Opis stanowiska pracy

Opis stanowiska pracy stanowi podstawowy element dokumentacji struktury organizacyjnej. Właściwe jego przygotowanie umożliwia prawidłową budowę struktury. Opis jest wykorzystywany również w innych obszarach, jak np. rekrutacja czy wartościowanie pracy. Opis stanowiska jest także podstawą do opracowania zakresu czynności dla pracownika. W zależności od potrzeb, można wprowadzać różne formularze opisu stanowiska, np. karty zadań stanowisk pracy, czy też karty zadań stanowisk kierowniczych.

Opis stanowiska jest podstawowym dokumentem usprawniającym zarządzanie zasobami ludzkimi w firmie. stanowi zbiór informacji o jego celu, powiązaniach wewnątrz organizacji, zakresie wykonywanej pracy, stawianych wymaganiach i niezbędnych kompetencjach (M. Sidor-Rządkowska, 2010)

Inna definicja, bardziej odnosząca się do mniejszych organizacji, określa opis stanowiska jako pisemny rejestr który podaje zadania i obowiązki na danym stanowisku oraz wskazuje jak ono jest powiązane z innymi stanowiskami pracy w firmie. Opis stanowiska stanowi podstawę porównania wymagań z właściwościami osoby zajmującej stanowisko i może służyć do oceny pracownika (Marciniak, J.2013)

TL;DR

Opis stanowiska pracy to dokument, który zawiera informacje o celu, zadaniach, wymaganiach i kompetencjach związanych z danym stanowiskiem. Może być używany do rekrutacji, wartościowania pracy i zarządzania zasobami ludzkimi. Nie ma jednego wzoru opisu stanowiska, ale ważne jest, aby wszystkie kryteria były zdefiniowane i standaryzowane. Prawidłowo przygotowany opis stanowiska przynosi wiele korzyści dla pracowników i kierownictwa. Przykładowa karta opisu stanowiska pracy jest dostępna w artykule.

Tworzenie opisu stanowiska pracy

Nie istnieje jeden określony wzór opisu stanowiska, firmy mogą stworzyć różne wzorce zawierające odmienne informacje. Niezależnie od tego, jakie moduły zawierać będzie ten dokument, ważne jest, by zdefiniować wszystkie kryteria opisu i wystandaryzować je zarówno pod względem zawartości merytorycznej, jak i stylistyki i formy.

R. W. Kirk: Powinieneś sporządzić opis stanowiska. Jest to ważne z wielu powodów. Po pierwsze, będzie to kolejne potwierdzenie potrzeby. Gdy już opracujesz listę zadań dla nowego pracownika, stanie się jasne czy chcesz by dzięki jego zatrudnieniu podniosła się efektywność, rozszerzył zakres usług lub powiększyła się baza klientów (M. Sidor-Rządkowska, 2010)

Opis stanowiska pracy najczęściej wykorzystywany jest w celu:

• definiowania wymagań rekrutacyjnych na potrzeby ogłoszenia oraz przedstawienia kandydatom specyfiki stanowiska,
• przeprowadzenia procesu wartościowania stanowisk,
• definiowania wymagań rozwojowych w ramach ścieżki karier (A. Kopera (2010))

W ramach karty opisu stanowiska powinny się znaleźć co najmniej informacje dotyczące:

• stosunków z innymi stanowiskami (komunikacja, podległość, zastępowanie),
• głównych zadań, uprawnień i odpowiedzialności
• środków wykorzystywanych w procesie realizacji zadań,
• wymagań w zakresie kwalifikacji i doświadczenia.

Prawidłowo przygotowany zakres czynności daje szereg korzyści zarówno pracownikom, jak i kierownictwu:

• pozwala unikać sprzeczności i podwójnej pracy dzięki jej dokładnemu, zawartemu na piśmie, podziałowi,
• odciąża kadrę kierowniczą od wykonywania poszczególnych zadań,
• stanowi podstawę doboru i rekrutacji nowych pracowników oraz systemu zarządzania kadrami,
• umożliwia dokonania oceny miejsca pracy i wartościowanie zadania przeznaczone do realizacji, co pozwala na opracowanie poprawnego systemu wynagrodzeń,
• jasno zakreśla stosunek na linii "przełożony - podwładny" oraz "pracownik - współpracownik",
• daje podstawy ku lepszej samokontroli poprzez specyfikację celów dla poszczególnych stanowisk pracy,
• stwarza możliwość pełniejszego zrozumienia znaczenia własnego wkładu pracy do generalnych zadań przedsiębiorstwa, dając zwiększone szanse samorealizacji.

Rys. 1. Przykładowa karta opisu stanowiska pracy

Nazwa przedsiębiorstwa ....................................	Karta stanowiska pracy: ..... .... ... .................................... Imię i nazwisko pracownika:................ ..........................
Wymagania kwalifikacyjne:		Kategoria zaszeregowania:
Przynależność do komórki organizacyjnej:
Bezpośrednia zależność służbowa:
Zastępstwo: - jest zastępowany przez:............ .............................................................................. - zastępuje:................ ............................................................................................
Zadania, uprawnienia i odpowiedzialność pracownika: Część ogólna: Ogólne zadania: Ogólne uprawnienia: Ogólna odpowiedzialność: Część szczegółowa (wykaz zadań przewidzianych do realizacji na stanowisku):
Kartę formalnie zestawił: ....................................	Zakres zadań ustalił: .......................................	Kartę zatwierdził: .......................................
Oświadczam, że treść niniejszej Karty jest mi znana i zobowiązuję się do ścisłego przestrzegania jej ustaleń i postanowień. Podpis pracownika ..............................
Uzupełnienia i modyfikacje:

Źródło: (A. Nalepka 2001, s. 114)

Układ kraty zadań stanowiska kierowniczego jest bardzo zbliżony do powyższego schematu. W zależności od potrzeb organizacji, układ ten może być modyfikowany.

Należy pamiętać, że w opisie stanowiska nie znajdują się wszystkie zadania pełnione przez pracownika, bowiem część z nich może znaleźć się z zakresie czynności. W opisie wpisać należy jedynie te zadania, które są przypisane do danego stanowiska pracy (tzn. np. kolejny pracownik zatrudniony na tym stanowisku otrzyma takie zadania). Jeśli jednak pracownik ze względu na swoje indywidualne kwalifikacje, niewynikające z opisu stanowiska, wykonuje zadania dodatkowe, należy je wpisać do zakresu czynności (gdyż kolejny pracownik na tym stanowisku może takich umiejętności nie posiadać).

Opis stanowiska pracy — artykuły polecane

Plan kadrowy - rodzaje — System oceniania — Proces zarządzania ścieżkami karier — Polityka jakości — Proces analizy potrzeb kadrowych — Dokumentacja organizacyjna — Ocenianie pracowników — Regulamin organizacyjny — Doradztwo personalne

Bibliografia

• Kopera A. (2010), Opis stanowiska pracy, Personel i Zarządzanie, (4)
• Marciniak J. (red.) (2013), Meritum HR, Wolters Kluwer, Warszawa
• Nalepka A. (1986), Zasady opracowywania dokumentacji organizacyjnej przedsiębiorstwa (III), Poradnik Organizatora - do struktur, nr 4
• Nalepka A. (2001), Struktura organizacyjna, Antykwa, Kraków
• Rummler G., Brache A. (2000), Podnoszenie efektywności organizacji, Wydawnictwo PWE, Warszawa
• Sidor-Rządkowska M. (2010), Zarządzanie personelem w małej firmie, Oficyna, Warszawa

Autor: Łukasz Kwiatkowski, Sławomir Wawak, Jakub Kaczorowski]