Rezerwy w projekcie: Różnice pomiędzy wersjami
Z Encyklopedia Zarządzania
m (cleanup bibliografii i rotten links) |
|||
| (Nie pokazano 16 wersji utworzonych przez 2 użytkowników) | |||
| Linia 1: | Linia 1: | ||
'''Rezerwy w projekcie''' są ściśle związane z zarządzaniem ryzykiem w projekcie a konkretniej z kosztami ryzyka. Obsługują i wspierają one [[akcje]] związane z podjętym ryzykiem oraz [[koszty]] wynikające z błędnych szacunków na etapie planowania. Wyznaczamy rezerwy dotyczące finansów oraz rezerwy czasowe (L. Regulski 2011, s. 82,82) | |||
==TL;DR== | |||
Rezerwy w projekcie to finanse przeznaczone na zarządzanie ryzykiem i kosztami projektu. Dzielą się na rezerwy finansowe (strategiczne, operacyjne, menedżerskie) i rezerwy czasowe. Rezerwy czasowe uwzględniają czas realizacji projektu i mogą być ogólne (bez wpływu na inne zadania) lub wolne (bez zmniejszania rezerw kolejnych zadań). Rezerwy czasowe można uzyskać z diagramu sieciowego projektu. | |||
==Podział rezerw finansowych== | |||
===Rezerwa strategiczna=== | |||
Innymi słowami [[budżet]] rezerwowy, są to finanse mające na celu albo zapobiegać sytuacjom stanowiącym [[zagrożenie]] dla projektu, albo wykorzystywać nadarzające się [[szanse]] na usprawnienie projektu. Nazwa pochodzi od sposobu wykorzystania tej rezerwy z racji tego, że może to być [[decyzja]] przełomowa w projekcie i trzeba ją podjąć na poziomie strategicznym. Decyzja podejmowana jest na podstawie [[Analiza ryzyka w projekcie|analizy ryzyka]] w trakcie trwania projektu przez wyższe kierownictwo (S. Spałek i in. 2012, s. 162,163) Ilość środków pieniężnych przeznaczonych na tą rezerwę można wyznaczyć poprzez: | |||
== Podział rezerw finansowych == | |||
=== Rezerwa strategiczna === | |||
Innymi słowami [[budżet]] rezerwowy, są to finanse mające na celu albo zapobiegać sytuacjom stanowiącym [[zagrożenie]] dla projektu, albo wykorzystywać nadarzające się [[szanse]] na usprawnienie projektu. Nazwa pochodzi od sposobu wykorzystania tej rezerwy z racji tego, że może to być [[decyzja]] przełomowa w projekcie i trzeba ją podjąć na poziomie strategicznym. Decyzja podejmowana jest na podstawie [[Analiza ryzyka w projekcie|analizy ryzyka]] w trakcie trwania projektu przez wyższe kierownictwo | |||
* przeprowadzenie analizy ilościowej ryzyka w projekcie, | * przeprowadzenie analizy ilościowej ryzyka w projekcie, | ||
* poprzez odgórną decyzję bazującą na istotności projektu (np. procent z ogólnego założonego budżetu). | * poprzez odgórną decyzję bazującą na istotności projektu (np. procent z ogólnego założonego budżetu). | ||
=== Rezerwa operacyjna (contingency) === | ===Rezerwa operacyjna (contingency)=== | ||
[[Rezerwa operacyjna (contingency)]] jest stosowana ze względu na [[niepewność]] planowania projektu. W trakcie fazy planowania nie jesteśmy w stanie określić wszystkich, dokładnych kosztów prac i z tego względu konieczne jest ich oszacowanie. Dalszym krokiem jest utworzenie rezerwy na podstawie wykonanych szacunków, ponieważ istnieje [[ryzyko]] ich niedokładności. Kwota rezerwy operacyjnej jest przyznawana kierownikowi projektu i dzięki niej może on w sposób szybki poradzić sobie z drobnymi odchyleniami na poziomie operacyjnym w projekcie. Istnieje kilka metod utworzenia tej rezerwy: | [[Rezerwa operacyjna (contingency)]] jest stosowana ze