System informowania kierownictwa

System informowania kierownictwa (SIK) to "system gromadzący kompleksowe dane, organizujący je i sumujący w formie przydatnej dla menadżerów i dostarczający tym menadżerom informacji potrzebnej im w pracy" (R.W. Griffin, 2001, s. 684). Także, "system służący do automatycznego przetwarzania danych, wspomagający system zarządzania" (M Strużycki (red.), 2002, s. 149).

SIK zdefiniować można również jako "zintegrowaną baz[ę] danych, przyjmującą informacje ze wszystkich działów firmy, dzięki niemu menedżerowie różnych działów mogą łatwo sięgać do informacji z innych komórek" (Kubiak, 2013, s. 278).

Użytkownicy SIK to zazwyczaj pracownicy firmy, którzy spełniają funkcje kierownicze. Ich zainteresowanie wykorzystaniem systemów SIK dotyczy zazwyczaj uzyskania informacji służących do podjęcia decyzji na różnych szczeblach. Służą temu różne informacje zawarte w SIK, którego zadaniem jest udostępnienie użytkownikom bardzo wysokiej jakości dostarczanych informacji (Kisielnicki, 2013, s. 281).

TL;DR

System informowania kierownictwa (SIK) to system gromadzący, organizujący i dostarczający informacji potrzebnych menadżerom do podejmowania decyzji. SIK operuje na bazie danych i dostarcza różne typy informacji, takie jak dane syntetyczne, alarmowe i dostępne warianty decyzyjne. System może wysyłać powiadomienia o zagrożeniach lub przekazywać informacje za pomocą tradycyjnych nośników danych. SIK może być wykorzystywany do podejmowania decyzji strategicznych, taktycznych i operacyjnych. Główne funkcje SIK to gromadzenie i opracowanie danych, uporządkowane dostarczanie informacji, wprowadzenie spójnej strategii informacyjnej i ułatwienie dostępu do raportów. System powinien spełniać pewne warunki i kryteria funkcjonalne, a jego tworzenie wymaga określenia charakteru systemu, opracowania koncepcji, identyfikacji użytkowników i ich potrzeb, oceny technicznych wymagań i przeszkolenia pracowników.

Dane wchodzące w zakres systemu informowania kierownictwa

SIK operują na zasadzie przetwarzania danych oraz przekazywania ich w odpowiedniej, uprzednio ustalonej formie do kadry zarządzającej na wszystkich szczeblach zarządzania w organizacji. Dostępność danych może różnić się w zależności od sfery działalności konkretnego menedżera, jednak typy informacji otrzymywanych z systemu są podobne i są nimi między innymi informacje (Jankiewicz, Mierzwa, 2017, s. 42):

• Syntetyczne - o określonym uprzednio zakresie (ze zdefiniowanym układem ekranów, kolumn, wierszy oraz tytułów) lub niestandardowe (stworzone przez SIK autonomicznie na podstawie dostępnych danych).
• Alarmowe - wskazujące na wystąpienie, lub możliwość wystąpienia niekorzystnych zjawisk.
• O dostępnych wariantach decyzyjnych rozwiązania jakiegoś problemu.

System może również, w określonych sytuacjach, sam wysłać do użytkownika powiadomienie o możliwości wystąpienia jakiegoś zagrożenia lub też notyfikację, że nie istnieje żadne zagrożenie i wszystko odbywa się zgodnie z planem. Odpowiedzi na zapytania w SIK oraz powiadomienia wyświetlane mogą być bezpośrednio w systemie lub przekazywane za pomocą tradycyjnych nośników danych, np. druku (Kisielnicki, 2013, s. 279-280).

Biorąc pod uwagę szeroki zakres decyzji do których podejmowania wykorzystywane są SIK, zawierają one dużą ilość różnych modułów, które ograniczone są jedynie poprzez zawartość baz danych oraz uprawnienia użytkownika do obsługi SIK (Kisielnicki, 2013, s. 280). Wśród dostępnych modułów znajdują się między innymi (Kisielnicki, 2013, s. 87):

• Zarządzanie zapasami.
• Analiza sprzedaży.
• Analiza kosztów,
• Analiza kontraktów i ich kosztów.
• Analiza efektywności działalności organizacji.

