Plan komunikacji w projekcie

Plan komunikacji w projekcie (inaczej: plan zarządzania komunikacją) jest to dokument, który powinien powstać w każdym projekcie bez względu na jego wielkość lub złożoność. Pomaga zrozumieć wszystkim zainteresowanym jakie oczekiwania wobec komunikacji w danym projekcie. Dla wszystkich odbiorców procesu komunikacji dokument przedstawiaj jaką informację, na kiedy oraz w jaki sposób otrzymają. Dla członków zespołu projektowego, odpowiedzialnego w większości za przygotowanie informacji, plan komunikacji opisuje jakie informację, kiedy i w jakim formacie powinny być dostarczone. Plan komunikacji zawiera zbiór procedur dla kierownika projektu i zespołu projektowego związanych ze zbieraniem i dystrybucją informacji.

Celem planu komunikacji jest zidentyfikowanie, udokumentowanie i zaplanowanie potrzeb informacyjnych oraz komunikacyjnych w projekcie.

TL;DR

Plan komunikacji w projekcie to dokument, który pomaga zrozumieć oczekiwania dotyczące komunikacji w projekcie. Zawiera informacje o tym, jakie informacje będą przekazywane, kiedy i w jaki sposób. Plan komunikacji powinien uwzględniać wymagania interesariuszy i zawierać procedury związane z komunikacją. Aby stworzyć plan komunikacji, kierownik projektu powinien zaplanować elementy związane z komunikacją, sprostować oczekiwania interesariuszy i udokumentować je. Plan komunikacji powinien uwzględniać również raportowanie. W planie komunikacji stosuje się macierz wymagań i macierz raportowania.

Elementy planu komunikacji

Plan komunikacji zawiera następujące elementy:

• Przegląd planu komunikacji w projekcie - streszczenie planu komunikacji, określenie celu w jakim stworzony został dokument, głównych informacji na temat odbiorców komunikatów, sposobów, okoliczności w jakich komunikacja ma zachodzić.
• Informacje administracyjne - wskazanie autora planu komunikacji, listy odbiorców planu, historii zmian dokumentu.
• Wymagania interesariuszy dotyczące komunikacji (np. w postaci macierzy komunikacji w projekcie), w tym:

• określenie informacji, które mają być przekazane (język, format, zawartość i poziom szczegółowości),
• powody dla których dostarcza się te informacje,
• ramy czasowe i częstotliwość dostarczania potrzebnych informacji,
• metody lub techniki wykorzystane do przekazywania informacji, np. notatka, poczta elektroniczna, komunikat prasowy,
• określanie osoby odpowiedzialnej za dostarczenie informacji.chęć współdziałania w zdobywaniu tych samych celów.

Tworzenie planu dokumentacji

W celu stworzenia planu komunikacji kierownik projektu powinien podjąć następujące działania:

• Zaplanować i udokumentować elementy związane z komunikacją w projekcie.

Kierownik projektu przygotowuję listę zagadnień niezbędnych do zdefiniowania w celu zapewnienia skutecznej komunikacji. Zagadnienia mogą obejmować następujące obszary określone dzięki odpowiedziom na następujące pytania:

• Dlaczego potrzebna jest dana informacja?
• Kto pracuje nad projektem?
• Jakich informacji oczekują interesariusze?
• Kiedy oczekują danej informacji?
• W jakiej formie powinna być informacja dostarczona?
• W jaki sposób materiały komunikacyjne będą przechowywane i wyszukiwane?
• W jaki sposób będą przekazywane informacje poufne oraz procedury związane z danym procesem?

• Zaplanować procesy umożliwiające sprostowanie oczekiwaniom komunikacyjnym poszczególnych interesariuszy.

Po wstępnym określeniu jakie są oczekiwania interesariuszy w kontekście komunikacji, warto poświęcić chwilkę na zaplanowanie/stworzenie procesów umożliwiających wywiązywanie się ze zobowiązań komunikacyjnych, oraz zweryfikować czy możliwe jest spełnienie wszystkich oczekiwań interesariuszy w zakresie komunikacji. Niektóre oczekiwania klientów mogą okazać się z przyczyn organizacyjnych niemożliwe do wykonania. Wówczas warto porozmawiać ponownie z takim interesariuszem i uzgodnić alternatywny sposób komunikacji, który spełni jego oczekiwania.

