Procesy zamykania wg PMBOK

Grupa procesów zamykania wg PMBOK (ang. Closing Process Group) jest piątą i ostatnią grupą procesów, jaką wyróżnia PMBoK. Obejmuje ona wszystkie końcowe procesy niezbędne do formalnego zamknięcia projektu lub jego etapu (fazy) oraz dostarczenia ostatecznych produktów i raportów interesariuszom. Do tej grupy PMBOK zalicza dwa procesy:

1. Zamykanie zamówień
2. Zamykanie projektu lub jego etapu (fazy)

TL;DR

Grupa procesów zamykania wg PMBOK obejmuje wszystkie końcowe procesy potrzebne do formalnego zamknięcia projektu lub etapu, w tym zamykanie zamówień i zamykanie projektu lub etapu. Procesy zamykania mają na celu uzyskanie akceptacji, przeprowadzenie przeglądów, zarejestrowanie zmian, udokumentowanie wiedzy i aktualizacji aktywów organizacyjnych. Zamykanie zamówień obejmuje zakończenie kontraktów, a zamykanie projektu lub etapu to formalne zakończenie działań projektowych i zwolnienie zasobów. Procesy zamykania mają mniejszy wpływ interesariuszy, a większy menedżerów projektów. W procesie zamykania zamówień ważne są audyty i negocjacje, a wynikiem jest zamknięcie zamówień i aktualizacja aktywów organizacyjnych. Zamykanie projektu lub etapu to finalizacja działań projektowych i zwolnienie zasobów. Procesy zamykania mają niższe koszty i niskie ryzyko niezakończenia projektu. Różnice między zamykaniem zamówień a zamykaniem projektu obejmują kolejność, częstotliwość, konieczność formalnego zamknięcia projektu i zamykanie kontraktu przez zleceniodawcę lub klienta.

Charakterystyka procesów zamykania

Procesy końcowe w projekcie mają na celu (PMBOK 2013, s. 54-55):

• uzyskanie akceptacji (odbioru) przez odbiorcę lub sponsora, pozwalające formalnie zamknąć projekt lub etap (fazę)
• przeprowadzenie przeglądu projektowego lub przeglądy na zakończenie etapu (fazy)
• zarejestrowanie zmian wprowadzanych we wszystkich procesach
• udokumentowanie nabytej wiedzy
• wprowadzenie odpowiednich aktualizacji w aktywach procesów organizacyjnych
• archiwizację wszystkich istotnych dokumentów projektu w systemie informatycznych wspierającym zarządzanie projektami, pozwalająca wykorzystywać je jako dane archiwalne
• zamknięcie wszystkich działań związanych z zamówieniami, zapewniające formalne zakończenie wszelkich stosunków umownych
• przeprowadzenie oceny członków zespołu i uwolnienie zasobów z projektu

Procesy zamykania stanowią zatem weryfikację zakończenia podjętych projektów we wszystkich grupach procesów oraz zapewniają zorganizowane i skuteczne ukończenie dostaw, etapów (faz) i umów (C. Synder Stackpole 2013, s. 199-200). Podczas ich przeprowadzania najmniejszy wpływ mają interesariusze, a największy menedżerowie projektów. Jednym z kluczowych zadań menedżerów jest upewnianie się, czy wszystkie zobowiązania wynikające z zawiązanych umów zostały spełnione. Są oni także odpowiedzialni za gromadzenie, dokumentowanie i wykorzystywanie wiedzy nabytej (ang. lessons learned documentation) do rozwiązywania ewentualnych problemów. Dzięki profesjonalnemu przeprowadzaniu kontraktów i umów istnieje większa szansa na wywarcie pozytywnego wrażenia na kliencie i ponowne podjęcie z nim współpracy (K. Heldman 2016, s. 514).

Grupa procesów zakończenia przewiduje także sformalizowane przedwczesne zamknięcie projektu. Może ono wystąpić w przypadku:

• projektów porzucanych
• projektów anulowanych
• projektów znajdujących się w krytycznej sytuacji

Gdy formalne zamknięcie niektórych kontraktów nie jest możliwe lub w przypadku konieczności przeniesienia części działań do innych jednostek organizacyjnych dopuszcza się zdefiniowanie i wprowadzenie określonych procedur przekazania.

Zamykanie zamówień wg PMBOK

Rys. 1 Grupa procesów zakończenia (zamykania) wg PMBOK

Zamykanie zamówień wg PMBOK (ang. Close procurements) to "proces zakończenia każdego z zamówień w projekcie. Dotyczy każdego kontraktu związanego z projektem lub jego etapem (fazą)" (PMBOK 2013, s. 376). Jedną z najważniejszych korzyści płynących z tego procesu jest opracowywanie dokumentacji na podstawie zawieranych umów oraz udokumentowanie ewentualnych problemów, ryzyka i rozwiązań powstałych w trakcie projektu, które mogą być przydatne w realizacji przyszłych projektów.