względu na [[niepewność]] planowania projektu. W trakcie fazy planowania nie jesteśmy w stanie określić wszystkich, dokładnych kosztów prac i z tego względu konieczne jest ich oszacowanie. Dalszym krokiem jest utworzenie rezerwy na podstawie wykonanych szacunków, ponieważ istnieje [[ryzyko]] ich niedokładności. Kwota rezerwy operacyjnej jest przyznawana kierownikowi projektu i dzięki niej może on w sposób szybki poradzić sobie z drobnymi odchyleniami na poziomie operacyjnym w projekcie. Istnieje kilka metod utworzenia tej rezerwy: | ||
* najczęściej stosuje się około 10% całości budżetu na to ryzyko, | * najczęściej stosuje się około 10% całości budżetu na to ryzyko, | ||
* w bardziej zaawansowanych przypadkach stosuje się [[metody statystyczne]] takie jak [[PERT|PERT]] lub analiza wariantowa | * w bardziej zaawansowanych przypadkach stosuje się [[metody statystyczne]] takie jak [[PERT|PERT]] lub analiza wariantowa (M. Trocki 2015, s. 192-193) | ||
<google> | <google>n</google> | ||
=== Rezerwa menedżerska === | ===Rezerwa menedżerska=== | ||
Według [[IPMA]] w budżecie projektu powinna znajdować się [[rezerwa menedżerska]], inaczej nazywana rezerwą zarządu, na pokrycie nieoczekiwanych potrzeb powstających w trakcie trwania projektu.Powinno się ją traktować ze szczególną uwagą w wypadku stosowania płatności zaliczkowych. Ustala się ją poprzez obliczenie i ocenę przypływów i wypływów pieniężnych oraz poprzez [[zarządzanie]] zasobami finansowymi oraz informację zwrotną. (IPMA Polska 2009, s. 71) | Według [[IPMA]] w budżecie projektu powinna znajdować się [[rezerwa menedżerska]], inaczej nazywana rezerwą zarządu, na pokrycie nieoczekiwanych potrzeb powstających w trakcie trwania projektu.Powinno się ją traktować ze szczególną uwagą w wypadku stosowania płatności zaliczkowych. Ustala się ją poprzez obliczenie i ocenę przypływów i wypływów pieniężnych oraz poprzez [[zarządzanie]] zasobami finansowymi oraz informację zwrotną. (IPMA Polska 2009, s. 71) | ||
== Rezerwa czasowa == | ==Rezerwa czasowa== | ||
Kolejna rezerwa ściśle współgra z czasem realizacji projektu. Uwzględnia ona najczęstszy [[koszt]] projektu którym są [[nakłady]] pracy w czasie inaczej roboczogodziny. Szacunek określenia projektu w czasie powinien uwzględniać rezerwę. Zasadą jest ustalanie procentowej rezerwy czasowej od trwania całego projektu nie od pojedynczych zadań, ponieważ niewykorzystane rezerwy mogłyby sprawić wrażenie wyprzedzania terminów i spowolnienie pracy. Procentowe wyznaczenie rezerwy czasowej powinno być zmienne ze względu na [[złożoność]] projektu oraz doświadczenie zespołu. Przy dużym stopniu złożoności oraz świeżym zespole może to być nawet 50%. Oszacowane czasy zadań należy kontrolować w czasie rzeczywistym oraz w przypadku odchyleń zaplanować rozwiązania naprawcze i w przypadku wydłużania się zadania należy wdrożyć. Uzyskane [[dane]] należy zachować na poczet przyszłych projektów | Kolejna rezerwa ściśle współgra z czasem realizacji projektu. Uwzględnia ona najczęstszy [[koszt]] projektu którym są [[nakłady]] pracy w czasie inaczej roboczogodziny. Szacunek określenia projektu w czasie powinien uwzględniać rezerwę. Zasadą jest ustalanie procentowej rezerwy czasowej od trwania całego projektu nie od pojedynczych zadań, ponieważ niewykorzystane rezerwy mogłyby sprawić wrażenie wyprzedzania