Cykl organizacyjny

Cykl organizacyjny zwany także cyklem działania zorganizowanego lub działaniem zorganizowanym to działanie zmierzające do osiągnięcia określonego celu, charakteryzujące się zachowaniem odpowiedniej kolejności etapów działania, konsekwentnym zastosowaniem się do zasad realizacji każdego z nich z uwzględnieniem stopniowego doskonalenia.

TL;DR

Cykl organizacyjny to proces, który ma na celu osiągnięcie określonego celu poprzez kolejne etapy działania, takie jak ustalenie celu, zbadanie środków, zgromadzenie zasobów, wykonanie działania i kontrola wyników. Istnieje wiele wersji cyklu organizacyjnego, ale najczęściej spotykane są trzy etapy: przygotowanie działania, wykonanie zadania i kontrola otrzymanych wyników. Cykl organizacyjny jest podstawą postępowania organizatorów na całym świecie.

Geneza

Francuski inżynier Le Chatelier, który wykorzystując i uogólniając dorobek F. W. Taylora opracował koncepcję cyklu organizacyjnego, w myśl której, aby jakiekolwiek działanie przebiegało sprawnie należy postępowć w sposób uporządkowany, realizując kolejno następujące etapy:

• Ustalanie celu, które mamy osiągnąć.

Le Chatelier podkreślał wagę przygotowania działań w pierwszym etapie dlatego sprecyzował wytyczne odnośnie ustalania celu. Dobrze sformułowany cel powinien być:

• jedyny,
• ścisły, powinien dokładnie wskazywać to do czego się dąży,
• ograniczony, bowiem zawsze ograniczone są środki,
• użyteczny.

Cel, który posiada wymienione cechy będzie bardziej prawdopodobny do osiągnięcia.

• Zbadanie środków i metod, które są potrzebne do osiągnięcia tego celu.

W drugim etapie korzysta się z obserwacji oraz doświadczeń. Obserwacja dostarcza nam ogólnych informacji o zjawisku lub problemie a doświadczenia umożliwiają ustalenie ilościowych i jakościowych związków między zjawiskami.

• Zgromadzenie środków i warunków uznanych za potrzebne.

Trzeci etap polega na pozyskiwaniu odpowiedniej ilości zasobów, które zostaną przydzielone do konkretnych zadań. Zasoby są niezbędne, aby osiągnąć cel.

• Wykonanie działania stosownie do powziętego planu.

Po tym etapie powinno nastąpić osiągnięcie celu.

• Kontrola otrzymanych wyników.

Etap piąty polega na kontroli oraz wyciąganiu wniosków. Ocena wyników umożliwia korygowanie kolejnych planów lub sposobów realizacji zadania.

Etapy cyklu organizacyjnego

Jest wiele wersji cyklu organizacyjnego począwszy od tradycyjnego (LE Chateliera), aż do cyklu działania systemowego opracowanego przez współczesnych teoretyków. Zdaniem niektórych badaczy cykl organizacyjny składa się z pięciu faz (przegląd sytuacji, przygotowanie informacji podjęcie decyzji, przekazanie zadań wykonawcom oraz kontrola wykonania).

Działanie zorganizowane J. Zieleniewskiego

Na podstawie modelu Le Chatelier’a J. Zieleniewski opracował pięcioetapowy cykl działania zorganizowanego:

1. Określenie celu, warunkującego sprawność działania.
2. Planowanie działania, czyli analizowanie warunków i poszukiwanie środków i sposobów działania.
3. Pozyskanie i rozmieszczenie zasobów niezbędnych do realizacji planu.
4. Realizowanie planu, oznaczające stosowanie środków działania jakie zostały przewidziane w planie.
5. Kontrolowanie realizacji, które umożliwia wykrycie sprzecznośći pomiędzy rezultatami zaplanowanymi a uzyskanym.

Klasyczny model podziału cyklu organizacyjnego

W literaturze najczęściej spotkać można cykl organizacyjny podzielony na trzy etapy:

1. Przygotowanie działania.
2. Wykonanie (realizacja) zadania.
3. Kontrola otrzymanych wyników.

W pierwszej fazie cyklu nie chodzi tylko o sformułowanie celu działania działania, lecz o zrozumienie jego treści, istoty, rodzaju, koncentrację na celach wewnętrznie niesprzecznych i osiągalnych; uświadomieniu sobie priorytetu potrzeb; zbadaniu zasobów i warunków, które potrzebne są do osiągnięcia celu; dokonaniu czynności planistycznych (program, plan, algorytm); przygotowaniu zasobów i warunków uznanych za niezbędne do zastosowania.

W etapie drugim następuje wykonanie zamierzonej czynności stosownie do powziętego planu.

Trzeci etap polega na kontroli otrzymanych wyników oraz wyciąganiu wniosków, które mogą np. dotyczyć zmian w sposobie realizacji poszczególnych kroków czy w sposobie wykorzystania nie zużytych zasobów.

Jest to cykl, bowiem istnieje możliwość, częstokroć także konieczność, powtarzania poszczególnych kroków, ponownego "uruchomienia" procedury np. w wyniku kontroli może zaistnieć konieczność sformułowania nowego celu. Niekiedy niezbędny może być także powrót do faz wcześniejszych (np. ponowne określenie celu), gdy okaże się, że osiągnięcie zamierzonego celu nie jest realne, jest zbyt kosztowne lub odległe w czasie. Dlatego istotną rolę odgrywać winna nie tylko kontrola końcowa, lecz również kontrola bieżąca (kontrola w toku czynności). Cykle te mają zastosowanie do działań prostych i złożonych. Cykl organizacyjny jest do dziś podstawą postępowania organizatorów na całym świecie, Rozwijany i dostosowywany do konkretnych sytuacji i celów znajduje odbicie w różnych szczególnych metodykach rozwiązywania problemów organizacyjnych.

Cykl organizacyjny — artykuły polecane

Metoda prognostyczna — Metoda RAPPOS — Cykl Deminga — Analiza diagnostyczna — Planowanie przestrzenne zakładu — Założenia koncepcji wariantowania — Matryca logiczna — Wykres programowy procesu decyzji — Podejście systemowe

Bibliografia

• Chrisidu-Budnik A. i in. (2005), Nauka organizacji i zarządzania, Kolonia Limited, Wrocław
• Kisielnicki J. (2014), Zarządzanie. Jak zarządzać i być zarządzanym?, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa
• Koźmiński A., Piotrowski W. (red.) (2010), Zarządzanie teoria i praktyka, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa
• Nowosielski S. (2009), Podejście procesowe w organizacjach, Prace Naukowe Uniwersytetu Ekonomicznego we Wrocławiu, Nr 52
• Szymańska K. (red.) (2015), Kompendium metod i technik zarządzania, Wolters Kluwer, Warszawa
• Zieleniewski J. (1969), Organizacja i zarządzanie, Państwowe Wydawnictwo Naukowe, Warszawa

Autor: Łukasz Brzyski, Aleksandra Nowak