Rozmowa kwalifikacyjna

Rozmowa kwalifikacyjna to jedna z metod selekcji kandydatów do pracy. Rozmowy kwalifikacyjne podzielić można na:

1. Rozmowy indywidualne - jako najlepiej znana metoda naboru, dająca największą możliwość nawiązania bliskiego kontaktu między osobą przeprowadzającą rozmowę a kandydatem,
2. Rozmowy panelowe - są bardziej obiektywne od indywidualnych, gdyż są przeprowadzane przez więcej niż jedną osobę. Zaletą jest możliwość dzielenia się informacjami i mniejsze prawdopodobieństwo poruszania tych samych tematów w trakcie kolejnych rozmów z tym samym kandydatem. Osoby przeprowadzające rozmowę mogą wspólnie omawiać wrażenie, jakie wywarł kandydat i dzięki temu modyfikować swe sądy,
3. Zespoły selekcyjne - to dość liczne grupy osób wyznaczone w sposób bardziej formalny. Wadą tej metody jest chaotyczne zadawanie pytań kandydatowi, który nie ma możliwości pełnej autoprezentacji.

Niezwykle pomocnym narzędziem stosowanym podczas rozmowy kwalifikacyjnej jest kwestionariusz, który powinien stanowić załącznik do opisu stanowiska pracy. Rozmowa kwalifikacyjna, choć jest najpopularniejszą metodą selekcji, nie jest skuteczna bez wsparcia ze strony innych metod, takich choćby jak: kwestionariusze osobowe, referencje, ośrodki oceny czy testy psychologiczne. Dzieje się tak dlatego, że większość kandydatów podczas rozmów kwalifikacyjnych nie mówi prawdy. Konieczna jest więc jej weryfikacja. Znacznie dokładniejsze od samych rozmów kwalifikacyjnych, mających najczęściej subiektywny charakter, są: assessment center, testy psychometryczne, rozmowy ustrukturyzowane oraz dane biograficzne. Najlepszym wyjściem byłoby zatem wzbogacenie rozmowy kwalifikacyjnej o dodatkowe metody, co jest czynione w praktyce, zwłaszcza, jeśli dotyczy to kierowniczych stanowisk. Okazuje się, że najczęstszą praktyką pomagającą w dokonywaniu selekcji kandydatów jest przeprowadzanie rozmów kwalifikacyjnych, mimo że jest to metoda obarczona wieloma wadami. Wielu autorów zwraca uwagę, że jest wiele skuteczniejszych sposobów umożliwiających znalezienie odpowiedniego pracownika, rzadko jednak się nich korzysta w obawie przed dużymi kosztami i z powodu nieznajomości reguł, które nimi rządzą. Rozmowa jet metodą w dużym stopniu obarczoną subiektywnymi ocenami. Rozmowa kwalifikacyjna polega na osobistym spotkaniu osób oceniających, czyli komisji rekrutacyjnej z poszczególnymi kandydatami i gromadzeniu informacji uzyskanych na podstawie odpowiedzi na zadawane pytania. Komisja zwraca uwagę nie tylko na treść wypowiedzi kandydata, ale także na łatwość nawiązywania kontaktu, umiejętność wysławiania się, mowę ciała, prezencję, pewność siebie, inteligencję, wygląd, ubiór oraz higienę osobistą. Rozmowa kwalifikacyjna służy znalezieniu odpowiedzi na trzy zasadnicze pytania:

1. Czy kandydat ma odpowiednie kwalifikacje?
2. Czy kandydat ma odpowiednio silną motywację?
3. Czy kandydat będzie pasował do zespołu?

TL;DR

Rozmowa kwalifikacyjna jest popularną metodą selekcji kandydatów do pracy, ale nie jest skuteczna bez wsparcia innych metod, takich jak testy psychologiczne czy ośrodki oceny. Rozmowa kwalifikacyjna ma subiektywny charakter i zwraca uwagę nie tylko na treść wypowiedzi, ale także na inne czynniki, takie jak prezencja czy mowa ciała. Przebiega w trzech etapach: nawiązanie kontaktu, rozmowa i zakończenie. Rozmowa pozwala zweryfikować dane kandydata, ale ma też wady, takie jak brak możliwości oceny predyspozycji do wykonywanego zawodu. Rozmowa rekrutacyjna ma na celu zebranie informacji o kandydacie i sprawdzenie, czy będzie pasował do organizacji. Metoda wywiadu jest czasochłonna i wymaga profesjonalnego przygotowania.

Przebieg rozmowy kwalifikacyjnej

Rozmowa kwalifikacyjna składa się z trzech etapów:

1. Nawiązanie kontaktu - ma na celu wprowadzenie pozytywnej atmosfery, która pozwoli na nieskrępowaną rozmowę. Prowadzący stwarza odpowiedni klimat rozmowy. Przedstawia się, podaje swoje stanowisko w strukturze organizacji, zadaje pytania rozluźniające, następnie nakreśla plan rozmowy oraz przewidywany czas jej trwania, informacje o firmie i stanowisku pracy.
2. Rozmowa - prowadzący rozmowę zadaje pytania, bada kompetencje, uzyskuje niezbędne informacje o kandydacie.
3. Zakończenie - rekruter podsumowuje rozmowę oraz informuje kandydata o dalszym przebiegu procesu rekrutacji.

