Procesy inicjacji wg PMBOK

Grupa procesów inicjacji zawiera procesy pozwalające rozpocząć nowy projekt lub zainicjować kolejny etap już uruchomionego projektu. Do tej grupy PMBOK zalicza dwa procesy: opracowanie karty projektu oraz rozpoznanie interesariuszy (PMBOK 2013, s. 54-55).

Procesy inicjacji pozwalają na autoryzację projektu, jego zdefiniowanie (w przypadku rozpoczynania nowego projektu) lub ponowne zdefiniowanie kluczowych kwestii go dotyczących przy wkraczaniu w kolejny etap, co jest szczególnie istotne podczas implementacji dużych projektów. Procesy te pozwalają zidentyfikować interesariuszy i lepiej zrozumieć ich interesy (C. Synder Stackpole 2013, s. 1).

Opracowanie karty projektu

Karta projektu (ang. project charter) dopasowuje wymagania sponsora do potrzeb biznesowych. Jest to krótki, ogólny dokument stanowiący podstawę dalszej pracy w projekcie. Zawiera cel projektu, jego zakres oraz ogólne informacje na temat interesariuszy (PMBOK 2013, s. 54-55). Na poniższym rysunku zobrazowano elementy wyjścia wymagane do zainicjowania tego etapu oraz narzędzia i techniki, za pomocą których opracowano kartę projektu.

Rys. 1 Opracowanie karty projektu

Struktura podziału pracy została omówiona w dedykowanej sekcji jej poświęconej poświęconej.

Czynniki kultury organizacyjnej (ang. enterprise environmental factors) to mikro i makro otoczenie przedsiębiorstwa. Cechami charakteryzującymi firmę będą: jej kultura organizacyjna, struktura, kapitał ludzki, jak również czynniki zewnętrzne mające na nią wpływ takie jak rynki finansowe czy sytuacja polityczna.

Aktywa procesów organizacji (ang. organizational process assets) są to procesy, procedury, polityki i standardy występujące w organizacji oraz wiedza organizacyjna (T. Tamm i in. 2011, s. 156).

Zidentyfikowanie interesariuszy

Drugim z procesów inicjacji jest zidentyfikowanie interesariuszy (ang. stakeholders). PMBOK określa go jako: "zidentyfikowanie osób, grup lub organizacji, które mogą mieć wpływ na projekt lub jego produkty oraz na decyzje w nim podejmowane". W wyniku tego procesu manager projektu powinien poznać i udokumentować istotne informacje dotyczące spodziewanych przez interesariuszy korzyści, określić ich stopień zaangażowania w projekt oraz ich realny wpływ na jego przebieg (PMBOK 2013, s. 390-398). Na poniższym rysunku zamieszczono schemat identyfikacji interesariuszy.

Rys. 2 Identyfikacja interesariuszy

Narzędziem polecanym do analizy zidentyfikowanych interesariuszy jest matryca interesariuszy. Przypisanie ich do jednej z 4 grup na podstawie oceny zaangażowania w projekt i realnego wpływu na jego przebieg, pozwala obrać optymalną strategię strategię postępowania. Wyróżniamy następujące grupy interesariuszy, zilustrowane na poniższym rysunku: (PMBOK 2013 s. 396-397):

• mających duży wpływ na projekt, a jednocześnie niewielkie nim zainteresowanie należy trzymywać zadowolonych,
• ściśle współpracować powinno się z interesariuszami mającymi duży wpływ na projekt i nim zainteresowanymi,
• monitorować należy grupę interesariuszy o małym stopniu zainteresowania na projekt oraz zaangażowaniu,
• grupa o małym wpływie, ale dużym zaangażowaniu w projekt powinna być informowana.

Rys. 3 Macierz interesariuszy

Podsumowując, procesy inicjujące poszukują odpowiedzi na potrzeby interesariuszy, by za ich pomocą określić zakres projektu, jego kryteria sukcesu, początkowe zasoby i uzyskać autoryzację projektu lub jego etapu u sponsora (M. Chaves i in. 2016, s. 35).

Procesy inicjacji wg PMBOK — artykuły polecane

Analiza interesariuszy w zarządzaniu projektami — Analiza SWOT — Plan kontroli zmian w projekcie — Rejestr interesariuszy — Zarządzanie interesariuszami wg PMBOK — Plan projektu — Plan zarządzania interesariuszami — Analiza interesariuszy (Zarządzanie strategiczne) — Rejestr czynników ryzyka

Bibliografia

• Chaves M., Araújo C., Teixeira L., Rosa D., Júnior I., Nogueira C. (2016), A new approach to managing Lessons Learned in PMBoK process groups: the Ballistic 2.0 Model, International Journal of Information Systems and Project Management, vol. 4 no. 1
• PMI (2021), A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Seventh Edition and The Standard for Project Management
• Stackpole C. (2013), A Project Manager’s Book of Forms. A comparation to the PMBOK Guide Fifth Edition, John Wiley & Sons, Inc, Hoboken, New Jersey
• Tamm T., Seddon P., Shanks G., Reynolds P. (2011), How Does Enterprise Architecture Add Value to Organisations?, Communications of the Association for Information Systems, Vol. 28, Article 10

Autor: Justyna Wojsz