Schemat działania systemu informowania kierownictwa

SIK zaliczane są do tzw. systemów informowania kierownictwa drugiej generacji (II generacji systemów informatycznych). Takie systemy korzystając z baz danych, pracują w trybie konwersacyjnym opartym na schemacie pytanie-odpowiedź. (Kisielnicki, 2013, s. 81-83).

Podstawowy system informacji kierownictwa oparty jest na zintegrowanej bazie danych. Umożliwia on menadżerom z różnych obszarów funkcjonalnych na sięganie do bazy danych we właściwym czasie i uzyskiwanie z niej informacji, które są im niezbędne w podejmowaniu decyzji. Zintegrowana baza danych jest przystosowana do przyjmowania, organizowania, sumowania i przeliczania danych i informacji pochodzących od dowolnego menadżera z dowolnego obszaru funkcjonalnego, która może przekazywać tę informacje innym dowolnym menadżerom włączonym do sieci systemu.

Komunikacja użytkownika z systemem może odbywać się także na zasadzie iteracji. W przypadku gdy odpowiedź udzielona przez SIK na pytanie zadane przez użytkownika jest niewystarczająca, użytkownik ma możliwość zadania kolejnych pytań, aby doprecyzować otrzymaną odpowiedź. Podobnie, jeśli pytanie, które zada użytkownik jest nieprecyzyjne - system udzieli wskazówek w jaki sposób zadać pytanie, aby było one jednoznaczne do zinterpretowania (Kisielnicki, 2013, s. 280).

Funkcje systemu informowania kierownictwa

SIK wdrażane są w organizacjach po to, aby ograniczyć ryzyko podjęcia nieskutecznych decyzji oraz zmaksymalizować prawdopodobieństwo podjęcia decyzji skutecznej. Główna funkcja SIK to gromadzenie orz opracowanie danych tak, aby mogły być one przekazane do oraz wykorzystane przez użytkowników systemu w odpowiedni sposób (Jankiewicz, Mierzwa, 2017, s. 40).

SIK jako systemy służące do wspierania podejmowania decyzji przy wykorzystaniu systemów informatycznych, mogą spełniać wiele funkcji, w zależności od typu podejmowanej decyzji. Mogą to być między innymi decyzje (Kisielnichi, 2013, s. 84)

• Strategiczne - SIK dostarcza dane z zakresu zainteresowania użytkownika, które pozwalają na skorygowanie działań i decyzji.
• Taktyczne - SIK służy do wyszukania odpowiednich informacji w zbiorach danych i przedstawienia ich w zdefiniowanym przez użytkownika układzie.
• Operacyjne - SIK spełnia te funkcje, co w przypadku decyzji taktycznych, a dodatkowo pozwala na szybką analizę danych i odchyleń od pożądanych wartości.

Inne funkcje jakie spełniać powinien SIK jako narzędzie służące do wsparcia przy podejmowaniu decyzji w organizacji to między innymi (Jankiewicz, Mierzwa, 2017, s. 41):

• Możliwość szybkiego dostarczenia uporządkowanych informacji użytkownikom w uprzednio zdefiniowanej formie.
• Wprowadzenie skoordynowanej i spójnej strategii informacyjnej przy wykorzystaniu tych samych źródeł i baz danych na każdym szczeblu organizacji.
• Wyeliminowanie konieczności ręcznego przetwarzania i analizy danych.
• Ustandaryzowanie oraz ułatwienie dostępu do najczęściej wykorzystywanych raportów.
• Umożliwienie użytkownikom SIK przygotowania własnych zestawień zgodnie ze swoimi potrzebami.

Przykładami wykorzystania SIK są następujące sytuacje:

• Menadżer prowadzący rozmowę z klientem na temat oczekiwanych terminów dostaw może skorzystać z bazy danych i sprawdzić kiedy firma może dokonać wysyłki.
• Menadżer produkcji na podstawie bazy danych może określić ile produktu należy wyprodukować w ciągu miesiąca lub tygodnia.
• Firmie przemysłowej korzystającej z skomputeryzowanego systemu gospodarki opracowanego przez SIK łatwo będzie rejestrować zapasy ale i również rejestrować oczekiwane zamówienia.

