Budżetowanie

Budżetowanie to proces obejmujący planowanie, tworzenie i zatwierdzanie budżetu, a także późniejszą jego kontrolę. Jest szczególnie skuteczne w przedsiębiorstwach, w których stosuje się decentralizację zarządzania. Pozwala to na monitorowanie wykonania poszczególnych zadań oraz sprawowanie kontroli nad kierownictwem niższego szczebla.

Budżetowanie służy wzrostowi efektywności działania i wykorzystania zasobów, wspomaga zarządzanie. Umożliwia wyodrębnienie najistotniejszych celów przedsiębiorstwa, wskazanie zadań niezbędnych do ich realizacji, jednocześnie osadzając te procesy w ściśle określonym czasie. Efektem budżetowania jest powstanie budżetu.

Budżet to plan działania, który prezentuje sposób alokacji zasobów wyrażony w jednostkach pieniężnych lub w jednostkach naturalnych, zaakceptowany i realizowany przez pracowników poszczególnych szczebli zarządzania, sporządzony na określony czas. Najczęściej przyjmuje się, że jest to rok kalendarzowy, podzielony na mniejsze odcinki czasu np. kwartały lub miesiące, albo na okres niezbędny do realizacji określonego zadania (E. Nowak i in. 2010, s. 34). W praktyce tworzy się budżety cząstkowe i łączy się je w jednolity budżet przedsiębiorstwa.

TL;DR

Budżetowanie to proces planowania, tworzenia, zatwierdzania i kontroli budżetu, szczególnie skuteczny w decentralizowanym zarządzaniu przedsiębiorstwem. Budżetowanie ma na celu zwiększenie efektywności działania i wykorzystania zasobów, a także umożliwia określenie celów i zadań przedsiębiorstwa w konkretnym czasie. Budżet to plan alokacji zasobów na określony czas. Budżetowanie ma funkcje informacyjne, koordynacyjne, motywacyjne i kontrolne. Etapy budżetowania obejmują opracowanie założeń, opracowanie budżetu, uzgodnienie i zatwierdzenie, realizację i kontrolę, oraz reakcję na wyniki kontroli. Istnieje wiele rodzajów budżetowania, takich jak odgórne, partycypacyjne, "od zera", przyrostowe, sztywne, elastyczne, statyczne i kroczące. Polityka budżetowa dotyczy sposobu wykorzystania dochodów i wydatków publicznych w celu realizacji zadań państwa. Budżet państwa obejmuje wszystkie wpływy i obciążenia, program działania i narzędzia służące realizacji zadań.

Funkcje budżetowania

Do funkcji budżetowania można zaliczyć:

• funkcję informacyjną - polegającą na dostarczaniu menedżerom informacji o stopniu realizacji zadań w postaci okresowych budżetów. Następnie menedżerowie składają raporty kierownictwu wyższego szczebla, informując o stopniu wykonania budżetu. Stanowi to podstawę oceny działalności poszczególnych ośrodków odpowiedzialności. W ten sposób zostaje zapewniona baza informacyjna niezbędna do zarządzania przedsiębiorstwem.
• funkcję koordynacyjną - polegającą na powiązaniu działań realizowanych w różnych ośrodkach odpowiedzialności i ujęciu ich w jednym spójnym budżecie. Zapewnia to zgodność celów poszczególnych ośrodków z celami całego przedsiębiorstwa.
• funkcję motywacyjną - wywierającą wpływ na menedżerów oraz pracowników ośrodków odpowiedzialności za dany budżet, tak by działania przez nich realizowane były odpowiednie w stosunku do celów przedsiębiorstwa. Aby to osiągnąć konieczne jest stworzenie systemu opartego na motywacjach finansowych. Ważne jest stworzenie budżetu, którego cele są ambitne, ale jednocześnie możliwe do zrealizowania.
• funkcję kontrolną - pozwalającą ocenić stopień zrealizowanych zadań. Przeprowadza się trzy rodzaje kontroli: wstępną (podczas sporządzania budżetu), bieżącą (podczas realizowania budżetu) oraz wynikową (po zakończeniu wykonania budżetu). Daje możliwość ustalenia różnic od założonego planu. Jest to podstawą do przeprowadzenia analizy odchyleń.

