Metody komunikacji wewnętrznej w organizacji

Metody komunikacji wewnętrznej w firmie można podzielić na kilka kategorii w zależności z czym są związane:

1. Związane z przekazywaniem informacji

• media drukowane:

• wydawnictwa firmowe (biuletyn wewnętrzny, gazeta firmowa, podręcznik pracownika)
• raporty dla pracowników
• tablice informacyjno - ogłoszeniowe
• publikacje dla kadry zarządzającej
• broszury informacyjne

• media elektroniczne:

• Internet, poczta elektroniczna
• radio zakładowe, infolinia

• media audiowizualne:

• video
• projekty

• inne: skrzynka zażaleń, pomysłów

2. związane z komunikacją bezpośrednią:

• formalne:

• instrukcje pisemne
• pisma wewnętrzne, formalne zebrania, konferencje pracownicze

• nieformalne

• komunikacja osobista
• briefingi
• konsultacje
• odwiedzanie pracowników w miejscach pracy

3. wpływające na kształtowanie obrazu firmy w oczach pracowników

• system identyfikacji wizualnej
• wystawy
• konkursy dla pracowników i ich rodzin
• działalność charytatywna na rzecz społeczności lokalnych
• drzwi otwarte firmy
• imprezy okolicznościowe, rekreacja, kluby pracownicze"

Penc J. (2010), "Komunikacja i negocjowanie w organizacji", Wydawnictwo Difin, Warszawa

W organizacjach zdecydowana większość źródeł informacji potrzebnych pracownikowi do wykonywania zadań powinna znajdować się wewnątrz organizacji. Przeciętny pracownik potrzebne mu informacje powinien otrzymywać w procesie komunikacji z innymi pracownikami firmy, zwłaszcza od swojego przełożonego. Tak więc komunikacja wewnętrzna ogranicza się do dobrze znanych relacji między pracownikami firmy.

Powiązania informacyjne w grupie pracowniczej charakteryzują typy sieci komunikacyjnych H.J.Leavitt. Przedstawił on cztery warianty sieci komunikacyjnej w różnych układach: w kształcie koła, linii prostej, litery X i Y. Na podstawie wyników przeprowadzonych badań stwierdził, że jedynie metoda struktury grupy w kształcie koła daje szereg korzystnych właściwości:

• zapewnia członkom grupy najwyższy stopień swobodnego działania,
• stwarza najmniejszą potrzebę powołania formalnego kierownika grupy, a także najmniejsze prawdopodobieństwo pojawienia się kierownika nieformalnego,
• wprowadza najmniejsze skostnienie organizacji,
• najrzadziej występuje w nim poczucie zepchnięcia na peryferie organizacyjne.

Inne najbardziej efektywne sposoby komunikacji oraz praktyczne wskazówki to:

• Metoda twarzą w twarz - użyteczna w bezpośrednim zarządzaniu jako naczelna metoda komunikacji
• Zatrudnienie specjalistów ds. komunikacji - zarówno na początku, jak i końcu danego procesu; pomaga zidentyfikować informacje, dostarczyć je w odpowiedni sposób do docelowych odbiorców i uzyskać od nich informacje zwrotne,
• Wyjaśnienie załodze zasad - zapoznanie zespołu z zasadami efektywnej komunikacji i wspólne opracowanie schematu przekazywania informacji,
• Określenie i ogłoszenie pozytywnych zmian - dotyczy tego rodzaju zmian, które będą rezultatem właściwej komunikacji,
• Koordynowanie czasu komunikacji z personelem w różnych zespołach celu uniknięcia demoralizujących plotek rozsiewanych przed formalnym oświadczeniem,
• Brak spekulacji - metoda ta prowadzi do zmniejszenia niepewności wśród personelu,
• Zapewnianie ludziom wystarczającej ilości czasu na wypowiedź - istotne jest jej stosowanie bez względu na poruszane kwestie, zezwolenie na swobodne wyrażanie opinii,
• Komunikowanie się z zespołem w sposób jasny, uczciwy i konsekwentny: nie unikanie drażliwych tematów, stawianie wszystkich problemów otwarcie, przekazywanie informacji powinno być maksymalnie uproszczone i łatwe do zapamiętania,
• Tworzenie nowych nośników komuniacji
• Tworzenie komórek komunikacji wewnętrznej
• Struktury partycypacyjne: grupy dyskusyjne, spotkania oceniające, koła jakości, grupy postępu,

