowych reguł wpłynie pozytywnie na przebieg projektu od początku do jego zakończenia. Ważne jest, aby każdy z członków zespołu miał dostęp do tych reguł w każdej chwili, a wszystkie wątpliwości i spory były rozwiązywane w pierwszej kolejności właśnie na podstawie tych zasad.

Istotną kwestią jest również to, aby wszyscy uczestnicy spotkania mieli szansę się poznać, tak aby współpraca na wszystkich etapach przebiegała w pozytywnej atmosferze, a cały zespół był zmotywowany od początku projektu, do jego końca. Każdy musi bowiem poznać zarówno swoją rolę w projekcie, jak również musi wiedzieć jakie role będa pełnić inni członkowie zespołu (Pawlak, 2006).

Relacje zespołowe podczas kick off meeting

Podczas kick off meetingu istotne jest aby każdy z członków zespołu mógł indywidualnie porozmawiać z innymi osobami, z którymi będzie współpracować. Można zrealizować to zarówno w formie szybkich rozmów prowadzonych przez moderatora, jednak o wiele swobodniejszą i lepszą formą są rozmowy odbywające się w przerwach w trakcie całego spotkania. Takie rozmowy nie są wymuszone, a uczestnicy mogą skupić się na rozmowie np. z osobami, z którymi będą najbliżej współpracować (Walczak, 2010).

Co należy ustalić podczas kick off meetingu

Ważne jest aby ustalić:

• Role poszczególnych członków zespołu,
• Zakres projektu,
• Grupy docelowe projektu,
• Narzędzia pracy w projekcie,
• Sposoby komunikacji zespołu,
• Czy członkowie zespołu zrozumieli jaki przyświeca im cel,
• Czy zespół utożsamia się z tym celem,
• Czy w sposób jasny zostały stworzone zasady współpracy oraz czy każdy z członków zespołu się z nimi zgadza,
• W jaki sposób będą rozliczane poszczególne zadania.

Cele spotkania inaugurującego projekt

Cele te dzielą się na cele jakie wyznacza sobie zespół projektowy oraz klient (Phillips, 2011).

Cele zespołu projektowego:

• Zrozumienie wizji projektu stworzonej i zaprezentowanej przez klienta,
• Zapoznanie się z tematyką projektu,
• Pokazanie zainteresowania projektem,
• Poznanie wszystkich członków projektu,
• Zaprezentowanie swoich pomysłów,
• Utwierdzenie klienta w przekonaniu, że wybrał odpowiedni zespół,
• Podsumowanie ustaleń i rozwianie ewentualnych wątpliwości.

Cele klienta:

• Odpowiednie zaprezentowanie tematyki projektu,
• Przekazanie wizji projektu,
• Przekazanie ewentualnych życzeń dodatkowych względem projektu,
• Poznanie wszystkich członków projektu,
• Podsumowanie ustaleń i rozwianie ewentualnych wątpliwości.

Podsumowanie kick off meetingu

Istotne jest, aby podczas spotkania została wyznaczona osoba, której zadaniem będzie sporządzenie podsumowania. Taka osoba będzie miała za zadanie zapisać np. w formie listy, aspekty omawiane podczas spotkania, tak aby każdy z uczestników mógł wrócić do ustaleń na dowolnym etapie projektu. Lista ta musi być stworzona w sposób czytelny i zrozumiały. Podczas kick off meetingu ważne jest, aby wszyscy uczestnicy zrozumieli cele każdej ze stron oraz to, że wszyscy obecni dążą do wspólnego sukcesu projektu. Tylko w takich warunkach, w warunkach zaufania i zrozumienia, projekt ma szansę pełnego powodzenia. Kick off meeting jest spotkaniem, podczas którego uczestnicy mogą wymieniać się pomysłami oraz obawami, co może bardzo pozytywnie wpłynąć na przebieg projektu i już na samym początku wyeliminować ewentualne przeszkody.

Fazy rozwoju zespołu

Podczas pierwszego spotkania należy również zaprezentować fazy rozwoju zespołu. Tak aby na każdym etapie projektu, pomimo ewentualnych zmian personalnych, zespół był całością, a żadna z jednostek nie starała się wpływać negatywnie na zachodzące zmiany. Bez takich ustaleń może dojść do sytuacji, gdzie większość czasu projektowego zostanie przeznaczona na rozwiązywanie wewnętrznych konfliktów, a nie na faktyczną pracę nad realizacją projektu, co długofalowo może wpłynąć na zespół jeszcze bardziej destruktywnie.

Agenda kick off meetingu

1. Członkowie projektu:

• Przedstawienie członków zespołu,
• Omówienie funkcji poszczególnych członków zespołu,
• Stworzenie procedur obowiązujących wszystkich członków zespołu.

2. Tematyka projektu:

• Omówienie celów i założeń projektu,
• Analiza potencjalnego odbiorcy,
• Sposoby dotarcia do wyznaczonych celów.

3. Zakres prac w projekcie:

• Jakie zadania są do wykonania,
• Jakie narzędzia zostaną użyte przy tworzeniu projektu,
• Jakimi kanałami będą komunikować się członkowie zespołu.

4. Ewentualne pytania i wątpliwości:

• Czas na zadawanie pytań przez uczestników spotkania,
• Odpowiedzi na pytania lub deklaracja uzyskania odpowiedzi na te pytania i przekazania ich członkom zespołu.

5. Zakończenie spotkania:

• Zapowiedź przesłania do uczestników podsumowania spotkania w formie pisemnej,
• Zapowiedź najbliższych kroków, jakie zostaną podjęte w projekcie.

Bibliografia

• Juchowska I. (2021): Odmień swój projekt, zorganizuj kick off meeting,
• Lientz B., Rea K.(1995): Project Management for the 21. century, Academic Press, San Diego,
• Łukaszewski L, (2021): 3..2..1 start, czyli od czego zacząć kick off meeting,
• Marszałkowski P. (2021): Kickoff meeting, spotkanie startowe,
• Pawlak M. (2006): Zarządzanie Projektami, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa,
• Phillips J.(2011): Zarządzanie projektami IT. Wydanie III, Helion, Gliwice,
• Sleziak M. (2021): Jak zorganizować spotkanie startowe projektu,
• Werewka J. (2013): Wybrane zagadnienia zarządzania projektami w przedsiębiorstwach informatycznych, Wydział Elektrotechniki, Automatyki, Informatyki i Inżynierii Biomedycznej, Akademia Górniczo-Hutnicza im. Stanisława Staszica w Krakowie, Kraków,
• Walczak W. (2010): Rola fazy planowania w zarządzaniu projektami, E-mentor, nr 1 (33), Warszawa.

Autor: Anna Toporek