Nadzór nad dokumentami

W ramach nadzoru nad dokumentacją norma ISO 9001:2000 wymaga, aby dokumenty były zidentyfikowane, czytelne, aktualne, dostępne, zabezpieczone. Tych pięć podstawowych zasad odnosi się do każdego dokumentu w ramach systemu zarządzania jakością, a także szerzej - zintegrowanego systemu zarządzania.

Każdy dokument powinien zostać zidentyfikowany poprzez nadanie symbolu według opracowanego w organizacji systemu (Podręcznik... 2002, s. 179). Dotyczy to oryginałów procedur, instrukcji, formularzy i innych dokumentów systemowych. Zapisy dodatkowo identyfikowane są numerem kolejnym. Każda kopia powinna posiadać swój numer kolejny odnotowany w rozdzielniku wraz z informacją o adresacie i terminie przekazania. Po otrzymaniu dokumentu, powinien on zostać zarejestrowany w jednostce, która go przyjęła. Takie same zasady identyfikacji dotyczą wszystkich dokumentów organizacji, które mogą mieć wpływ na jakość, a zatem: zarządzeń, okólników, polityk, strategii, aktów prawnych oraz dokumentacji od klienta, o ile nie stanowi ona jego własności.

Dzięki systemowi identyfikacji można stwierdzić jakie dokumenty zostały wydane i kto je otrzymał. Daje to podstawę do wymagania stosowania zawartych w nich postanowień. W przypadku dezaktualizacji, w łatwy sposób można wycofać wszystkie egzemplarze lub dokonać w nich zmian.

Podstawowym problemem, jaki występuje w identyfikacji jest w przypadku starych organizacji duża liczba przechowywanych i niezinwentaryzowanych dokumentów. Wymaga to od wdrażających system przeglądu i weryfikacji aktualności archiwów oraz wycofania tych egzemplarzy, które są zbędne. W przedsiębiorstwach produkcyjnych i niektórych rodzajach usług istnieją pokaźne zbiory rysunków technicznych, danych klientów czy specyfikacji wyposażenia. Ze względu na niemożliwość ich szybkiego skatalogowania, opracowywane są odpowiednie plany jakości. Innym problemem może być brak zwyczaju porządkowania dokumentów w organizacji oraz spowodowany tym nadmiar przechowywanej dokumentacji (Zbuduj... 2002 s. 23).

Stosowanie komputerów i edytorów tekstu pozwala na stosunkowo łatwe spełnienie wymogu czytelności dokumentów. Jednak postulat ten dotyczy także właściwego przygotowania tekstu pod względem logicznym. Konieczne jest szczegółowe przeglądanie treści w celu uniknięcia problemów interpretacyjnych. Sposobem na uniknięcie potencjalnych spowodowanych tym problemów jest stosowanie metod graficznych (M. Wiśniewska 2000, s. 39).

Dokumentacja dostępna na stanowiskach pracy powinna być aktualna (Podręcznik... 2002, s. 188). W tym celu tzw. właściciele procesów (osoby odpowiedzialne za ich prawidłowe działanie) monitorują zmiany i sygnalizują potrzeby aktualizacji. Przyjmuje się dwie metody wprowadzania zmian. W przypadku zmian wpływających na poziom jakości dokonuje się ich niezwłocznie, natomiast pozostałe są dokonywane przy wydawaniu kolejnych wersji dokumentów.

Przyczyną konieczności dokonania aktualizacji dokumentu może być zmiana w sposobie realizacji procesu, w procesach związanych, w przepisach prawnych lub postulat doskonalenia.

Aktualizacje prowadzone są poprzez wycofanie wszystkich kopii dokumentu i wydanie nowych z kolejnym numerem wersji, dokonanie odręcznych zmian we wszystkich egzemplarzach z odnotowaniem tego w odpowiednich rejestrach lub dołączenie aneksów. Formularze i inne załączniki są podmieniane na nowe z kolejnym numerem wersji.