terminów i spowolnienie pracy. Procentowe wyznaczenie rezerwy czasowej powinno być zmienne ze względu na [[złożoność]] projektu oraz doświadczenie zespołu. Przy dużym stopniu złożoności oraz świeżym zespole może to być nawet 50%. Oszacowane czasy zadań należy kontrolować w czasie rzeczywistym oraz w przypadku odchyleń zaplanować rozwiązania naprawcze i w przypadku wydłużania się zadania należy wdrożyć. Uzyskane [[dane]] należy zachować na poczet przyszłych projektów (D. Skorupka i in. 2012, s. 82) | ||
== Uzyskiwanie rezerwy czasowej z diagramu sieciowego == | ==Uzyskiwanie rezerwy czasowej z diagramu sieciowego==Rezerwy czasowe na diagramie sieciowym występują na ścieżkach, których suma czasu realizacji wyznaczonych zadań jest mniejsza niż czas realizacji zadań na [[Planowanie ścieżki krytycznej|ścieżce krytycznej]]. Dzięki tej analizie uzyskamy także dane o najpóźniejszym czasie rozpoczęcia i zakończenia każdego z zadań co pozwoli nam na ustalenie kolejności zadań bez obawy, że przedłuży to czas trwania całego projektu. Wyróżniamy dwa [[rodzaje rezerw]] czasowych===Ogólna rezerwa czasowa=== | ||
Rezerwy czasowe na diagramie sieciowym występują na ścieżkach, których suma czasu realizacji wyznaczonych zadań jest mniejsza niż czas realizacji zadań na [[Planowanie ścieżki krytycznej|ścieżce krytycznej]]. Dzięki tej analizie uzyskamy także dane o najpóźniejszym czasie rozpoczęcia i zakończenia każdego z zadań co pozwoli nam na ustalenie kolejności zadań bez obawy, że przedłuży to czas trwania całego projektu. Wyróżniamy dwa [[rodzaje rezerw]] czasowych | |||
=== Ogólna rezerwa czasowa === | |||
Jest to maksimum wolnego czasu, dostępna dla danego zadania, nie uwzględniając wpływu przesunięcia czasu realizacji tego zadania na czas realizacji pozostałych zadań. Przy założeniu, że czas całkowity realizacji projektu pozostanie bez zmian. | Jest to maksimum wolnego czasu, dostępna dla danego zadania, nie uwzględniając wpływu przesunięcia czasu realizacji tego zadania na czas realizacji pozostałych zadań. Przy założeniu, że czas całkowity realizacji projektu pozostanie bez zmian. | ||
Wzory do obliczania ogólnej rezerwy czasowej: | Wzory do obliczania ogólnej rezerwy czasowej: | ||
* Najpóźniejszy czas zakończenia - najwcześniejszy czas rozpoczęcia - czas trwania działania (A | * Najpóźniejszy czas zakończenia - najwcześniejszy czas rozpoczęcia - czas trwania działania (A - B - czas trwania działania) | ||
* Najpóźniejszy czas rozpoczęcia | * Najpóźniejszy czas rozpoczęcia - najwcześniejszy czas rozpoczęcia (D - B) | ||
* Najpóźniejszy czas zakończenia | * Najpóźniejszy czas zakończenia - najwcześniejszy czas zakończenia (A - C) | ||
=== Wolna rezerwa czasowa === | ===Wolna rezerwa czasowa=== | ||
Jest bardziej rygorystyczna i wyznacza maksymalne wydłużenie czasu realizacji danego zadania, które nie powoduje zmniejszania rezerw zadań następujących po nim. | Jest bardziej rygorystyczna i wyznacza maksymalne wydłużenie czasu realizacji danego zadania, które nie powoduje zmniejszania rezerw zadań następujących po nim. | ||
Wzór na obliczenie wolnej rezerwy czasowej: | Wzór na obliczenie wolnej rezerwy czasowej: | ||
* B kolejnego* działania | * B kolejnego* działania - B danego działania - czas trwania działania | ||