Okres obowiązywania jednego kontraktu może być związany tylko z jednym etapem (fazą projektu), nawet w przypadku przedsięwzięć wieloetapowych. Wówczas zamknięcie jednego z etapu projektu jest jednoznaczne z zamknięciem kontraktu obowiązującego w tym etapie. Z reguły warunki i postanowienia zawieranego kontraktu przewidują określone procedury jego zakończenia (PMBOK 2013, s. 377). Zamknięcie zamówienia następuje, gdy umowa dobiega końca i zamówienie zostanie wykonane, lub gdy umowa zostanie rozwiązana bez zakończenia prac.

Skuteczne przeprowadzenie procesu zamykania zamówień wspiera realizację drugiego procesu należącego do tej grupy - procesu zamykania projektu lub jego etapu (fazy).

Wcześniejsze wypowiedzenie kontraktu

Rys. 2 Proces zamykania zamówień wg PMBOK

Dopuszczalna jest możliwość zamknięcia kontraktu poprzez jego wcześniejsze wypowiedzenie. Może ono nastąpić w wyniku:

• porozumienia stron
• niedotrzymania warunków kontraktu przez jedną ze stron
• dla wygody jednej ze stron (tylko, jeśli kontrakt przewiduje taką możliwość)

Warunki i postanowienia zawarte w kontrakcie określają prawa i obowiązki obu stron. Na ich podstawie zamawiający może wypowiedzieć całość kontraktu lub jego część w każdym momencie. Może to zrobić podając ważną przyczynę (ang. termination for cause), lub nie podając jej wcale (ang. termination for convenience). Musi jednak być świadomy, że może być zobowiązany do zapłacenia dotychczas poniesionych przez dostawcę kosztów związanych z przygotowaniami do wykonania kontraktu oraz z ukończonymi i zaakceptowanymi pracami dotyczącymi wypowiadanej części kontraktu (PMBOK 2013, s. 377).

Proces zamykania zamówień wg PMBOK: materiały wyjściowe, metody i narzędzia oraz rezultaty

• Wśród materiałów wyjściowych znajdują się:

1. Plan zarządzania projektem (ang. Project Management Plan), który określany jest już w drugim etapie zarządzania projektem, czyli etapie planowania. Zawiera on między innymi plan zarządzania zamówieniami, który powinien zawierać szczegóły i wytyczne określające sposób zamykania zamówień (PMBOK 2013, s. 378).

2. Dokumenty przetargowe (ang. Procurement Documents), czyli wszystkie zgromadzone podczas przeprowadzonego projektu dokumenty, które powinny zostać logicznie uporządkowane, a następnie zarchiwizowane. W przypadku braku jakiegokolwiek dokumentu, należy go jak najszybciej odnaleźć i uzupełnić archiwum. Dokumenty te zawierają wszelkie informacje dotyczące harmonogramu, zakresu, jakości i kosztów danego kontraktu wraz z adnotacją wszelkich zmian, które miały miejsce, rejestrem płatności oraz wynikami inspekcji. Dzięki nim zwiększa się wiedza nabyta przedsiębiorstwa, która może zostać wykorzystana w ocenie potencjalnych wykonawców przy kolejnych projektach (PMBOK 2013, s. 378).

• Metody i narzędzia:

1. Audyty zamówień (ang. Procurement Audits) to jedna z charakterystycznych technik stosowana w procesie zarządzania zamówieniami. Jest to przegląd wszystkich jednostkowych procesów, jakie składają się na całość zarządzania zamówieniami: zaczynając od planowania zamówień, a kończąc na administracji kontraktem. Ich zadaniem jest określenie sukcesów i niepowodzeń, które wystąpiły w poszczególnych procesach. Na ich podstawie oraz dołączonych do nich wniosków i rekomendacji powinien zostać utworzony raport, dzięki któremu organizacja podczas przygotowań i administracji kolejnych kontraktów będzie mogła uniknąć tych samych błędów i skorzystać ze wskazówek (M. Sołtysiak, M. Wesołowska 2016, 182-183).

2. Negocjowanie zamówień, których podstawowym celem jest uzgodnienie poprzez prowadzenie negocjacji kompromisowych ustaleń dotyczących wszystkich nierozwiązanych spraw, roszczeń i sporów.

