Zarządzanie czasem wg PMBOK

Zarządzanie czasem polega przede wszystkim na zaplanowaniu działań w taki sposób, aby terminy realizacji poszczególnych zadań, jak i wykonania całego projektu pozostawały w zgodzie z harmonogramem przyjętym na etapie planowania. Zarządzanie czasem w projekcie zawiera kilka kluczowych elementów:

• definiowanie zadań (technicznych i menedżerskich),
• szeregowanie zadań, identyfikacja i dokumentacja zależności między zadaniami,
• szacowanie czasu trwania zadań, niezbędnego do ich wykonania,
• tworzenie harmonogramu - formułowanie sekwencji czynności oraz analiza czasu ich trwania;*nadzorowanie realizacji harmonogramu.

TL;DR

Zarządzanie czasem w projekcie polega na planowaniu, szeregowaniu, szacowaniu czasu trwania zadań, tworzeniu harmonogramu i nadzorowaniu jego realizacji. Procesy zarządzania czasem według PMBOK obejmują planowanie zarządzania harmonogramem, określanie działań, określanie kolejności działań, szacowanie zasobów dla działań, ustalanie czasu trwania działań, tworzenie harmonogramu i kontrolowanie harmonogramu. Narzędzia i techniki wykorzystywane w zarządzaniu czasem to m.in. szablony, dekompozycja, diagramy strzałkowe, szacowanie porównawcze, analiza rezerw, metoda ścieżki krytycznej. Kontrolowanie harmonogramu obejmuje kształtowanie czynników wywołujących zmiany, określanie aktualnego stanu wykonania, zarządzanie zmianami i sprawozdawczość wykonania.

Procesy zarządzania czasem wg PMBOK

Planowanie zarządzania harmonogramem

• Opracowanie modelu harmonogramu
• Ustalenie poziomu dokładności harmonogramu
• Określenie jednostek miar (roboczogodzin, roboczodni etc.)
• Połączenia procedur
• Model obsługi harmonogramu (np. zmian)
• Kontrolowanie progów (ang. thresholds - wartości kosztów, czasu, jakości, technicznych lub zasobów używanych jako parametrów do określania produktu; przekraczanie ich wymaga działania np. raportowania o wyjątkach)
• Zasady pomiaru efektywności/wydajności: Earned value management (EVM) lub inne
• Formy i częstość raportowania
• Opisy procesów
• Lista działań - obejmuje wszystkie działania, które mają być wykonane, zawiera identyfikator zadania i zakres prac do wykonania w ramach działania,
• Atrybuty działań - obejmują czas trwania, zasoby oraz koszty - tym różnią się od kamieni milowych; ponadto zawierają różne komponenty dotyczące działania, które zmieniają się z czasem,
• Lista kamieni milowych - ważnych punktów w projekcie (obowiązkowych lub opcjonalnych), które stanowią jakiś stan, lecz nie posiadają okresu trwania.

Określanie działań

(Activity Definition) - polega na opisaniu oraz ustaleniu wszelkich zaplanowanych do wykonania prac. Proces ten pozwala ustalić produkty cząstkowe na najniższym poziomie struktury podziału pracy, tak zwanym pakietem roboczym. Pakiety robocze i ich wykonanie planuje się poprzez ich podział na działania w celu stworzenia podstaw do, harmonogramowania, szacowania, realizacji oraz kontroli i monitorowania prac w projekcie. Narzędzia i techniki wykorzystywane w określeniu działań:

• szablony,
• planowane elementy składowe,
• dekompozycja,
• opinie ekspertów.

Określanie kolejności działań

(Activity Sequencing) - służy określeniu i opisaniu logicznych relacji pomiędzy działaniami. W celu wykonania harmonogramu niezbędne jest ustalenie logicznej kolejności działań, wyznaczenie ich prawidłowych relacji oraz możliwej zwłoki. Kolejność działań można określić za pomocą specjalnego, wspomagającego kierowanie projektem oprogramowania, ręcznie bądź z połączenia technik ręcznych i komputerowych.