Dokumenty powinny być dostępne dla wszystkich pracowników, którzy uczestniczą w procesach. Dostępność ta może zostać osiągnięta poprzez rozpowszechnienie kopii pośród wszystkich zainteresowanych pracowników, dostarczenie egzemplarzy kierownikom jednostek lub udostępnienie w intranecie (jeżeli wszyscy pracownicy mają do niego dostęp).

Zapewnienie dostępności i aktualności dokumentów wymaga zastosowania centralnego systemu rozpowszechniania (Podręcznik... 2002, s. 188). Zwykle jest on podległy pełnomocnikowi ds. systemu zarządzania jakością lub kierownikowi działu organizacyjnego. W dużych organizacjach posiadających liczne, oddalone od siebie oddziały, stosuje się dystrybucję częściowo zdecentralizowaną - każdy oddział otrzymuje jeden egzemplarz dokumentu, który następnie rozpowszechnia wśród pracowników. Pracownicy otrzymujący egzemplarze są zobowiązani do zapoznania się z nimi oraz przeszkolenia pozostałych.

Postulat zabezpieczania dokumentów dotyczy ograniczania dostępu do nich osobom nieuprawnionym, właściwe ich przechowywanie oraz archiwizację. Dokumentacja powinna być przechowywana w sposób umożliwiający łatwe odnalezienie, ale jednocześnie taki, który zabezpieczy ją przed uszkodzeniem lub zniszczeniem. Dotyczy to w sposób szczególny własności i danych klientów. Dokumenty nieaktualne powinny być niezwłocznie wycofywane w celu zabezpieczenia przez wykorzystaniem. Czas przechowywania nieaktualnych oryginałów oraz zapisów należy określić w procedurach, o ile nie jest określony przez akty prawne.

TL;DR

Norma ISO 9001:2000 wymaga, aby dokumenty były zidentyfikowane, czytelne, aktualne, dostępne i zabezpieczone. Identifikacja dokumentów odbywa się poprzez nadanie symbolu i numeru kolejnego. Stosowanie komputerów ułatwia czytelność dokumentów, ale trzeba również dbać o ich logiczną strukturę. Dokumenty powinny być aktualizowane w przypadku zmian, a wycofane egzemplarze powinny być zabezpieczone. Dostępność dokumentów dla pracowników można zapewnić poprzez ich rozpowszechnienie i centralny system rozpowszechniania. Dokumenty powinny być zabezpieczone przed dostępem osób nieuprawnionych i uszkodzeniem.

Nadzór nad dokumentami — artykuły polecane

Dokumentacja systemu zarządzania jakością — Nowelizacja norm ISO 9000 — Księga jakości — Audyt jakości — Dlaczego ISO nie działa — System jakości w gminie - założenia — Wdrażanie systemu zarządzania jakością — Dokumentowanie systemu zarządzania — Polityka jakości

Bibliografia

• Kowalczyk J. (red.) (2002), Zbuduj swój system zarządzania jakością, Ministerstwo Gospodarki, Warszawa
• Lock D. (red.) (2002), Podręcznik zarządzania jakością, Wydawnictwo Naukowe Wydawnictwo PWN, Warszawa
• Polski Komitet Normalizacyjny (2001), PN-EN ISO 9001:2000, Systemy zarządzania jakością - Wymagania, Polski Komitet Normalizacyjny, Warszawa
• Wawak S. (2007), Analiza i doskonalenie systemów zarządzania jakością w urzędach gminnych, praca doktorska, Akademia Ekonomiczna w Krakowie, Kraków
• Wiśniewska M. (2000), Droga przedsiębiorstwa do uzyskania certyfikatu ISO 9000. Praktyczny poradnik menedżera, Ośrodek Doradztwa i Doskonalenia Kadr, Gdańsk

Autor: Sławomir Wawak