Archiwum

Archiwum - "jest to miejsce przeznaczone dla rzeczy niepotrzebnych w bieżącym życiu, do których jednak mamy skłonność się jeszcze czasem odnosić, dlatego też nie niszczymy ich, a składamy w tym lamusie, jakim jest archiwum ".

Waldemar Chorążyczewski zauważa, że ze względu na fakt jak długo archiwum funkcjonuje jako instytucja społeczna możemy dziś rozróżnić kilka pojęć terminu "archiwum", a są nimi :

• archiwum jako instytucja,
• archiwum jako komórka instytucji,
• archiwum jako część archiwaliów,
• archiwum jako fizyczne miejsce przechowywania.

TL;DR

Archiwum to miejsce przechowywania rzeczy, do których nadal się odnosimy. Może mieć różne znaczenia, takie jak instytucja, komórka instytucji, część archiwaliów lub fizyczne miejsce przechowywania. Główne zadania archiwum to gromadzenie, opracowywanie, przechowywanie i udostępnianie materiałów. Istnieją różne oznaczenia kategorii archiwalnych. Archiwum społeczne powstaje w wyniku działalności obywatelskiej i ma na celu ochronę dziedzictwa kulturowego. Archiwa coraz częściej korzystają z nowoczesnych technologii, co prowadzi do powstania archiwów wirtualnych, które zarządzają zasobami elektronicznymi.

Podstawowe zadania archiwum

Jak twierdzi Halina Robótka, możemy rozróżnić cztery główne funkcje archiwów: gromadzenie, opracowywanie, przechowywanie i udostępnianie. Według autorki jedną z najwcześniej ukształtowanych funkcji archiwum jest przechowywanie. Polega ono na tworzeniu odpowiedniej infrastruktury do magazynowania i zabezpieczania materiałów archiwalnych przed różnego rodzaju zagrożeniami zewnętrznymi i wewnętrznymi. Kolejnym zadaniem archiwum jest udostępnianie materiałów. Zdaniem Haliny Robótki, jego głównym celem jest możliwie łatwe i sprawne dostarczenie dokumentacji użytkownikowi. Z kolei gromadzenie, w dzisiejszych czasach przeszło swego rodzaju ewolucję i jak twierdzi autorka: "(...) w dzisiejszych archiwach to nie tylko bierne przyjmowanie napływających materiałów, ale przede wszystkim wpływanie na procedury powstawania dokumentacji". Opracowanie zasobu, zdaniem Haliny Robótki obejmuje wszelkie operacje na dokumentach związane z: studiami wstępnymi, wyodrębnianiem lub scalaniem zespołów, brakowaniem i porządkowaniem właściwym.

Rodzaje oznaczeń kategorii archiwalnych

Sposób oznaczania kategorii archiwalnych :

• Symbolem "A" oznacza się kategorię archiwalną materiałów archiwalnych.
• Symbolem "B" oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji niearchiwalnej, z tym że:

symbolem "B" z dodaniem liczb arabskich oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, przy czym liczby odpowiadają minimalnemu okresowi przechowywania tej dokumentacji, liczonemu w pełnych latach kalendarzowych począwszy od dnia 1 stycznia roku następnego od daty zakończenia sprawy;

symbolem "BE" z dodaniem liczb arabskich oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania, liczonego w sposób określony w pkt 1, podlega ekspertyzie archiwalnej przeprowadzanej : przez archiwum państwowe lub archiwum wyodrębnione;

symbolem "Bc" oznacza się dokumentację niearchiwalną wtórną, o ile zachowały się oryginały (równoważniki) lub dokumentację posiadającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne o okresie przechowywania krótszym niż jeden rok, liczonym w sposób określony w pkt 1.

Archiwum społeczne

Centrum Archiwistyki Społecznej proponuje następującą definicję archiwum społecznego: "Archiwum społeczne powstaje w efekcie celowej oddolnej działalności obywatelskiej. Jego główną misją jest aktywne działanie na rzecz ratowania i ochrony dziedzictwa kulturowego, a celem - pozyskiwanie, zabezpieczanie, opracowanie i udostępnianie materiałów wchodzących w skład niepaństwowego zasobu archiwalnego.

Zdaniem Katarzyny Ziętal cechą charakterystyczną archiwum społecznego powinno być właśnie jego współtworzenie przez społeczeństwo. Istotne jest to by owe współtworzenie wynikało na wszystkich etapach funckjonowania archiwum. Autorka zauważa, że po jakimś czasie to sam odbiorca staje się twórcą archiwum: "Czasem zaciera się granica między odbiorcami a twórcami archiwum - czytelnicy stają się wolontariuszami, pomagają opracowywać zbiory ".

Ewolucja archiwów

Jak podaje Anna Sobczak instytucje archiwalne coraz częściej używają nowoczesnych technologi informatycznych: "(...) czy to tworząc i udostępniając bazy danych z informacjami o zasobach, czy digitalizując zbiory, a także gromadząc elektroniczny zasób będący owocem działalności coraz większej liczby urzędów, przedsiębiorstw i instytucji ".

Zdaniem autorki prowadzi to do tego, że obecnie zaczynamy mieć do czynienia z zupełnie nowym typem archiwum, tzw. "archiwum wirtualnym". "Archiwum wirtualne" to nic innego jak instytucja która ma za zadanie korzystać i zarządzać zasobami archiwalnymi z wykorzystaniem urządzeń elektronicznych. Według Anny Sobczak dysponuje ona częściowo zintegrowanymi elektronicznie systemami zarządzania informacją oraz stosuje systemy udostępniania i zarządzania skanami oraz dokumentami elektronicznymi .

Archiwum — artykuły polecane

Archiwizacja — SQL — Baza danych — Biznes — Dane — Informacja — Kod kreskowy — Kopia zapasowa — Telekomunikacja

Bibliografia

• Chorążyczewski W. (2014), Archiwistyka dla początkujących (wersja 1), Wydawnictwo UMK, Toruń
• Robótka H. (2003), Wprowadzenie do archiwistyki, Wydawnictwo UMK, Toruń
• Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej Dz.U. 2015 poz. 1743
• Sobczak A. (2014), Między tradycyjnym a wirtualnym archiwum: narodziny cyfrowej tożsamości archiwów w Niemczech, Narodowe Archiwum Cyfrowe, Warszawa
• Ziętal K. (2012), Archiwistyka społeczna, Ośrodek KARTA, Warszawa

Autor: Olaf Śliwa