Pierwsze ostrzeżenie na piśmie

Pierwsze ostrzeżenie na piśmie wiąże się z wytycznymi procedurami dyscyplinującymi, które składają się z kilku kroków:

• Mniejsze problemy - ostrzeżenie ustne,
• Powtarzające się mniejsze problem - ostrzeżenie na piśmie
• Notoryczne nieodpowiedzialne postępowanie - ostatnie pisemne ostrzeżenie zapowiadające zwolnienie w braku poprawy
• Niewystarczająca poprawa - zwolnienie za wypowiedzeniem

Środki dyscyplinujące powinny być podejmowane niezwłocznie na podstawie odpowiednich dowodów. Zainteresowany pracownik zawsze musi dostać odpowiednia informację i wyjaśnienia [K. Lanz, 1998, s. 86].

Każde ostrzeżenie na piśmie należy rejestrować, chociaż można przeprowadzić "wymazanie z akt" w przypadku poprawy. Pierwsze ostrzeżenie na piśmie jest uwagą o możliwości derekrutacji (zwolnienia) w przypadku braku poprawy pracownika.

Derekrutacja może być spowodowana poprzez następujące inicjatywy:

• Po stronie pracownika (sam podejmuje decyzje o odejściu, zwolnienie dobrowolne)
• Po stronie kierownictwa firmy (np. mała przydatność pracownika, zwolnienie dyscyplinarne i przyczyny zawinione)
• Przyczyny naturalne, kiedy stwierdza się nadwyżkę zatrudnienia, czasu, kwalifikacji - zwolnienie wymuszone.

Redukcja zatrudnienia w dłuższym okresie przynieść może obniżkę kosztów, natomiast w krótszym okresie powoduje wzrost kosztów, gdyż zwalnianym z przyczyn zakładu pracy wypłaca się odprawy. Do zwolnień doprowadzić należy wtedy, gdy istnieje pewność, że efekty przeprowadzonej derekrutacji będą ostatecznie wyższe w stosunku do poniesionych nakładów i powstałych zagrożeń [J. Kopeć, J. Piwowarczyk, 2004, s. 7]. Jeżeli ostrzeżenie nie powoduje oznak poprawy lub też jest ona bardzo niewielka, to należy ponownie ocenić wyniki danego pracownika i wyjaśnić mu powagę sprawy. W tym przypadku należy wyznaczyć okres na poprawę, podkreślając wagę uzyskania lepszych wyników w wyznaczonym terminie. Należy ustalić dzień i godzinę spotkania. Po spotkaniu należy przekazać pracownikowi ostrzeżenie na piśmie, zachowując kopię do akt osobowych [K. Lanz, 1998, s. 88].

Należy jasno dać pracownikowi do zrozumienia, że brak poprawy będzie musiał mieć następstwa. W miarę możliwości zakład pracy powinien okazać gotowość pomocy pracownikowi, ponieważ poprawa wyników pracownika jest zawsze rozwiązaniem tańszym dla zakładu, niż rozwiązanie umowy o pracę i zatrudnienie następcy.

Zazwyczaj pierwsze dwa etapy procedury dyscyplinującej wystarczają, ażeby pracownik bądź poprawił swoje wyniki, bądź też, jeżeli jest to trudne lub niemożliwe - zrozumiał, iż należy rozstać się z zakładem pracy.

Należy dotrzymać wyznaczonego terminu następnej rozmowy, na której patrzy się na rezultaty z pracy:

• Jeśli nastąpiła poprawa, to pracownik powinien o tym zostać poinformowany, należy go również zachęcić do dalszych wysiłków i zapewniając o poparciu ze strony kierownictwa. Jeżeli pracownik dokonał znacznych postępów, ale nie osiągnął jeszcze wymaganego poziomy to powinno się wyznaczyć na to dodatkowy termin.
• Jeżeli nie nastąpiła poprawa, to należy ten stan rzeczy omówić z pracownikiem i ustalić datę a i godzinę następnego spotkania. W ślad za taką rozmową powinno pójść ostatnie ostrzeże nie na piśmie.
• Jeżeli po upływie wyznaczonego czasu zauważona zostanie poprawa to należy odnotować ten fakt, jeżeli zaś poprawa nie nastąpi to należy rozwiązać z pracownikiem umowę o pracę.

Pierwsze ostrzeżenie na piśmie — artykuły polecane

Wypowiedzenie za porozumieniem stron — Promesa kredytowa — Plan naprawczy — Porozumienie stron — Ryzyko kadrowe — Histereza — Przyczyny ruchów kadrowych — Fluktuacja — Plan urlopów

Bibliografia

• Kopeć J., Piwowarczyk J. (2004), Outplacement w procesie racjonalizacji zatrudnienia w firmie, AE Kraków, Kraków
• Lanz K. (1998), Zatrudnienie i zarządzanie personelem, PWN, Warszawa

Autor: Joanna Maliborska