(w tym wypadku oznacza to kolejne [[działanie]] w sieci a nie na liście zadań) | (w tym wypadku oznacza to kolejne [[działanie]] w sieci a nie na liście zadań) | ||
== Bibliografia == | {{infobox5|list1={{i5link|a=[[Bilansowanie zasobów]]}} — {{i5link|a=[[Szacowanie czasu trwania zadań]]}} — {{i5link|a=[[Planowanie czasu w warunkach niepewności]]}} — {{i5link|a=[[Oszczędność w projekcie]]}} — {{i5link|a=[[Metody kontroli w projekcie]]}} — {{i5link|a=[[Sprawozdawczość w projekcie]]}} — {{i5link|a=[[Optymalizacja wykorzystania zasobów (poziomowanie)]]}} — {{i5link|a=[[Zarządzanie ryzykiem wg PMBOK]]}} — {{i5link|a=[[Optymalizacja czasu zadań (crashing)]]}} }} | ||
Regulski L. (2011) | ==Bibliografia== | ||
Skorupka D. (red.) (2012) | <noautolinks> | ||
Spałek S. | * Dałkowski B., Staśto L., Zalewski M. (red.) (2009), ''Polskie Wytyczne Kompetencji IPMA® wersja 3.0'', Stowarzyszenie Project Management Polska, Gdańsk | ||
Trocki M. (2015). '' | * Regulski L. (2011), ''Wykorzystanie instrumentów zarządzania projektami do ograniczenia ryzyka w działalności rozwojowej przedsiębiorstw'', Zeszyty Naukowe Politechniki Częstochowskiej - Zarządzanie, nr 2 | ||
* Skorupka D. (red.) (2012), ''Zarządzanie ryzykiem w projekcie'', Wyższa Szkoła Oficerska Wojsk Lądowych imienia generała Tadeusza Kościuszki, Wrocław | |||
* Spałek S., Bodych M. (2012), ''PMO. Praktyka zarządzania projektami i portfelami projektów w organizacji'', One Press, Gliwice | |||
* Trocki M. (red.) (2015). ''Zarządzanie projektem europejskim'', Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa | |||
</noautolinks> | |||
{{a|Damian Trzciński}} | |||
[[Kategoria:Budżetowanie i koszty]] | |||
{{#metamaster:description|Rezerwy w projekcie to kluczowy element zarządzania ryzykiem. Dowiedz się więcej o rezerwach finansowych i czasowych.}} | |||
Aktualna wersja na dzień 00:13, 11 gru 2023
Rezerwy w projekcie są ściśle związane z zarządzaniem ryzykiem w projekcie a konkretniej z kosztami ryzyka. Obsługują i wspierają one akcje związane z podjętym ryzykiem oraz koszty wynikające z błędnych szacunków na etapie planowania. Wyznaczamy rezerwy dotyczące finansów oraz rezerwy czasowe (L. Regulski 2011, s. 82,82)
TL;DR
Rezerwy w projekcie to finanse przeznaczone na zarządzanie ryzykiem i kosztami projektu. Dzielą się na rezerwy finansowe (strategiczne, operacyjne, menedżerskie) i rezerwy czasowe. Rezerwy czasowe uwzględniają czas realizacji projektu i mogą być ogólne (bez wpływu na inne zadania) lub wolne (bez zmniejszania rezerw kolejnych zadań). Rezerwy czasowe można uzyskać z diagramu sieciowego projektu.
Podział rezerw finansowych
Rezerwa strategiczna
Innymi słowami budżet rezerwowy, są to finanse mające na celu albo zapobiegać sytuacjom stanowiącym zagrożenie dla projektu, albo wykorzystywać nadarzające się szanse na usprawnienie projektu. Nazwa pochodzi od sposobu wykorzystania tej rezerwy z racji tego, że może to być decyzja przełomowa w projekcie i trzeba ją podjąć na poziomie strategicznym. Decyzja podejmowana jest na podstawie analizy ryzyka w trakcie trwania projektu przez wyższe kierownictwo (S. Spałek i in. 2012, s. 162,163) Ilość środków pieniężnych przeznaczonych na tą rezerwę można wyznaczyć poprzez:
- przeprowadzenie analizy ilościowej ryzyka w projekcie,
- poprzez odgórną decyzję bazującą na istotności projektu (np. procent z ogólnego założonego budżetu).
