Dekret księgowy

Dekret księgowy - inaczej zwany zapisem księgowym: jest to sposób ujęcia dowodu w księgach rachunkowych wraz z podpisem osoby dokonującej wpisu do ewidencji księgowej oraz numerem dowodu księgowego (data i podpis umożliwiający identyfikację osoby podpisującej).

Zapisów w księgach rachunkowych dokonuje się w sposób trwały, bez pozostawiania miejsc pozwalających na późniejsze dopiski lub zmiany. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera należy stosować właściwe procedury i środki chroniące przed zniszczeniem, modyfikacją lub ukryciem zapisu.

TL;DR

Artykuł omawia dekret księgowy, czyli sposób ujęcia dowodu w księgach rachunkowych. Zapisy powinny być trwałe i niezmienialne. Opisuje również podstawy tworzenia dekretów księgowych, rodzaje dekretów oraz prowadzenie zapisów księgowych przy użyciu komputera. Artykuł omawia również korygowanie zapisów księgowych i różne metody poprawiania błędów.

Zawartość

Zapis księgowy powinien zawierać, co najmniej:

• określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
• określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,
• opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,
• datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,
• podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,
• stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Należy również pamiętać, iż zapisów dotyczących operacji wyrażonych w walutach obcych dokonuje się w sposób umożliwiający ustalenie kwoty operacji w walucie polskiej i obcej.

Każde zdarzenie, które nastąpiło w okresie sprawozdawczym musi być wprowadzone do ksiąg rachunkowych. Zdarzenia są rejestrowane w formie zapisów księgowych, które wykonuje się na zasadach, regulowanych przez dokumenty systemu jednostki. Dowody księgowe muszą zawierać wszystkie wymienione wyżej elementy i tylko wtedy są kompletne, jest to minimum wymaganych informacji, które kwalifikują dokument do księgowania. W każdej jednostce po sprawdzeniu prawidłowości dowodu dokonuje się dekretacji, która polega na nadaniu dowodowi numeru, określeniu daty i sposobu w jaki zostanie ujęty w księgach. Niektóre dokumenty posiadają nadruk, który umożliwia ich dekretację, na innych umieszczany jest stempel dekretacyjny. Wszystkie dowody powinny posiadać swój własny system numeracji, pod którymi są ewidencjonowane i przechowywane. Wszystkie dowody otrzymują swój numer bez względu na to, że posiadają już własne numery nadane przez dostawców.

Dowody możemy numerować w sposób jednolity (ciągły) lub grupowy.

Numeracja jednolita polega na numerowaniu dowodów kolejno, w kolejności wpływu dokumentów do działu księgowości i bez względu na ich rodzaj (z podziałem na miesiące).

Numeracja grupowa polega na nadawaniu kolejnych numerów w ramach grup rodzajowych, a numer dokumentu powinien zawierać symbol grupy, do której należy. Często stosuje się system mieszany numerowania dokumentów, który polega na tym, że oprócz numeracji grupowej używa się także numeracji jednolitej.

Dokumenty księgowe numeruje się w celu:

• ułatwienia dokonywania zapisów księgowych,
• usprawnienia kontrolowani poprawności i kompletności zapisów księgowych,
• porządku w przechowywaniu dowodów i możliwości łatwego ich odszukania.

Podstawy tworzenia dekretów księgowych

Podstawą zapisów księgowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej określone jako "dowody źródłowe", które są kwalifikowane jako:

• zewnętrzne obce - otrzymane od kontrahentów (np. faktury zakupu, otrzymane noty odsetkowe),
• zewnętrzne własne - przekazywane w oryginale kontrahentom (np. faktury sprzedaży, paragony fiskalne, naliczone noty odsetkowe, wystawione noty odsetkowe, noty obciążeniowe, KP, KW),
• wewnętrzne - dotyczące operacji wewnątrz jednostki (np. listy płac, delegacje, polecenia księgowania).

Rodzaje dekretów

Innymi rodzajami dowodów księgowych uprawniających do wykonania zapisu księgowego są:

• zbiorcze - służące do dokonywanych łącznych zapisów, dotyczących zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione (np. raporty kasowe, raporty bankowe, rejestr sprzedaży, rejestr zakupu),
• korygujące poprzednie zapisy (np. polecenia księgowania lub noty),
• zastępcze - wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego (np. oświadczenia lub inne wprowadzone w dokumentacji rachunkowości dokumenty),
• rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych (np. rozdzielniki płac lub kosztów).

