Prawo Parkinsona

Prawo Parkinsona mówi, że praca rozszerza się tak, aby wypełnić czas dostępny na jej ukończenie. Można ująć to w nieco prostszy sposób. Otóż bardzo często mamy wrażenie, że im więcej czasu posiadamy na wykonanie danej pracy, tym dłużej faktycznie ona zajmuje. W ten sposób zadanie, które jesteśmy w stanie wykonać w godzinę, może zostać rozłożone nawet na cały dzień. Parkinson C. uważa, iż "jeśli przyjmiemy, że zależność między pracą (zwłaszcza pracą biurową), a czasem niezbędnym do jej wykonania jest dość elastyczna, zobaczymy, że ilość pracy faktycznie wykonanej nie ma nic albo ma bardzo niewiele wspólnego z liczbą osób przy niej zatrudnionych. Brak aktywności nie musi być koniecznie równoznaczny z odpoczynkiem (C. Parkinson, 1971)

Można więc zastanowić się, w jaki sposób wykorzystać Prawo Parkinosna w zarządzaniu projektami, tudzież w zarządzaniu czasem. Okazuję się, że prawo można wykorzystać również w "drugą stronę". Jeżeli na wykonanie danego zadania wyznaczymy sobie mniej czasu, istnieje możliwość, że wykonamy je szybciej niż zakładaliśmy, przy okazji wyznaczając nowe granice czasowe. Najczęstszy błąd popełniany przez ludzi podczas zarządzania czasem, to złe zaplanowanie czasu na wykonanie danego zadania. Wiąże się to z brakiem świadomości tego, jak wiele czasu powinniśmy przeznaczyć na dane zadanie (J.Davidson, 2001). W celu bardzej efektywnego oraz co ważniejsze szybszego wykonywania naszych nawet codziennych zadań, powinniśmy oszczędzać czas na rzeczach niewydajnych oraz nieefektywnych. Dlatego, w tym przypadku błędne może okazać się twierdzenie, iż coś co robione jest dłużej musi być lepsze. Prawo Parkinsona właśnie temu zaprzecza. Odnosząc to do zarządzania projektami, możemy śmiało stwierdzić, że odkładanie zadań w celu lepszej ich efektywności wcale nie będzie korzystne. Może okazać się, iż straciliśmy cenny czas na wykonanie zadania, które wymagało go o wiele mniej, a efekt jest podobny lub nawet gorszy.

TL;DR

Prawo Parkinsona mówi, że praca rozszerza się, aby wypełnić dostępny czas. Możemy wykorzystać to w zarządzaniu czasem, planując mniej czasu na zadania. Warto inwentaryzować czas, aby zidentyfikować marnowanie go i poprawić efektywność pracy. Prawo Parkinsona może być stosowane w organizacji, ustalaniu ram czasowych, motywacji i odpoczynku. Świadomość tego prawa pozwala na lepsze zarządzanie czasem.

Inwentaryzacja czasu

Wiedza na temat zużycia naszego czasu jest niezbędna. Podczas wykonywania poszczególnych zadań ważne jest, aby zwracać uwagę na czas poświęcony na dane zadanie. Kluczowe jest dostrzeżenie ilości zmarnowanego czasu, który pojawił się podczas wykonywania tego właśnie zadania. Dr Kozyra B. twierdzi, że taka wiedza umożliwia znalezienie słabych stron w naszej pracy oraz udoskonala zarządzanie własnym czasem, co w konsekwencji poprawia efektywność oraz wydajność pracy (D. Kozyra, 2018). Należy pamiętać, że lepsza organizacja czasu pracy oraz siebie w czasie, pomaga w pogodzeniu presji czasu, która bardzo często powoduje stres oraz niską efektywność w realizacji celów. Skuteczne połączenie inwentaryzacji naszego czasu z prawem Parkinsona oraz zasadą Pareto może dać zaskakująco dobry efekt. Podczas pracy na jakimś projekcie, warto na samym początku wyróżnić potencjalne "pożeracze czasu", które mogą sprawić, że ostateczny termin na wykonanie danego zadania może się przedłużyć. Po wyodrębnieniu tych właśnie przeciwności, należy skutecznie je likwidować. Są to głównie zasady inwentaryzacji czasu pracy oraz swojego własnego czasu.