Rezerwa operacyjna (contingency)
Rezerwa operacyjna (contingency) jest stosowana ze względu na niepewność planowania projektu. W trakcie fazy planowania nie jesteśmy w stanie określić wszystkich, dokładnych kosztów prac i z tego względu konieczne jest ich oszacowanie. Dalszym krokiem jest utworzenie rezerwy na podstawie wykonanych szacunków, ponieważ istnieje ryzyko ich niedokładności. Kwota rezerwy operacyjnej jest przyznawana kierownikowi projektu i dzięki niej może on w sposób szybki poradzić sobie z drobnymi odchyleniami na poziomie operacyjnym w projekcie. Istnieje kilka metod utworzenia tej rezerwy:
- najczęściej stosuje się około 10% całości budżetu na to ryzyko,
- w bardziej zaawansowanych przypadkach stosuje się metody statystyczne takie jak PERT lub analiza wariantowa (M. Trocki 2015, s. 192-193)
Rezerwa menedżerska
Według IPMA w budżecie projektu powinna znajdować się rezerwa menedżerska, inaczej nazywana rezerwą zarządu, na pokrycie nieoczekiwanych potrzeb powstających w trakcie trwania projektu.Powinno się ją traktować ze szczególną uwagą w wypadku stosowania płatności zaliczkowych. Ustala się ją poprzez obliczenie i ocenę przypływów i wypływów pieniężnych oraz poprzez zarządzanie zasobami finansowymi oraz informację zwrotną. (IPMA Polska 2009, s. 71)
Rezerwa czasowa
Kolejna rezerwa ściśle współgra z czasem realizacji projektu. Uwzględnia ona najczęstszy koszt projektu którym są nakłady pracy w czasie inaczej roboczogodziny. Szacunek określenia projektu w czasie powinien uwzględniać rezerwę. Zasadą jest ustalanie procentowej rezerwy czasowej od trwania całego projektu nie od pojedynczych zadań, ponieważ niewykorzystane rezerwy mogłyby sprawić wrażenie wyprzedzania terminów i spowolnienie pracy. Procentowe wyznaczenie rezerwy czasowej powinno być zmienne ze względu na złożoność projektu oraz doświadczenie zespołu. Przy dużym stopniu złożoności oraz świeżym zespole może to być nawet 50%. Oszacowane czasy zadań należy kontrolować w czasie rzeczywistym oraz w przypadku odchyleń zaplanować rozwiązania naprawcze i w przypadku wydłużania się zadania należy wdrożyć. Uzyskane dane należy zachować na poczet przyszłych projektów (D. Skorupka i in. 2012, s. 82)
Uzyskiwanie rezerwy czasowej z diagramu sieciowego==Rezerwy czasowe na diagramie sieciowym występują na ścieżkach, których suma czasu realizacji wyznaczonych zadań jest mniejsza niż czas realizacji zadań na ścieżce krytycznej. Dzięki tej analizie uzyskamy także dane o najpóźniejszym czasie rozpoczęcia i zakończenia każdego z zadań co pozwoli nam na ustalenie kolejności zadań bez obawy, że przedłuży to czas trwania całego projektu. Wyróżniamy dwa rodzaje rezerw czasowych===Ogólna rezerwa czasowa=
Jest to maksimum wolnego czasu, dostępna dla danego zadania, nie uwzględniając wpływu przesunięcia czasu realizacji tego zadania na czas realizacji pozostałych zadań. Przy założeniu, że czas całkowity realizacji projektu pozostanie bez zmian.
Wzory do obliczania ogólnej rezerwy czasowej:
- Najpóźniejszy czas zakończenia - najwcześniejszy czas rozpoczęcia - czas trwania działania (A - B - czas trwania działania)
- Najpóźniejszy czas rozpoczęcia - najwcześniejszy czas rozpoczęcia (D - B)
- Najpóźniejszy czas zakończenia - najwcześniejszy czas zakończenia (A - C)
Wolna rezerwa czasowa
Jest bardziej rygorystyczna i wyznacza maksymalne wydłużenie czasu realizacji danego zadania, które nie powoduje zmniejszania rezerw zadań następujących po nim.
Wzór na obliczenie wolnej rezerwy czasowej:
- B kolejnego* działania - B danego działania - czas trwania działania
(w tym wypadku oznacza to kolejne działanie w sieci a nie na liście zadań)
Bibliografia
- Dałkowski B., Staśto L., Zalewski M. (red.) (2009), Polskie Wytyczne Kompetencji IPMA® wersja 3.0, Stowarzyszenie Project Management Polska, Gdańsk
- Regulski L. (2011), Wykorzystanie instrumentów zarządzania projektami do ograniczenia ryzyka w działalności rozwojowej przedsiębiorstw, Zeszyty Naukowe Politechniki Częstochowskiej - Zarządzanie, nr 2
- Skorupka D. (red.) (2012), Zarządzanie ryzykiem w projekcie, Wyższa Szkoła Oficerska Wojsk Lądowych imienia generała Tadeusza Kościuszki, Wrocław
- Spałek S., Bodych M. (2012), PMO. Praktyka zarządzania projektami i portfelami projektów w organizacji, One Press, Gliwice
- Trocki M. (red.) (2015). Zarządzanie projektem europejskim, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa
Autor: Damian Trzciński