Każdy dowód księgowy przed ostatecznym zapisaniem powinien być sprawdzony pod kątem merytorycznym, formalnym i rachunkowym.

Prowadzenie zapisów księgowych przy użyciu komputera

Możliwe jest prowadzenie zapisów księgowych przy użyciu komputera. Zapisy księgowe prowadzone za pomocą komputera mają automatycznie nadany numer pozycji, pod którą zostały wprowadzone oraz dane osoby wprowadzającej. Istnieją dwa rodzaje takich zapisów:

• wygenerowane przez program księgowy, na podstawie wprowadzonych wcześniej danych,
• wprowadzone do ksiąg automatycznie poprzez pobranie z danych zawartych na nośnikach pamięci lub przesłanych automatycznie (np. gdy prowadzona jest magazyn, wtedy koszt sprzedanych towarów jest wprowadzany automatycznie do ksiąg na koniec miesiąca).

Podczas prowadzenia ksiąg za pomocą komputera zapewnione muszą być następujące warunki:

• uzyskają one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych,
• możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie,
• stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów,
• dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych.

Korygowanie zapisów księgowych

Dowody księgowe powinny być zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne oraz wolne od błędów rachunkowych. W dowodach księgowych nie wolno nic wymazać. Poprawy w błędach dowodów wewnętrznych mogą być wykonane jedynie poprzez skreślenie błędnego zapisu (w taki sposób, aby skreślony zapis pozostał czytelny) i umieszczeniu nad nim zapisu prawidłowego razem z datą wykonania poprawy oraz podpisem osoby, która tej poprawy dokonała. Poprawa musi zostać wykonana przed zamknięciem miesiąca. Poprawy w błędach dowodów zewnętrznych (obcych i własnych) dokonać można jedynie poprzez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych nowego dowodu, który zawiera sprostowanie błędnego zapisu.

Istnieje również zapis korygujący zwany stornem.

Storno: jest to sposób poprawienia błędu bez dokonywania skreśleń, używa się go w przypadku prowadzenia ksiąg przy użyciu komputera. Wyróżniamy dwie formy storna:

• Storno czarne - polega na zapisie korygującym zapis błędny na tych samych kontach, ale po przeciwnych stronach (w tym przypadku korekta następuje tylko zapisami dodatnimi).
• Storno czerwone - polega na wprowadzeniu zapisu korygującego na tej samej stronie, na której wystąpił błędny zapis, ale za pomocą liczb ujemnych (korekta następuje tylko zapisami ujemnymi).

Dekret księgowy — artykuły polecane

Metody poprawiania błędów w dowodach księgowych — Polecenie księgowania — Nota księgowa — Prowadzenie ksiąg rachunkowych — Ogólne zasady prowadzenia ksiąg — Księgowanie — Wyciąg bankowy — Dowód księgowy — Konto księgowe

Bibliografia

• Fliegner W. (2013), Procesowy model ewidencji księgowej, Studia Oeconomica Posnaniensia, vol. 1, nr 8
• Gierusz B. (2018), Podręcznik samodzielnej nauki księgowania, ODDK, Gdańsk
• Gierusz B. (2018), Podręcznik samodzielnej nauki księgowania, ODDK, Gdańsk
• Kaczurak-Kozak M. (2011), Zasady (polityka) rachunkowości i prowadzenie ksiąg rachunkowych w samorządowych jednostkach budżetowych, PWSZ IPiA, tom VII
• Kołaczyk Z. (1996), Rachunkowość finansowa, Wydawnictwo Akademii Ekonomicznej w Poznaniu, Poznań
• Kowalska M. (2017), Wymagania prawne w zakresie funkcjonowania systemów informatycznych rachunkowości w przedsiębiorstwach, Gospodarka rynek edukacja, Vol. 18, Nr 2
• Marcinkowska E. (2016), Wpływ zmian w ustawie o rachunkowości na ewidencję księgową i sprawozdawczość finansową małych jednostek gospodarczych, Finanse, Rynki Finansowe, Ubezpieczenia, nr 2 (80), cz. 1
• Ustawa z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości. Dz.U. 1994 nr 121 poz. 591
• Walińska E. (2016), Ustawa o rachunkowości. Komentarz, Wolters Kluwer, Warszawa
• Winiarska K. (red.) (2014), Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych, Wolters Kluwer, Warszawa

Autor: Maciej Trocha, Małgorzata Niesułowska