• Udokumentować oczekiwania komunikacyjne interesariuszy w planie komunikacji projektu.
• Stworzyć zestawienie wymagań interesariuszy projektu w zakresie komunikacji

Przy tworzeniu planu dokumentacji kierownik projektu powinien:

• Sprawdzić dostępność i zastosować procedury biura projektów związanych ze zbieraniem wymagań komunikacji
• Przeprowadzić burzę mózgów zarówno z zespołem projektowym, jak i interesariuszami, w celu uchwycenia ich oczekiwań odnośnie komunikacji
• Zorganizować konferencję prasową (jeśli klient tego oczekuje)
• Oczekiwania komunikacyjne powinny uwzględniać szczególnie oczekiwania związane z raportowaniem. Jeśli klient życzy sobie otrzymywać raporty o stanie * projektu, należy określić jak często, jakiego typu informacje powinny być zawarte w takim raporcie. W określeniu takich oczekiwań należy ściśle współpracować z danym interesariuszem.
• Zwrócić uwagę na to, kto jest odbiorcą danego produktu komunikacji i dostosować komunikat i formę odpowiednią dla odbiorcy informacji
• Zastosować standardowy formularz planu komunikacji firmy (jeśli istnieje taka możliwość).
• Upewnić się, że plan komunikacji zawiera wszystkie obszary projektu, które powinny być objęte procesem komunikacji
• Dokonać przeglądu wiedzy nabytej z innych projektów i zaktualizować plan komunikacji zgodnie z dobrymi praktykami
• Współpracować z klientem w procesie tworzenia planu komunikacji i uzyskać jego akceptacje kształtu dokumentu. Zaakceptowany dokument należy zarchiwizować.

W planie komunikacji w projektach stosuje się:

• Macierz wymagań w zakresie komunikacji
• Macierz raportowania

Macierz wymagań w zakresie komunikacji wskazuje jaką rolę w procesie komunikacji odgrywają poszczególni interesariusze, jakie informacje przepływają pomiędzy poszczególnymi interesariuszami. Zaletą takiej macierzy jest to, że pozwala ona kierownikowi projektu na szybką ocenę, jakie informację przepływają między poszczególnymi działami. Aby stworzyć macierz wymagań w zakresie komunikacji kierownik projektu musi podjąć następujące działania:

• Określić różne role niezbędne podczas realizacji projektu i umieścić je na macierzy
• Określić indywidualne potrzeby komunikacyjne związane z każdą rolą sprawowaną w projekcie
• Zarchiwizować macierz wymagań i podpisać (zaakceptować) ją z klientem

Macierz raportowania identyfikuje raporty, jakie będzie zobowiązany przygotować kierownik projektu dla różnych interesariuszy w projekcie: dla różnych ról, które będą pełnić interesariusze. Główną różnicą między macierzą raportowania a wymagań w zakresie komunikacji jest to, że macierz wymagań uwzględnia informację przekazywane zarówno przez ludzi, jak i przez narzędzia informatyczne, natomiast macierz raportowania dotyczy przepływu informacji tylko między ludźmi. W celu stworzenia macierzy raportowania kierownik projektu musi podjąć następujące kroki:

• Zidentyfikować role w projekcie oraz typy oczekiwanych raportów
• Ocenić jakich raportów będzie oczekiwać każda z osób/grup pełniących określone role w projekcie. Takie informacje najwygodniej jest zbierać w trakcie wywiadów (zbieranie informacji na temat wymagań związanych z raportowaniem można dokonywać w trakcie tych samych wywiadów co informację związane z raportowaniem)
• Zarchiwizować tak przygotowany dokument, przesłać klientowi do akceptacji.

Plan komunikacji w projekcie — artykuły polecane

Zmiana wg PRINCE2 — Zarządzanie zleceniami wg PMBOK — Karta projektu — Lista kontrolna audytora — PCM - Etap wdrożenia — Metodyka PMI — Procesy realizacji wg PMBOK — Procesy w projekcie — Procesy planowania wg PMBOK

Bibliografia

• Janasz K., Wiśniewska J. (red.) (2014), Zarządzanie projektami w organizacji, Difin, Warszawa
• Kandefer-Winter K., Nadskakuła O. (2013). Zarządzanie projektami krok po kroku, samo.sedno, Warszawa
• Kandefer-Winter K., Nadskakuła O. (2016). Komunikacja w zarządzaniu projektami, CeDuWu.pl, Warszawa
• Kupidura T. (2014). Technologie informacyjno-komunikacyjne w projektach międzynarodowych wpierających rozwój kompetencji cyfrowych, Edukacja ustawiczna dorosłych, Nr 3(86)
• Muszyńska K. (2010).Kształtowanie modelu komunikacji w zespole projektowym, Uniwersytet Szczeciński Wydział Nauk Ekonomicznych i Zarządzania
• Muszyńska K. (2011). Organizacja komunikacji w zespole projektowym z wykorzystaniem oprogramowania Wiki, Studies & Proceedings of Polish Association for Knowledge Management, Nr 56
• Pawlak M. (2011), Zarządzanie projektami, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa

Autor: Zuzanna Sowa