Inwentaryzacja

Inwentaryzacja- zespół czynności, które zmierzają do ustalenia realnego stanu środków trwałych i obrotowych przedsiębiorstwa, a także zobowiązań na dany moment.

W świetle ustawy o rachunkowości inwentaryzacja stanowi obowiązkowy element rachunkowości poprzedzający etap sporządzania sprawozdania finansowego oraz rocznego zamknięcia ksiąg rachunkowych.

TL;DR

Inwentaryzacja to proces ustalania stanu majątku przedsiębiorstwa. Ma na celu zapewnienie zgodności stanu ewidencyjnego z rzeczywistym, rzetelność ksiąg rachunkowych i wiarygodność sprawozdań finansowych. Istnieje wiele rodzajów inwentaryzacji, a proces ten musi być przeprowadzany zgodnie z określonymi zasadami. Inwentaryzacja może być wykonana przez spis z natury, potwierdzenie dokumentów lub porównanie danych księgowych. Składa się z etapów ustalania stanu rzeczywistego, porównania z danymi księgowymi, wyjaśnienia różnic i doprowadzenia do zgodności.

Cele inwentaryzacji

Rozróżniamy następujące cele inwentaryzacji:

• doprowadzenie do zgodności stanu ewidencyjnego ze stanem rzeczywistym
• zapewnienie rzetelności ksiąg rachunkowych oraz wiarygodności sprawozdań finansowych
• rozliczenie osób odpowiedzialnych za mienie jednostki
• przeciwdziałanie nieprawidłowościom w gospodarce majątkiem jednostki

Z uwagi na różnorodność jednostek sektora finansów publicznych istotną rolę pełni odpowiedni podział zadań i odpowiedzialności w zakresie inwentaryzacji pomiędzy komórki organizacyjne i delegowanie uprawnień na poszczególnych pracowników. Od efektów ich pracy bezpośrednio zależy jakość inwentaryzacji, a tym samym jakość sprawozdań finansowych. Nie można uznać rocznego sprawozdania finansowego za wiarygodne, jeśli zostało ono sporządzone na podstawie danych z ksiąg rachunkowych niepotwierdzonych inwentaryzacją.

Rodzaje inwentaryzacji

Rodzaje inwentaryzacji:

• systematyczna - jest ona powtarzana okresowo albo prowadzona stale w systemie ciągłym
• cykliczna - jest jednym z rodzajów inwentaryzacji systematycznej, która charakteryzuje się stałą częstotliwością powtarzania (np. co 2 lata, co kwartał)
• okazjonalna - pojawia się nagle i wywołana jest jakąś przyczyną (np. powodzią), ale również z okazji kontroli specjalnej czy zamknięcia placówki
• doraźna - niezapowiedziana
• pełna - obejmuje składniki majątkowe zarówno obce jak i własne
• częściowa - obejmuje tylko niektóre składniki majątkowe
• rozliczeniowa - rozlicza osoby, które są materialnie odpowiedzialne za powierzone mienie
• szacunkowa - służy do oceny przybliżonego stanu składników majątkowych, ma ona na celu zorientowanie się, w krótkim czasie jaki jest stan majątku
• kontrolna - jest wykonywana w celach czysto kontrolnych, weryfikacyjnych i jest zlecana przez organy zewnętrzne bądź organy stanowiące firmy
• przeglądowa - polega na spisie z natury, aby dokonać przeglądu zapasów w konkretnym celu
• roczna - stosowana aby ustalić dochód do opodatkowania albo aby urealnić bilans i wynik finansowy
• kwartalna - stosowana w niektórych jednostkach aby ustalić dochód do opodatkowania
• zdawczo - odbiorcza - stosowana jest, podczas gdy przekazywane są składniki majątkowe innej firmie bądź osobie materialnie odpowiedzialnej
• nadzwyczajna - jest wykonywana na żądanie lub wniosek organów zewnętrznych, bądź w razie zamknięcia firmy
• ciągła - jest dokonywana w większych magazynach bądź składach, gdzie rzeczowe składniki majątkowe są rozliczane ilościowo bądź ilościowo - wartościowo, metoda ta trwa czasami dłuższy czas ze względu na spisanie całkowitej liczby wszystkich składników majątkowych, czasami trwa to nawet cały rok