Rozmowa pozwala zweryfikować dane zawarte w dokumentach dostarczonych przez kandydata i zdobyć dodatkowe o nim informacje. Dużą rolę ogrywają także subiektywne uczucia, gdyż pozwalają one stwierdzić, czy zaistnieć mogą wzajemne relacje i pewna nić porozumienia między ludźmi konieczna przy wykonywaniu określonych zadań. Wadą rozmowy kwalifikacyjnej jest przede wszystkim brak możliwości ocenienia predyspozycji kandydata do wykonywanego zawodu, gdyż rozmowa odbywa się poza stanowiskiem pracy. Stąd niemożność zweryfikowania kwalifikacji deklarowanych przez kandydata (W. Golnau, M. Kalinowski, J. Litwin 2004, s. 158-160). Poza tym kandydat może świetnie wypaść na rozmowie, ale nie nadawać się do pracy. Może także zajść odwrotna sytuacja, gdy na skutek na przykład zdenerwowania, bądź nieodpowiednich pytań odpowiedni kandydat zostanie zdyskwalifikowany.

Rozmowa rekrutacyjna

Rozmowa rekrutacyjna ma charakter "rozmowy kwalifikacyjnej": przedstawiciel organizacji dąży do zebrania informacji, pozwalających na rozstrzygnięcie, czy kandydat posiada właściwości uznane za istotne dla wykonania proponowanej przez organizację pracy (realizacji roli). Oprócz weryfikacji kompetencji kandydata, kwalifikacyjny aspekt rozmowy służy organizacji do stwierdzenia, czy kandydat będzie wykonywał pracę z należytym zaangażowaniem oraz wystarczającym dopasowaniem do kultury organizacji i jej potrzeb. Te trzy cele weryfikacyjne rozmowy kwalifikacyjnej to jest:

• ocena kompetencji
• zaangażowanie
• dopasowanie do kultury

Nie przesądzają o sposobie jej prowadzenia. Używana często nazwa "wywiad rekrutacyjny" podkreśla ustrukturalizowaną formę, która, ze względu na cele organizacji, rozmowa ta zwykle przyjmuje: przewagę liczebną pytań padających ze strony organizacji, i sterowanie przebiegiem tej rozmowy przez jej przedstawiciela. Mimo że definicyjnie (zwykła) rozmowa ze swej istoty jest dialogiem, jej rekrutacyjna wersja pozostawia odpowiedzialność za jej przebieg w rękach przedstawiciela rekrutującej organizacji (J. Woźniak 2013, s. 209-222)

Wywiad

Wywiad w postaci rozmowy kwalifikacyjnej ma pewne ograniczenia. Jest to metoda czasochłonna i wymaga profesjonalnego przygotowania przeprowadzającego wywiad oraz odpowiedniej organizacji. W przeciwnym wypadku powstaje ryzyko zadawania pytań, które nic nie wnoszą, spowodują nieodpowiednie zachowanie kandydata, utrudniające prowadzenie wywiadu, lub sprawią, że kandydat wypadnie gorzej niż by mógł. W praktyce wyraźnie zauważalny jest brak dostatecznej świadomości, że należy być profesjonalnie przygotowanym do prowadzenia wywiadu, czy rozmowy kwalifikacyjnej (H. Król i in. 2008, s. 211)

Rozmowa kwalifikacyjna — artykuły polecane

Referencje — Selekcja — Testy psychologiczne — Assessment center — Wywiad — Development centres — Burza mózgów — Plan szkoleń — Szkolenia zewnętrzne

Bibliografia

• Chmielecki M. (2013), Rekrutacja z wykorzystaniem mediów społecznościowych - wyniki badań, Zeszyty Naukowe Wyższej Szkoły Bankowej we Wrocławiu, nr 4
• Golnau W., Kalinowski M., Litwin J. (2004), Zarządzanie zasobami ludzkimi, CeDeWu, Warszawa
• Grobelny-Lipińska A. (2015), Ośrodek oceny, Zarządzanie Zasobami Ludzkimi, nr 3-4
• Król H., Ludwiczyński A. (red.) (2014), Zarządzanie zasobami ludzkimi. Tworzenie kapitału ludzkiego organizacji, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa
• Pocztowski A. (2003), Zarządzanie zasobami ludzkimi. Strategie-procesy-metody, PWE, Warszawa
• Pyrek R. (2004), Proces rekrutacji pracowników w małych i średnich przedsiębiorstwach, Zeszyty Naukowe Małopolskiej Wyższej Szkoły Ekonomicznej w Tarnowie, nr 5
• Woźniak J. (2017), Rekrutacja. Teoria i praktyka, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa
• Zieliński M. (2011), Pozyskiwanie personelu a kapitał intelektualny przedsiębiorstwa, Organizacja i zarządzanie, nr 2

Autor: Karolina Stajniak