Zapytanie ofertowe

Zapytanie ofertowe
Polecane artykuły
Zamówienia publiczne Przetarg nieograniczony Zasada konkurencyjności Licytacja Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia Proces przetargowy Ustawa prawo zamówień publicznych Zapytanie o cenę Zamówienie z wolnej ręki

Zapytanie ofertowe (ang. Request For Proposal - RFP). W polskim ustawodawstwie brak legalnej definicji tego pojęcia. Zgodnie z definicją słownikową zawartą w Słowniku Języka Polskiego PWN zapytanie jest to "oficjalnie zadawane pytanie" .

W międzynarodowych transakcjach handlowych często korzysta się z takich określeń jak: zapytanie o informację (RFI - Request For Information), zapytanie ofertowe (RFP - Request For Proposal) oraz zapytanie o cenę (RFQ - Request For Quotation). Z pojęciem zapytania ofertowego spotykamy się w przypadku przeprowadzania procedury zamówienia w sektorze prywatnym oraz sektorze publicznym.

Sektor prywatny

W przypadku realizacji usług z sektora prywatnego, który dokonuje zakupów ze środków własnych brak przepisów prawa które regulowałyby ten proces. Dlatego proces zamówień powinien być przeprowadzany zgodnie z procedurami przyjętymi w organizacji.

Sektor publiczny

Zamówienia, których wartość szacunkowa jest niższa niż próg przetargowy, czyli 30.000 euro (wartość netto, bez VAT), powinny być dokonywane zgodnie z wewnętrzną procedurą zamawiającego oraz ustawą o finansach publicznych. W przypadku podmiotów dokonujących wyboru dostawców na podstawie ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. 2004 nr 19 poz. 177) których wartość szacunkowa jest wyższa niż próg przetargowy należy przygotować ogłoszenie o zamówieniu oraz sporządzić Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ). Jednym z elementów procedury zamówień publicznych zgodnie z PZP jest zapytanie o cenę, którego nie należy mylić z zapytaniem ofertowym.

Elementy zapytania ofertowego

Dla usprawnienia komunikacji pomiędzy zamawiającym a oferentem zapytanie ofertowe powinno zawierać:

• dane zamawiającego,
• szczegółową specyfikację przedmiotu zamówienia (opis przedmiotu zamówienia, warunki płatności, miejsce i termin realizacji zamówienia),
• określenie szacunkowej wartości zamówienia (całkowitej wartości przedmiotu zapytania ofertowego),
• warunki udziału w postępowaniu, zasady i sposób prowadzenia postępowania,
• informację o sposobie składania oferty,
• informację o warunkach udziału w postępowaniu (doświadczenie oferenta, odpowiednie zaplecze),
• ustalenie formy oraz elementów składanej oferty (przedstawienie dokumentu dotyczącej reprezentacji Spółki KRS lub CEIDG, oświadczenie oferenta dot. zachowania tajemnicy, określenie terminu ważności składanej oferty, przedstawienie dokumentów jakościowych - przedstawienie deklaracji zgodności na ofertowane produkty, certyfikatów jakości, dokumentów stanowiących dopuszczenie do sprzedaży na terenie danego kraju, warunki gwarancji oraz okres gwarancji),
• informacje dodatkowe (np. informację o możliwości składania ofert częściowych i wariantowych),
• kryteria wyboru oferenta (informację o wagach punktowych lub procentowych),
• termin oraz miejsce składania ofert,
• sposobie powiadomienia o wyborze najkorzystniejszej oferty.

Zamawiający wybiera oferenta na podstawie najkorzystniejszej oferty. Wybór najkorzystniejszej oferty powinien zostać wykonany zgodnie z procedurami przyjętymi w danej organizacji - np. opisany w protokole wyboru dostawcy na którym znajdują się informacją o wyborze najkorzystniejszej oferty oraz informacja zbiorcza o uzyskanej punktacji pozostałych oferentów.

Zapytania ofertowe powinno zostać przesłane do co najmniej 3 dostawców w formie umożliwiającej uzyskanie potwierdzenia ich przesłania (wydruk email, pisemna adnotacja o wpłynięciu zapytania ofertowego, potwierdzenia nadania listu itp.)

Najczęściej stosowane formy wysyłania zapytań ofertowych:

• faks,
• list polecony,
• poczta kurierska,
• droga elektroniczna,
• bezpośrednie złożenie u oferenta.

Kryteria wyboru oferty

Kryteria wyboru najkorzystniejszej oferty nie mogą dyskryminować potencjalnych oferentów oraz ich faworyzować.

Suma kryteriów wartości cząstkowych musi stanowić 100% (np. cena 80% + dostawa 10% + gwarancja 10% = 100%)

Sposób wyboru kryteriów nie powinien jednoznacznie wskazywać na konkretnego dostawcę lub wykonawcę. Sposób przeprowadzania zapytania ofertowego powinien uwzględniać zasady równego traktowania i uczciwej konkurencji.

Bibliografia

• Drabik L. (red.) (2019), Słownik języka polskiego PWN, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa
• Urbaniak M. (2014), Złożoność procesu zakupów na rynku B2B, Przedsiębiorczość i zarządzanie, tom XI, zeszyt 6
• Urbaniak M. (2014), Okresowa ocena dostawców jako narzędzie ograniczania poziomu ryzyka związanego z zakupami, Logistyka, nr 3
• Ustawa z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych Dz.U. 2009 nr 157 poz. 1240
• Ustawa z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych Dz.U. 2004 nr 19 poz. 177
• Waszkiewicz-Flasza A., Dąbrowski M., Białecka B. (2016).Doskonalenie procedury zakupowej w procesie przygotowania produkcji.,"Zeszyty naukowe Politechniki Śląskiej", Seria: Organizacja i zarządzanie z. 92 Nr kol. 1955

Autor: Mateusz Richter