Zasady inwentaryzacji

W literaturze można znaleźć następujące zasady inwentaryzacji:

1. Zasada terminowości i częstotliwości - polegająca na przeprowadzaniu inwentaryzacji w terminach zgodnych z planem i z zachowaniem częstotliwości wymaganej ustawą o rachunkowości
2. Zasada podwójnej kontroli - dwukrotne sprawdzenie każdej pozycji przed wpisaniem jej do arkusza inwentaryzacyjnego
3. Zasada "zamkniętych drzwi" - wykonywanie inwentaryzacji w czasie nieczynności placówki, aby zapewnić odpowiednie warunki. Taka inwentaryzacja jest dokładniejsza jednak bardziej kosztowna.
4. Zasada rzetelnego obrazu - ustalenie rzeczywistego stanu aktywów i pasywów polegające na dokładnym pomiarze, identyfikacji nazw, symboli, cen oraz wartości pieniężnej, handlowej i użytkowej.
5. Zasada kompletności i kompleksowości - uwzględnienie wszystkich składników majątkowych, zarówno objętych ewidencją bilansową jak i nieobjętych tą ewidencją, a będących na stanie.
6. Zasada kolejnych czynności - określenie kolejności prac w czasie inwentaryzacji.
7. Zasada zaskoczenia - przeprowadzenie spisu w momencie nieoczekiwanym.
8. Zasada uczestnictwa osoby materialnie odpowiedzialnej - w czasie spisu bierze udział osoba, której powierzono dane składniki majątkowe.
9. Zasada komisyjności - przeprowadzanie spisów z natury przez co najmniej dwie osoby.
10. Zasada fachowości komisji spisowej - dobieranie do zespołów spisowych tylko osób fachowych.

Metody inwentaryzacji

Wyróżnia się trzy metody przeprowadzenia inwentaryzacji:

• drogą spisu z natury, wyceny spisanych ilości, porównanie wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienie i rozliczenie ewentualnych różnic
• drogą otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienie i rozliczenie ewentualnych różnic
• drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacji wartości tych składników.

Etapy inwentaryzacji

Inwentaryzacja składa się z następujących etapów:

1. ustalanie stanu rzeczywistego składników aktywów i pasywów jednostki według stanu na określony dzień
2. porównanie stanu rzeczywistego z wielkością wynikającą z ksiąg rachunkowych
3. ustalenie i wyjaśnienie różnic inwentaryzacyjnych
4. doprowadzenie wielkości wynikających z ewidencji księgowej do zgodności ze stanem rzeczywistym i rozliczenie osób odpowiedzialnych za aktywa.

Inwentaryzacja — artykuły polecane

Zasady prowadzenia inwentaryzacji — Badanie sprawozdania finansowego — Obieg dokumentów księgowych — Procedura budżetowania — Rachunkowość finansowa — Proces księgowości — Kontrola finansowa — Struktura bilansu — Konto analityczne

Bibliografia

• Adamek-Hyska D. (2015), Inwentaryzacja jako istotny element kontroli zarządczej, Zeszyty Naukowe Uniwersytetu Szczecińskiego, nr 864
• Bach S.(2015).Inwentaryzacja w ujęciu praktycznym, PRESSCOM, Wrocław
• Małkowska, D. (2013). Inwentaryzacja od A do Z. Ośrodek Doradztwa i Doskonalenia Kadr
• Pogodzińska-Mizdrak E.(2005).Inwentaryzacja jako ważne ogniwo kontroli wewnętrzej w jednostce gospodarczej Zeszyty naukowe nr 674 Akademii Ekonomicznej w Krakowie
• Świderek I. (2016), Inwentaryzacja w jednostkach budżetowych z wzorcową dokumentacją, Ośrodek Doradztwa i Doskonalenia Kadr, Gdańsk
• Winiarska K. (2004), Organizacja inwentaryzacji w firmach prowadzących księgi podatkowe i księgi rachunkowe, Difin, Warszawa
• Winiarska K. (2006), Inwentaryzacja w Firmach Prowadzących Księgi Podatkowe i Księgi Rachunkowe, Difin, Warszawa

Autor: Dorota Dziedzina, Dominika Gołąb