Inwentaryzacja
| Inwentaryzacja |
|---|
| Polecane artykuły |
Inwentaryzacja- zespół czynności, które zmierzają do ustalenia realnego stanu środków trwałych i obrotowych przedsiębiorstwa, a także zobowiązań na dany moment.
W świetle ustawy o rachunkowości inwentaryzacja stanowi obowiązkowy element rachunkowości poprzedzający etap sporządzania sprawozdania finansowego oraz rocznego zamknięcia ksiąg rachunkowych.
TL;DR
Inwentaryzacja to proces ustalania stanu majątku przedsiębiorstwa. Ma na celu zapewnienie zgodności stanu ewidencyjnego z rzeczywistym, rzetelność ksiąg rachunkowych i wiarygodność sprawozdań finansowych. Istnieje wiele rodzajów inwentaryzacji, a proces ten musi być przeprowadzany zgodnie z określonymi zasadami. Inwentaryzacja może być wykonana przez spis z natury, potwierdzenie dokumentów lub porównanie danych księgowych. Składa się z etapów ustalania stanu rzeczywistego, porównania z danymi księgowymi, wyjaśnienia różnic i doprowadzenia do zgodności.
Cele inwentaryzacji
Rozróżniamy następujące cele inwentaryzacji:
- doprowadzenie do zgodności stanu ewidencyjnego ze stanem rzeczywistym
- zapewnienie rzetelności ksiąg rachunkowych oraz wiarygodności sprawozdań finansowych
- rozliczenie osób odpowiedzialnych za mienie jednostki
- przeciwdziałanie nieprawidłowościom w gospodarce majątkiem jednostki
Z uwagi na różnorodność jednostek sektora finansów publicznych istotną rolę pełni odpowiedni podział zadań i odpowiedzialności w zakresie inwentaryzacji pomiędzy komórki organizacyjne i delegowanie uprawnień na poszczególnych pracowników. Od efektów ich pracy bezpośrednio zależy jakość inwentaryzacji, a tym samym jakość sprawozdań finansowych. Nie można uznać rocznego sprawozdania finansowego za wiarygodne, jeśli zostało ono sporządzone na podstawie danych z ksiąg rachunkowych niepotwierdzonych inwentaryzacją.
Rodzaje inwentaryzacji
Rodzaje inwentaryzacji:
- systematyczna – jest ona powtarzana okresowo albo prowadzona stale w systemie ciągłym
- cykliczna – jest jednym z rodzajów inwentaryzacji systematycznej, która charakteryzuje się stałą częstotliwością powtarzania (np. co 2 lata, co kwartał)
- okazjonalna – pojawia się nagle i wywołana jest jakąś przyczyną (np. powodzią), ale również z okazji kontroli specjalnej czy zamknięcia placówki
- doraźna – niezapowiedziana
- pełna – obejmuje składniki majątkowe zarówno obce jak i własne
- częściowa – obejmuje tylko niektóre składniki majątkowe
- rozliczeniowa – rozlicza osoby, które są materialnie odpowiedzialne za powierzone mienie
- szacunkowa – służy do oceny przybliżonego stanu składników majątkowych, ma ona na celu zorientowanie się, w krótkim czasie jaki jest stan majątku
- kontrolna – jest wykonywana w celach czysto kontrolnych, weryfikacyjnych i jest zlecana przez organy zewnętrzne bądź organy stanowiące firmy
- przeglądowa – polega na spisie z natury, aby dokonać przeglądu zapasów w konkretnym celu
- roczna – stosowana aby ustalić dochód do opodatkowania albo aby urealnić bilans i wynik finansowy
- kwartalna – stosowana w niektórych jednostkach aby ustalić dochód do opodatkowania
- zdawczo – odbiorcza – stosowana jest, podczas gdy przekazywane są składniki majątkowe innej firmie bądź osobie materialnie odpowiedzialnej
- nadzwyczajna - jest wykonywana na żądanie lub wniosek organów zewnętrznych, bądź w razie zamknięcia firmy
- ciągła – jest dokonywana w większych magazynach bądź składach, gdzie rzeczowe składniki majątkowe są rozliczane ilościowo bądź ilościowo – wartościowo, metoda ta trwa czasami dłuższy czas ze względu na spisanie całkowitej liczby wszystkich składników majątkowych, czasami trwa to nawet cały rok
Zasady inwentaryzacji
W literaturze można znaleźć następujące zasady inwentaryzacji:
- Zasada terminowości i częstotliwości – polegająca na przeprowadzaniu inwentaryzacji w terminach zgodnych z planem i z zachowaniem częstotliwości wymaganej ustawą o rachunkowości
- Zasada podwójnej kontroli – dwukrotne sprawdzenie każdej pozycji przed wpisaniem jej do arkusza inwentaryzacyjnego
- Zasada "zamkniętych drzwi” – wykonywanie inwentaryzacji w czasie nieczynności placówki, aby zapewnić odpowiednie warunki. Taka inwentaryzacja jest dokładniejsza jednak bardziej kosztowna.