Wykorzystanie Prawa Parkinsona

Prawo Parkinsona może być wykorzystywane w życiu codziennym, zarówno podczas życia zawodowego jak i prywatnego. Można jest podzelić na kilka podstawowych etapów:

Organizacja: W Prawie Parkinsona jest to odpowiednie dostosowanie czasu do wykonywanego zadania. Warto zaznaczyć, iż priorytetem powinna być tutaj efektywnośc a nie czas, w jakim zostanie wykonane zadanie. Jeżeli więc przyjmiemy, że dana czynność ma być wykonana w przeciągu jednej godziny, to właśnie w tym czasie powinniśmy ją skończyc, nawet jeśli samo wykonanie zadania zajmuje mniej, a pozostały czas poświęcony jest na rzeczy kompletnie z nim nie związane. Organizacja jest najważniejszym etapem podczas szeroko pojętego zarządzania czasem.

Ustalenie ram czasowych: Ten etap niejako wiąże się z poprzednim, lecz jest nieco inny. Tutaj również musimy odpowiednieo zaplanować swój czas, tak aby czynnośći nieefektywne, które nie mają dużo wspólnego z naszym zadaniem, zajmowały go jak najmniej. Planowanie czasu, to jeden z najważniejszych elementów odpowiedniego zarządzania, zwłaszcza, jeśli mówimy o zarządzaniu projektami.

Motywacja: Motywacja jest również kluczowym etapem przy "realizacji" Prawa Parkinsona. Pełni ona bardziej funkcje nagrody. Przy założeniu, że wykonamy dane zadanie w czasie, który został wcześniej określony, dobrym pomysłem jest pewnego rodzaju "wynagrodzenie" za wykonanie właśnie tego zadania. Stanowi to poniekąd motywacje do dalszego działania, oraz gwarantuje poczucie satysfakcji. Parkinson mówi, iż jeżeli na coś zapracujemy, jest dla nas to bardziej wartościowe.

Odpoczynek: Prawo Parkinsona wcale nie determinuje do tego, aby nieustannie pracować, oraz wyznaczać sobie ciągle nowe zadania oraz je planować. W prawie tym znajduje się również miejsce na odpoczynek. Jeżeli chcemy odnieść to do zarządzania, a mówiąc jeszcze ściślej do zarządzanie projektami, ten aspekt również powinien mieć swoje odzwierciedlenie. Każdy wykonany kamień milowy, każde kluczowe zadanie w projekcie powinny służyć jako determinanta to nagrody. Jeśli tyczy się to zespołu projektowego, członkowie poczują się docenieni oraz dowartościowani.

"Świadomość, że istnieje Prawo Parkinsona pozwala na zmianę optyki w temacie organizowania i wykorzystywania czasu. Zachęca do realistycznego spojrzenia na własną efektywność, dodaje impulsu do wprowadzenia niezbędnych zmian i do skutecznego działania" (J. Konieczna, 2002)

Prawo Parkinsona — artykuły polecane

Zasada SMART — Automotywacja — Delegowanie uprawnień — Macierz Eisenhowera — Mob programming — Zarządzanie czasem — Jidoka — Organizacja pracy — Product owner

Bibliografia

• Davidson J.(2001) Zarządzanie czasem w 10 minut. Wydawnictwo K.E. Liber s.c
• Forsyth P. (2018), Efektywne zarządzanie czasem, One Press, Gliwice
• Jegorow D., Gruszecki L. (2017), Administracja publiczna w potransformacyjnej Polsce - dysfunkcje ograniczające rozwój społeczno-gospodarczy [w:] Samorząd terytorialny Polski Wschodniej wobec wyzwań rozwoju regionalnego, I. Lasek-Surowiec (red.), PWSZ w Chełmie, Chełmskie Towarzystwo Naukowe, Chełm
• Krejca-Pawski I. (2017), '' Elastyczne zarządzanie czasem, Wydawnictwo Edgard, Samo sedno, Warszawa
• Nogalski B., Czerska J., Klimek A. (2010), Wykorzystanie metod teorii masowej obsługi i lean management w usprawnianiu procesów w zarządzaniu organizacją publiczną, Współczesne zarządzanie, nr 1
• Parkinson C. (1971), Prawo Parkinsona albo w pogoni za postępem, Książka i Wiedza, Warszawa
• Rudny W. (2005), Prawo Parkinsona, Racjonalista.pl
• Smardzewska-Tabor A. (2009), Główne zadania kierownictwa firmy we wdrażaniu systemów zapewnienia jakości, Zeszyty Naukowe WWSZIP, nr 13 (2)
• ŻŻXXXX Kozyra B. (2018), Zarządzanie sobą w czasie, Prezentacja naukowa

Autor: Daniel Kowalski