Etapy outsourcingu - Określenie warunków umowy

Ukształtowanie postanowień umowy odzwierciedlających warunki współpracy z usługodawcą powinno rozpoczynać się od określenia zakresów zagadnień, które zostaną uwzględnione w umowie. Wśród podstawowych problemów można wyróżnić zarówno takie, które są stosowane uniwersalnie, niezależnie od rodzaju zlecanych zadań, jak również inne, charakterystyczne dla rozpatrywanych rodzajów zadań powierzanych zleceniodawcy. Uzgadnianie warunków współpracy wymaga odpowiedniego przygotowania obu stron. We współpracy z zewnętrznym dostawcą w outsourcingu sytuacja zleceniodawcy zasadniczo różni się od sytuacji, kiedy ten sam zakres usług realizowanych jest przez jednostkę wewnętrzną lub kilka jednostek wewnętrznych.

W warunkach samodzielnego wykonawstwa nie występuje potrzeba szczegółowego określania obowiązków stron, a pewność wykonania rozpatrywanych zakresów zadań pomocniczych jest zazwyczaj większa i wynika z hierarchii w strukturze organizacyjnej. Podział zadań, a zarazem relacje pomiędzy współpracującymi jednostkami wewnętrznymi uwarunkowane są zależnościami występującymi w ramach struktury organizacyjnej.

Umowa zawierana z usługodawcą powinna uwzględniać zarówno podstawowe założenia dotyczące kształtowania warunków współpracy z jednostkami zewnętrznymi, jak również charakterystyczne cechy współpracy w outsourcingu. Na tej podstawie wśród podstawowych celów umowy zawieranej w outsourcingu wyróżnić należy:

• obustronne zrozumienie wzajemnych oczekiwań, uprawnień i zobowiązań stron,
• uzgodniona równowaga uprawnień stron oraz obciążeń związanych ze zobowiązaniami,
• dostosowanie sposobów działania usługodawcy do potrzeb zleceniodawcy,
• redukcja ryzyka niewykonania lub nienależytego wykonania zleconych zadań,
• obustronne zaangażowanie zarówno w doskonaleniu realizacji zleconych usług, a także w zakresie działalności podstawowej zleceniodawcy,
• zaangażowanie stron w dostosowaniu do nowych warunków działania w sytuacjach nadzwyczajnych (związanych z wystąpieniem nieprzewidzianych warunków zewnętrznych),
• uregulowanie zasad postępowania stron w sytuacjach kryzysowych (np. konfliktowych),
• rekompensata strat związanych z niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem zleconych zadań.

W uzupełnieniu należy zwrócić uwagę na możliwość różnicowania wagi poszczególnych celów, zależnie od charakterystyki i zakresów zlecanych zadań.

Porównując tradycyjne i nowoczesne podejście do outsourcingu warto zwrócić uwagę, że dostrzegalna jest tendencja do ograniczania zakresów szczegółowych postanowień do SLA (Service Level Agreement), który w języku polskim można określić jako gwarancja jakości świadczonych usług oraz do planów awaryjnych zawierające postanowienia dotyczące zobowiązań partnerów i zasad działania w sytuacjach nadzwyczajnych i kryzysowych. Pozostała część umowy ma charakter porozumienia, w którym ujęte są ogólne założenia i cele współpracy. Należy uzupełnić, że w nowoczesnym podejściu do outsourcingu ta część dokumentacji zależności pomiędzy współpracującymi partnerami jest więc ogólnikowa i nieformalna [Westernising..., Journal of Management Development, 2000, s. 4-6].

Jakkolwiek charakterystyka zleconych usług, wzajemne zobowiązania partnerów oraz konsekwencje niewykonania lub nienależytego wykonania podjętych zobowiązań to kwestie powszechnie znane to jednak podjęcie współpracy w outsourcingu wymaga także wskazania kierunków dostosowania partnerów w sytuacjach nadzwyczajnych, związanych zazwyczaj z wystąpieniem nieprzewidzianych warunków zewnętrznych, zakłócających lub wręcz uniemożliwiających wypełnianie dotychczasowych postanowień umowy (np. zagrożenia związane z niesprzyjającymi warunkami atmosferycznymi, pożary). Koniecznym jest równoczesne zapewnienie zaangażowania obu stron w dostosowaniu do nowej sytuacji. Przygotowane w tym zakresie plany określane są mianem awaryjnych, a jednym z przykładów decyzji w tym zakresie są wspomniane wcześniej listy dostawców rezerwowych. Plany takie mogą również zostać przygotowane w formie załącznika do umowy.

Etapy outsourcingu - Określenie warunków umowy — artykuły polecane

Niekompletność kontraktów — Przedsiębiorstwo jako wiązka kontraktów — Umowa outsourcingowa — Outsourcing kontraktowy — Etapy outsourcingu - Przekazanie zadań usługodawcy — Teoria agencji — Etapy outsourcingu - Wybór dostawców usług — Outsourcing strategiczny — Etapy outsourcingu - analiza wewnętrzna

Bibliografia

• anonymous (2000), Westernising the keiretsu model: the outsourcing paradigm shift, Journal of Management Development, vol. 19, no. 8

Autor: Tomasz Małkus