• metodę diagramów strzałkowych;
  

  Rys. 1 Metoda diagramów strzałkowych
• wyznaczenie zależności,
• stosowanie wyprzedzenia i zwłoki,
• metoda diagramów następstw,
• szablony harmonogramów sieciowych,

Metoda diagramów następstw wyznacza cztery typy następstw:

• KP: kiedy A się skończy, B może się rozpocząć (FS - finish to start);
• KK: Kiedy A się skończy, B może się skończyć (FF - finish to finish);
• PP: Kiedy A się zacznie, B może się zacząć (SS - start to start);
• PK: kiedy A się zacznie, B może się skończyć (SF - start to finisz);

Kolejność działań: A B A B A B A B

Rys. 2 Relacja zależności

Szacowanie zasobów dla działań

(Activity Resource Estimating) - Polega na wyznaczeniu zasobów (sprzęt, ludzie, materiały), ich ilości oraz zapotrzebowania w projekcie. Proces ten jest ściśle skoordynowany z procesem szacowania kosztów. W celu określenia kolejności poszczególnych działań w projekcie wykorzystuje się:

• opinie ekspertów,
• oprogramowanie wspomagające kierowanie projektem,
• publikowane dane dotyczące szacowania.

Ustalanie czasu trwania działań

(Activity Duration Estimating) - pozwala oszacować czas trwania poszczególnych działań, wykorzystując informacje odnośnie zakresu działań, wymaganych typów zasobów, kalendarzy zasobów, dostępności zasobów oraz ich szacowanych ilości. Do oszacowania czasu trwania działan wykorzystuje się następujące narzędzia i techniki:

• szacowanie porównawcze,
• szacowanie parametryczne,
• analiza rezerw,
• szacowania trzypunktowe,
• opinie ekspertów.

Tworzenie harmonogramu

(Activity Development) - polega na określeniu planowanych dat rozpoczęcia i zakończenia działań w projekcie. Wymaga sprawdzenia oraz weryfikacji oszacowań czasu trwania oraz zasobów w celu otrzymania zatwierdzonego harmonogramu projektu. Harmonogram może służyć jako plan bazowy, na podstawie którego mierzy się wykonanie. Proces tworzenia harmonogramu odbywa się przez cały czas trwania projektu, w czasie wykonywania prac, zmian kierowania projektem oraz wszelkich powstających ryzyk w projekcie. Do tworzenia harmonogramu projektu wykorzystuję się:

• model harmonogramu,
• kompresje harmonogramu,
• zastosowanie kalendarzy,
• analizę wielowariantową,
• metodę ścieżki krytycznej,
• analizę sieciową harmonogramu,
• oprogramowanie wspomagające kierowanie projektem.

Kontrolowanie harmonogramu

(Schedule Control) polega na:

• kształtowaniu czynników wywołujących zmiany w harmonogramie;
• określeniu aktualnego stanu wykonania harmonogramu,
• zarządzaniu rzeczywistymi zmianami,
• wyznaczeniu zmian w harmonogramie.

Narzędzia i techniki pomocne w kontrolowaniu harmonogramu:

• analiza odchyleń,
• pomiar wykonania,
• system kontroli zmian w harmonogramie,
• sprawozdawczość wykonania,

Zarządzanie czasem wg PMBOK — artykuły polecane

Metody kontroli w projekcie — Plan zarządzania projektem — Harmonogram projektu — Procesy planowania wg PMBOK — Oszczędność w projekcie — Bilansowanie zasobów — Metody kontroli zasobów — Optymalizacja wykorzystania zasobów (poziomowanie) — Budżet projektu

Bibliografia

• Kerzner H. (2005), Advanced Project Management, Helion, Gliwice
• Kulejewski J. (2009), Zarządzanie projektem według PMBoK. Cz.1, Przegląd budowlany, nr 4
• Pluta A. (red.) (2009), Kierowanie pracownikami mającymi kłopoty z czasem pracy, Studia i prace wydziału nauk ekonomicznych i zarządzania, nr 27
• Trocki M., Sońta-Drączkowska E. (red.) (2009), Strategiczne zarządzanie projektami, Bizarre, Warszawa
• TSO (2014), PRINCE2 - Skuteczne zarządzanie projektami, The Stationery Office, Londyn
• Tyler D. (2004), Zarządzanie czasem, Wydawnictwo PETIT, Warszawa
• Wysocki R. (2013), Efektywne zarządzanie projektami. Tradycyjne, zwinne, ekstremalne, Helion, Gliwice
• Zieleniewski J. (1969), Organizacja i zarządzanie, Państwowe Wydawnictwo Naukowe, Warszawa

Autor: Izabela Powroźnik