Etapy budżetowania

W literaturze podaje się wiele różnorodnych podziałów na etapy budżetowania. Najbardziej kompleksowy podział składa się z pięciu faz:

• opracowanie założeń do budżetu,
• opracowanie budżetu,
• uzgodnienie i zatwierdzenie budżetu,
• realizacja i kontrola wykonania budżetu,
• reakcja na wyniki kontroli

Wynika z tego, że budżetowanie polega nie tylko na czynnościach przygotowawczych prowadzących do stworzenia i zaakceptowaniu budżetu (czyli określenie celów, zadań oraz środków niezbędnych do ich osiągnięcia), ale również wykonanie założeń oraz sprawdzanie stopnia ich wykonalności poprzez kontrolę i podejmowanie działań korygujących.

Rodzaje budżetowania

Wyodrębniamy różne typy budżetowania:

• odgórne - opracowanie budżetu na poziomie menadżerów wyższego szczebla zarządzania, przydzielenie zasobów kierownictwu niższego szczebla,
• partycypacyjne - kierownictwo niższego szczebla oraz pracownicy przygotowują budżety cząstkowe, które są weryfikowane przez menedżerów wyższego szczebla,
• "od zera" - opracowanie budżetu na podstawie dokładnej analizy tak jakby był on wdrażany dla danej jednostki po raz pierwszy,
• przyrostowe - stworzenie budżetu na podstawie danych z poprzedniego okresu najczęściej pomnożonych o odpowiedni wskaźnik,
• sztywne - oparte na założeniu, że wielkości zaplanowane nie mogą ulec zmianie w trakcie trwania okresu budżetowego,
• elastyczne - odzwierciedlają faktyczne zmiany poszczególnych wielkości w porównaniu do wielkości planowanych,
• statyczne - tworzone dla określonego czasu, po jego upływie tracą ważność,
• kroczące - stworzenie dokładnego budżetu dla określonego okresu np. miesiąca lub kwartału, obejmuje okres roczny, czyli przy założeniu tworzenia budżetów kwartalnych powstanie ich cztery.

Polityka budżetowa

Z pojęciem budżetowania związana jest polityka budżetowa, która zajmuje się sposobami wykorzystania dochodów i wydatków publicznych w celu realizacji zadań stojących przed państwem. Budżet państwa obejmuje:

• wszystkie wpływy i obciążenia państwa zestawione na okres jednego roku,
• prezentacja programu działania, w którym przedstawione zostały cele przedstawione jako finansowe zamierzenia,
• zespół narzędzi służących realizacji określonych zadań państwa.

Konieczność działania według planu finansowego wynika z publicznego charakteru środków oddanych do dyspozycji jednostkom rządowym bądź samorządowym. Ograniczoność źródeł, z których można pozyskać środki wymusza ograniczanie wydatków publicznych do tego stopnia, aby mogły być pokryte z dostępnych przychodów (W.Lachiewicz i in. 2017, s. 2).

Budżetowanie — artykuły polecane

Budżet projektu — Procedura budżetowania — Plan zarządzania kosztami projektu — Proces controllingu finansowego — Ewaluacja projektu — Rachunkowość zarządcza — Controlling operacyjny — Hoshin kanri — Proces nadzoru w projekcie

Bibliografia

• Bień W. (2016), Zarządzanie finansami przedsiębiorstwa, Difin, Warszawa
• Bieńkowska A. (2016), Organizacje zarządzane controllingowo - wyniki badań empirycznych, Journal of Management and Finance, Vol. 14, Nr 2/1
• Chalastra M. (2014), Identyfikacja centrów kosztów w rachunkowości finansowej a zarządczej, Journal of Management and Finance, Vol. 12, Nr 2
• Dźwigoł H. (2011), Controlling w procesie zarządzania współczesnym przedsiębiorstwem, Wydawnictwo Politechniki Śląskiej, Gliwice
• Lachiewicz W. (red.) (2017), Klasyfikacja budżetowa 2017, C.H.Beck, Warszawa
• Nowak E., Nita B. (red.) (2010), Budżetowanie w przedsiębiorstwie: organizacja, procedury, zastosowanie, Wolters Kluwer, Warszawa
• Szczęśniak S. (2016), Proces ciągłego doskonalenia przedsiębiorstwa, Journal of Modern Management Process, Vol. 1, Nr 2
• Szczypa P. (2014), Rachunkowość zarządcza, CeDeWu, Warszawa
• Świderska G. (red) (2008), Rachunek kosztów i rachunkowość zarządcza, Stowarzyszenie Księgowych w Polsce, Warszawa

Autor: Magdalena Maślanka, Dorota Gaudyn