TL;DR

Artykuł omawia różne metody komunikacji wewnętrznej w firmach, takie jak media drukowane, elektroniczne i audiowizualne, komunikacja bezpośrednia oraz działania wpływające na kształtowanie obrazu firmy w oczach pracowników. Wskazuje również najbardziej efektywne sposoby komunikacji, takie jak metoda twarzą w twarz, zatrudnienie specjalistów ds. komunikacji i określanie zasad. Omawia też funkcje komunikacji w organizacji, takie jak informacyjna, instruktażowa, kontrolna, motywacyjna i emocyjna.

Funkcje komunikacji w organizacji

1. informacyjna

• zapewnienie informacji niezbędnych do rozstrzygnięcia decyzji i koordynowaniu działań

2. instruktażowa

• wydawanie poleceń i wyjaśnianie jakie kroki, kto i kiedy podjąć w celu osiągnięcia zamierzonych celów

3. integracyjna

• integrowanie wszystkich jednostek organizacyjnych w jedną spójną całość przez prawidłową synchronizację pewnych działań. Duże znaczenie mają w tym wypadku procesy socjalizacji społecznej i asymilacji zawodowej

4. kontrolna

• konkretyzowanie działań, władzy, odpowiedzialności pozwalające na kontrolowanie. Sprawdzenie efektywności wykonywanych zadań, dostarczenie informacji zwrotnej o uzyskanych wynikach tejże oceny oraz zastosowanie odpowiednich poprawek

5. motywacyjna

• wywoływanie zaangażowania w osiąganiu celów organizacyjnych

6. emocyjna/ekspresyjna

• stanowi łącznik wszystkich funkcji. Daje możliwość okazywania własnego zdania i uczuć, jak zaniepokojenie, irytacja czy niespełnienie. Umożliwia to rozładowanie emocji w bezpieczny sposób w celu rozwiązania konfliktów

Metody komunikacji wewnętrznej w organizacji — artykuły polecane

Komunikacja wewnętrzna — Model 360 stopni — Informacja zwrotna — Metody integracji pracowników — System komunikacyjny — Koordynacja — Empowerment — Efektywne metody komunikacji — Struktura sieciowa

Bibliografia

• Bednarz K. (2009), Podejście procesowe w komunikacji wewnętrznej przedsiębiorstwa, Prace naukowe Uniwersytetu Ekonomicznego we Wrocławiu, nr 52
• Gralak K. (2010), Marketing wewnętrzny w praktyce zarządzania jednostek samorządu terytorialnego, Zeszyty Naukowe Polityki Europejskiej, nr 3
• Gregory A., Public relations w praktyce, Wydawnictwo Profesjonalnej Szkoły Biznesu, Kraków 1997, s. 34-49
• Listwan T. (red.) (2010), Zarządzanie kadrami, C.H. Beck, Warszawa
• Martyniak Z. (2001), Organizacja i zarządzanie, Antykwa, Kraków-Kluczbork
• Michoń F. (1981), Organizacja i kierowanie w przedsiębiorstwie, KiW, Warszawa
• Penc J. (2010), Komunikacja i negocjowanie w organizacji, Difin, Warszawa
• Sikorski C. (1999), Zachowania ludzi w organizacji, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa
• Werenowska A. (2014), Zastosowanie narzędzi informatycznych w komunikacji wewnętrznej w przedsiębiorstwie, Zeszyty Naukowe Szkoły Głównej Gospodarstwa Wiejskiego. Ekonomika i Organizacja Gospodarki Żywnościowej, Nr 105

Autor: Edyta Łagodzińska, Julia Czerwiec