3. System zarządzania dokumentacją (ang. Records Management System) jest narzędziem wykorzystywanym przez kierownika projektu do zarządzania kontraktem, które archiwizuje całość dokumentacji i aktów dotyczących zamówień.

• Rezultaty:

1. Zamknięcie zamówień (ang. Close Procurements) polega na formalnym pisemnym zawiadomieniu dostawcy o ukończeniu kontraktu. Wymagania określające formalne zamykanie zamówień przez zamawiającego z reguły są zawarte w warunkach kontraktu zamieszczonych w planie zarządzania zamówieniami.

2. Aktywa procesów organizacyjnych, jakie mogą zostać zaktualizowane przy zamykaniu zamówień (PMBOK 2013, s. 379):

• akta zamówienia (ang. procurement file) - całość skatalogowanej dokumentacji kontraktu, łącznie z zamkniętym kontraktem, które są dołączane do końcowych akt projektu,
• akceptacja (odbiór) produktów cząstkowych (ang. deliverable acceptance),
• dokumentacja wiedzy nabytej (ang. lessons learned documentation) to baza informacji zebranych na podstawie analizy wyników poprzednich projektów, która ma na celu optymalizację przyszłych procesów (M. Chaves i in. 2016, s. 30).

Zamykanie projektu lub etapu (fazy) wg PMBOK

Rys. 3 Proces zamykania projektu lub jego etapu (fazy) wg PMBOK

Zamykanie projektu lub jego etapu (fazy) PMBOK definiuje jako proces finalizacji wszystkich działań we wszystkich grupach procesów zarządzania projektami, zmierzający do formalnego zakończenia przedsięwzięcia lub jego etapu (fazy). Proces ten jest formalnym zakończeniem prac projektu i powoduje zwolnienie wszelkich zasobów organizacyjnych, które mogą być wykorzystane w innych działaniach. Żaden etap nie może zostać zakończony bez uprzedniego zamknięcia zamówień w nim prowadzonych.

Dokładny opis procesu: Zamykanie projektu został omówiony w dedykowanej sekcji jemu poświęconej.

Podsumowanie

W związku z tym, że procesy zamykania są ostatnim z etapów zarządzania projektami, ryzyko z nimi związane jest najniższe, a prawdopodobieństwo ukończenia projektu - najwyższe. Większość pracy (lub nawet całość) jest zakończona, tym samym prawdopodobieństwo niezakończenia projektu jest bardzo niskie. Procesy te cechują także znacznie niższe koszty, ponieważ większość prac nad projektem i związane z nimi wydatki zostały uregulowane w procesach poprzedzających (K. Heldman 2016, s. 514-517).

Różnice, dzięki którym łatwo odróżnić procesy zamykania zamówień od procesów zamykania projektów:

• zamykanie zamówień musi nastąpić przed zamknięciem projektu lub jego etapu (fazy),
• zamykanie zamówień może wystąpić wiele razy w trakcie cyklu życia projektu, ale ostateczne zamknięcie projektu zostanie przeprowadzone tylko raz - po zakończeniu projektu,
• proces zamykania zamówień może nastąpić, ale nie musi, natomiast każdy projekt musi przejść proces jego formalnego zamknięcia,
• w procesie zamykania zamówień zleceniodawca zamyka kontrakt z kontrahentem, natomiast w procesie zamykania projektu to klient formalnie zamyka umowę.

Procesy zamykania wg PMBOK — artykuły polecane

Zamykanie projektu — Procesy w projekcie — Zarządzanie zleceniami wg PMBOK — Procesy realizacji wg PMBOK — Zarządzanie zakresem wg PMBOK — Produkt projektu — Cykl życia projektu — Procesy planowania wg PMBOK — Procesy kontroli wg PMBOK

Bibliografia

• Chaves M., Araújo C., Teixeira L., Rosa D., Júnior I., Nogueira C. (2016), A new approach to managing Lessons Learned in PMBoK process groups: the Ballistic 2.0 Model, International Journal of Information Systems and Project Management, vol. 4 no. 1
• Heldman K. (2016), PMP® Project Management Professional Exam Deluxe Study Guide, John Wiley & Sons, United States
• Jugdev K. (2012), Learning from Lessons Learned: Project Management Research Program, American Journal of Economics and Business Administration, vol. 4, no. 1
• PMI (2021), A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK® Guide) – Seventh Edition and The Standard for Project Management
• Sołtysik M., Wesołowska M. (red.) (2016), Współczesne trendy w zarządzaniu projektami], Mfiles.pl, Kraków
• Stackpole C. (2013), A Project Manager’s Book of Forms. A comparation to the PMBOK Guide Fifth Edition, John Wiley & Sons, Inc, Hoboken, New Jersey

Autor: Aleksandra Konieczny