Grupowanie stanowisk

Struktura organizacyjna określa stosowany przez nią podział pracy i pokazuje powiązania między różnymi funkcjami i czynnościami. Istotnym elementem konstrukcyjnym struktury organizacyjnej jest grupowanie stanowisk organizacyjnych według pewnego logicznego układu. Elementy organizacji mogą być grupowane na podstawie podobieństwa wykonywanych czynności jak i wokół wspólnego przedmiotu pracy. Obok tych dwóch podstawowych kryteriów grupowania stosuje się także kryteria dodatkowe.

Grupowanie stanowisk jest niewiarygodnie ważne w doskonaleniustruktury organizacyjnej. Pozwala, po wstępnym ustaleniu, jakie grupowanie będzie dla organizacji najkorzystniejsze, na zmniejszenie nakładów i środków, przy jednoczesnym wzroście korzyści i zysków. Jest więc niezwykle istotne, aby dobór metody był jak najbardziej optymalny dla doskonalenia wybranej organizacji. Na początku procesu doskonalenia organizacji, należy wykonać dokładną analizę badanych stanowisk pod różnymi kątami, pomimo iż żadna metoda nie jest idealna, należy jednak dążyć do systemu jak najbardziej zbliżonego do idealnego, tak, aby wybrana metoda grupowania stanowisk była tą najkorzystniejszą dla całej organizacji.

TL;DR

Artykuł omawia różne metody grupowania stanowisk w strukturze organizacyjnej. Wyróżnia się grupowanie według funkcji, przedmiotu, klienta, terytorium, wiedzy i umiejętności oraz czasu pracy. Każda metoda ma swoje zalety i wady, dlatego często stosuje się kombinację różnych kryteriów. Ostateczny wybór grupowania powinien być dokonywany w oparciu o specyfikę organizacji i jej celów.

Grupowanie według funkcji

Jako pierwsze przedstawię grupowanie według funkcji. Polega ono na łączeniu stanowisk pracy wymagających tych samych lub podobnych czynności. Kryterium to umożliwia obsadzenie każdego działu ekspertami z danej dziedziny, mającymi podobne kwalifikacje. Ponadto ułatwia koordynacje czynności na łonie każdego działu, nadzór oraz pozwala uzyskać ekonomię skali w realizacji danej funkcji. Słabymi stronami grupowania według funkcji może być wolniejszy i zbiurokratyzowany proces decyzyjny, trudny do zaobserwowania wynik i rozliczenie za niego pracowników. Pracownicy mogą się zbyt wąsko skoncentrować na swoich jednostkach i stracić z pola widzenia cały system.

Grupowanie według przedmiotu

Kolejne kryterium grupowania odbywa się według przedmiotu (produktu). Polega ono na przyporządkowaniu czynności wokół wyrobów lub grup wyrobów. Zaletami takiego podejścia jest łatwość integracji i koordynacji całej działalności związanej z grupą wyrobów, większa szybkość i skuteczność podejmowania decyzji oraz możliwość względnie taniej i obiektywnej oceny wyników w zakresie pojedynczego produktu, co ułatwia rozliczenie poszczególnych jednostek z wyników jej pracy. Kryterium nie jest także idealne, gdyż menedżerowie w każdym wydziale mogą się nadmiernie koncentrować tylko na swoim wyrobie, zaniedbując resztę organizacji oraz następuje wzrost kosztów administracyjnych, ponieważ każdy wydział musi mieć własnych specjalistów do takich spraw, jak badanie marketingu czy analizy finansowej.

Jeszcze innym typem grupowania elementów organizacji jest grupowanie według klienta. Celem tej formy grupowania jest działanie z myślą o określonych klientach lub ich grupach. Pozwala to organizacji wykorzystać wykwalifikowanych specjalistów (na przykład dla klientów indywidualnych i instytucjonalnych). Trudność w zachowaniu jednolitej polityki firmy oraz wymóg dość dużego personelu administracyjnego świadczą jednak niekorzystnie o tym sposobie podziału.

Grupowanie według kryterium terytorialnego

Stanowiska można także grupować w oparciu o kryterium terytorialne. Pozwala ono organizacji na łatwiejszą reakcję na wymagania szczególnego klienta i środowiskowe cechy różnych regionów. Wadą tego typu grupowania jest potrzeba dość licznego personelu administracyjnego. Występują jeszcze inne formy grupowania stanowisk, do których możemy zaliczyć grupowanie według czasu, kolejności.

Grupowanie według wiedzy i umiejętności

Występuje np. w zespołach badawczych, katedrach i wydziałach na uniwersytetach. Jak sama nazwa wskazuje, polega na takim łączeniu stanowisk, aby w jednym zespole, katedrze itp. Występowały osoby zajmujące się podobnymi zagadnieniami.

Grupowanie według klienta

Jest działaniem pozwalającym organizacji na wykorzystanie wykwalifikowanych specjalistów dla klientów instytucjonalnych lub indywidualnych. Jest to działanie nastawione na określonych klientów, lub grupy klientów. Wadą takiego grupowania jest jednak trudność w utrzymaniu licznego personelu administracyjnego, który jest konieczny w takim działaniu, jak również ciężko utrzymać jednolitą politykę firmy.

Grupowanie według czasu pracy

Występuje również takie grupowanie, najczęściej wykorzystywane przy pracy trójzmianowej.

Podsumowanie

Reasumując, można stwierdzić, że żaden sposób grupowania nie jest idealny. Wybór właściwego sposobu, który zapewniałby sprawne zarządzanie jest problemem, który trzeba rozwiązać budując strukturę organizacyjną. W praktyce wybór polega najczęściej na łączeniu dwóch podstawowych sposobów grupowania - funkcjonalnego i przedmiotowego. Wybór musi być dokonywany ze świadomością zalet i wad każdego typu grupowania.

Grupowanie stanowisk — artykuły polecane

Projektowanie stanowisk pracy — Wartościowanie pracy — Metody integracji pracowników — Metoda pomiarowa — Proces gospodarczy — Teamware — Analiza diagnostyczna — System zarządzania przebiegiem procesów — Struktura zespołów projektowych

Bibliografia

• Bielski M. (2004), Podstawy teorii organizacji i zarządzania, Wydawnictwo C.H.Beck, Warszawa
• Brzozowska M. (2011), Pozycja logistyki w strukturach organizacyjnych przedsiębiorstw, Seria SWSPiZ Przedsiębiorczość i zarządzanie, Tom XII, Zeszyt 9
• Stabryła A. (2007), Podejście podmiotowo-relacyjne w doskonaleniu struktury organizacyjnej, Zarządzanie Zasobami Ludzkimi, nr 6
• Stoner J., Wankel C. (1996), Kierowanie, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa
• Turek M., Michalak A. (2013), Racjonalizacja procesów i zasobów zorientowana na poprawę efektywności produktu w fazie schyłkowej na przykładzie kopalni piasku x, Zeszyty Naukowe Politechniki Śląskiej, Z. 66

Autor: Magdalena Cyrańska, Anna Urbaniak