- Zasada rzetelnego obrazu –ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów polegające na dokładnym pomiarze, identyfikacji nazw, symboli, cen oraz wartości pieniężnej, handlowej i użytkowej.
- Zasada kompletności i kompleksowości - uwzględnienie wszystkich składników majątkowych, zarówno objętych ewidencją bilansową jak i nieobjętych tą ewidencją, a będących na stanie.
- Zasada kolejnych czynności – określenie kolejności prac w czasie inwentaryzacji.
- Zasada zaskoczenia– przeprowadzenie spisu w momencie nieoczekiwanym.
- Zasada uczestnictwa osoby materialnie odpowiedzialnej – w czasie spisu bierze udział osoba, której powierzono dane składniki majątkowe.
- Zasada komisyjności – przeprowadzanie spisów z natury przez co najmniej dwie osoby.
- Zasada fachowości komisji spisowej – dobieranie do zespołów spisowych tylko osób fachowych.
Metody inwentaryzacji
Wyróżnia się trzy metody przeprowadzenia inwentaryzacji:
- drogą spisu z natury, wyceny spisanych ilości, porównanie wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienie i rozliczenie ewentualnych różnic
- drogą otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienie i rozliczenie ewentualnych różnic
- drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników.
Etapy inwentaryzacji
Inwentaryzacja składa się z następujących etapów:
- ustalanie stanu rzeczywistego składników aktywów i pasywów jednostki według stanu na określony dzień
- porównanie stanu rzeczywistego z wielkością wynikającą z ksiąg rachunkowych
- ustalenie i wyjaśnienie różnic inwentaryzacyjnych
- doprowadzenie wielkości wynikających z ewidencji księgowej do zgodności ze stanem rzeczywistym i rozliczenie osób odpowiedzialnych za aktywa.
Bibliografia
- Adamek-Hyska D. (2015). Inwentaryzacja jako istotny element kontroli zarządczej Zeszyty naukowe Uniwersytetu Szczecińskiego nr 864
- Bach S.(2015).Inwentaryzacja w ujęciu praktycznym, PRESSCOM, Wrocław
- Małkowska, D. (2013). Inwentaryzacja od A do Z. Ośrodek Doradztwa i Doskonalenia Kadr
- Pogodzińska-Mizdrak E.(2005).Inwentaryzacja jako ważne ogniwo kontroli wewnętrzej w jednostce gospodarczej Zeszyty naukowe nr 674 Akademii Ekonomicznej w Krakowie
- Świderek I.(2016).Inwentaryzacja w jednostkach budżetowych z wzorcową dokumentacją, ODDK, Gdańsk
- Winiarska K.(2004).Organizacja inwentaryzacji w firmach prowadzących księgi podatkowe i księgi rachunkowe, Difin
- Winiarska K.(2006).Inwentaryzacja w Firmach Prowadzących Księgi Podatkowe i Księgi Rachunkowe, Difin
Autor: Dorota Dziedzina, Dominika Gołąb