Cechy systemu informowania kierownictwa

SIK powinny spełniać pewne warunki oraz kryteria funkcjonalne, aby w jak najwyższym stopniu ułatwiać użytkownikom korzystanie z raportów i ekranów dostępnych w systemie. Aby tak się stało, SIK powinny spełniać chociaż niektóre z poniższych wymagań (Kubiak, 2013, s. 277-278):

• Posiadanie tematycznych hurtowni danych.
• Spełnianie funkcji analizy danych i wyciągania wniosków na podstawie odkrywanych zależności, formułowanych uogólnień i odpowiedniej klasyfikacji danych
• Pełnienie funkcji pojedynczego punktu dostępu do większości wiedzy zgromadzone w organizacji oraz udostępnienie tego dostępu użytkownikom w odpowiednim zakresie.
• Zapewnienie bezpieczeństwa danych umieszczonych w systemie na odpowiednio wysokim poziomie.
• Oferowanie przyjaznego użytkownikowi interfejsu, umożliwiającego kategoryzację informacji oraz dotarcie do różnych źródeł informacji.
• Wspomaganie pracy osób, grup i zespołów.

Pod względem funkcjonalnym, SIK także musi spełniać pewnie zasadnicze wymagania. Musi być on oparty na sprawnym modelu przepływu danych, aby unikać dezaktualizacji informacji w systemie. Dodatkowo, ilość zgromadzonych danych nie powinna być zbyt duża, aby nie doszło do niewłaściwej redukcji zbioru która mogłaby prowadzić do podejmowania złych decyzji. Kolejno, system musi być maksymalnie prosty w obsłudze, aby minimalizować możliwość pomyłki wynikającej z niewiedzy użytkownika. Powinien być także odpowiednio elastyczny, aby umożliwić szybką reakcję na zmienne wymagania użytkowników systemu (Jankiewicz, Mierzwa, 2017, s. 43).

Proces tworzenia systemu informowania kierownictwa

Podczas tworzenia SIK należy w pierwszej kolejności uwzględnić etap, w którym określony zostanie charakter danego systemu. Powinna także zostać opracowana koncepcja SIK, który zostanie wdrożony w danej organizacji. Konkretne kroki jakie powinny zostać podjęte to (Jankiewicz, Mierzwa, 2017, s. 44):

• Określenie i ocena bieżących raportów wraz z określeniem miejsca, gdzie powstają oraz osób, które z nich korzystają.
• Skatalogowanie źródeł danych i opracowanie schematu wprowadzania ich do SIK.
• Identyfikacja głównych użytkowników systemu oraz ich potrzeb.
• Opracowanie koncepcji SIK, stworzenie jego wstępnej struktury i zawartych w niej modułów.
• Dokonanie oceny technicznych wymagań SIK (ogreslenie wymagań sprzętowych ilościowych oraz technicznych).
• Opracowanie wstępnego układu oraz wyglądu ekranów SIK, po konsultacji z użytkownikami - także ostatecznego ich wyglądu.
• Przeszkolenie pracowników z obsługi SIK.
• Udostępnienie systemu użytkownikom.

System informowania kierownictwa — artykuły polecane

System informacji menedżerskiej — System obiegu informacji — System ekspercki — Portal korporacyjny — Informatyczne systemy zarządzania produkcją — Baza wiedzy — Kokpit menedżerski — Hurtownia danych — Cykl życia systemu informatycznego

Bibliografia

• Griffin R. (2017), Podstawy zarządzania organizacją, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa
• Jankiewicz S., Mierzwa D. (2017), System informowania kierownictwa jako podstawa rozszerzenia współpracy banku z sektorem przedsiębiorstw, Zeszyty Naukowe Wyższej Szkoły Bankowej w Poznaniu, t. 76, nr 5
• Kisielnicki J. (2013), Systemy informatyczne zarządzania, Placet, Warszawa
• Kubiak K. (2013), Wpływ technologii informatycznej na przepływ wiedzy w przedsiębiorstwach high-tech, Nierówności Społeczne a Wzrost Gospodarczy, nr 35
• Strużycki M. (red.) (2004), Zarządzanie przedsiębiorstwem, Difin, Warszawa
• Zhang Y. (2016), Management information system, Proceedings of the 2017 2nd International Conference on Machinery, Electronics and Control Simulation (MECS 2017)

Autor: Alicja Mazur, Justyna Prus