Kwalifikowany podpis elektroniczny

Kwalifikowany podpis elektroniczny - jest to narzędzie, które umożliwia weryfikację dokumentów oraz osoby, która go podpisała drogą elektroniczną. Jest to bezpieczna metoda, gdyż korzystają z tego Urzędy Skarbowe oraz ZUS. Podstawowym aktem prawnym regulującym zasady korzystania z kwalifikowanego podpisu elektronicznego jest Ustawa z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym.

TL;DR

Kwalifikowany podpis elektroniczny to narzędzie umożliwiające weryfikację dokumentów i osób. Istnieją dwa rodzaje podpisu elektronicznego: zwykły i bezpieczny. Bezpieczny podpis elektroniczny jest weryfikowany przy pomocy kwalifikowanego certyfikatu. Aby korzystać z kwalifikowanego podpisu elektronicznego, należy spełnić określone warunki. Może być stosowany do różnych dokumentów. Wady i zalety podpisu elektronicznego to m.in. szybszy przepływ informacji i zmniejszenie kosztów, ale również konieczność posiadania odpowiedniego sprzętu i certyfikatu. Profil zaufany to darmowa alternatywa dla kwalifikowanego podpisu elektronicznego, ale ma pewne ograniczenia.

Rodzaje podpisów elektronicznych

Wyróżniamy dwa rodzaje podpisu elektronicznego:

• zwykły podpis elektroniczny
• bezpieczny podpis elektroniczny.

Zwykły podpis elektroniczny nie jest weryfikowany przy pomocy kwalifikowanego certyfikatu. Podpis ten nosi nazwę: podpis elektroniczny. Nazwa ta nie jest precyzyjna, ponieważ bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany przy pomocy kwalifikowanego certyfikatu również jest podpisem elektronicznym.

Bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany jest przy pomocy kwalifikowanego certyfikatu. Jeśli chodzi o ważność certyfikatu, to ona upływa po czasie na jaki certyfikat został wydany, zwykle po roku lub po dwóch latach. Wtedy podpis elektroniczny jest weryfikowany przy pomocy kwalifikowanego certyfikatu, który nie ma już terminu ważności.

Warunki do spełnienia

Aby można było korzystać z kwalifikowanego podpisu elektronicznego należy spełnić podane warunki:

• należy zastosować technologię bezpiecznego podpisu elektronicznego,
• musi być możliwość weryfikacji złożonego podpisu z zastosowanym kwalifikowanym certyfikatem,
• podpis musi zostać złożony w okresie ważności przypisanego do niego certyfikatu.

Wykorzystanie podpisu elektronicznego

Osoba korzystająca z kwalifikowanego podpisu elektronicznego może go stosować podpisując takie dokumenty jak:

• e-deklaracje ZUS,
• e-deklaracje podatkowe,
• umowy,
• faktury elektroniczne
• oferty na przetargach,
• dokumenty do urzędów GIODO, CEIDG, KRS, administracji publicznej.

W praktyce

Aby osoba mogła korzystać z kwalifikowanego podpisu elektronicznego, po pierwsze musi podpisać umowę oraz otrzymać certyfikat bezpieczny podpis elektroniczny. Należy go odebrać osobiście, gdyż potwierdzana jest wtedy prawidłowość danych. Osoba chcąca złożyć podpis elektroniczny na dokumencie potrzebuje zestawu, który zawiera:

• kartę kryptograficzną,
• certyfikat kwalifikowany,
• czytnik kart kryptograficznych,
• oprogramowanie służące do składania podpisu elektronicznego.

Etapy podpisywania dokumentów podpisem elektronicznym

Podstawowymi etapami przy podpisywaniu dokumentów kwalifikowanym podpisem elektronicznym są:

1. utworzenie dokumentu elektronicznego w systemie informatycznym,
2. przesłanie dokumentu w formacie PDF do oprogramowania, w którym składa się podpis elektroniczny,
3. uruchomienie procedury podpisania dokumentu przez oprogramowanie,
4. podpisanie dokumentu za pomocą certyfikatu kwalifikowanego,
5. wprowadzenie oznaczenia czasowego, poświadczonego przez Centrum Certyfikacji,
6. odesłanie podpisanego dokumentu w formacie PDF do systemu informatycznego,
7. wysłanie dokumentu do odbiorcy za pomocą poczty elektronicznej,
8. archiwizacja dokumentów w formacie PDF.

Wady i zalety

Zaletą podpisu elektronicznego m.in. jest:

• szybszy przepływ informacji,
• pomoc w działaniach cywilno-prawnych,
• zmniejszenie kosztów działalności gospodarczej przedsiębiorstwa (np. koszty wydruku oraz przesłanie drogą pocztową dokumentów),
• możliwość podpisywania dokumentów elektronicznych,
• łatwa weryfikacja zmian, które wprowadzono w podpisanych dokumentach.

Wadą natomiast jest:

• konieczność stosowania odpowiedniego sprzętu,
• konieczność posiadania kwalifikowanego certyfikatu,
• podpis nie może zostać złożony, jeśli minie ważność certyfikatu.

Kwalifikowany podpis elektroniczny a profil zaufany

Profil zaufany jest metodą, która jest bezpłatna oraz pozwala na identyfikację użytkownika na portalu ePUAP. Jest to darmowa alternatywa wobec podpisu kwalifikowanego, który jest płatny. Profil zaufany wykorzystywany jest jedynie do podpisywania dokumentów dotyczących spraw urzędowych online. Natomiast kwalifikowany podpis elektroniczny jest szerzej wykorzystywany, gdyż można nim podpisać zarówno dokumenty urzędowe, ale także dokumenty takie jak PDF, WORD oraz e-maile. Kolejną ważną różnicą jest to, że profil zaufany traci swoją ważność dopiero po 3 latach i można go po tym czasie bezpłatnie przedłużyć. Podpis elektroniczny traci swoją ważność po 1 roku lub 2 latach. Można go później przedłużyć, natomiast jest to przedłużane odpłatnie.

Kwalifikowany podpis elektroniczny — artykuły polecane

E-deklaracje — Centralna ewidencja działalności gospodarczej — Podpis elektroniczny — Profil zaufany — Faktura elektroniczna — Autentykacja — Ewidencja działalności gospodarczej — E-urząd — POP3

Bibliografia

• Drożdż M. (2009), Podstawowe zastosowania podpisu elektronicznego opartego na kryptografii dynamicznej, "e-Biuletyn 1/2009", s. 2
• Janowski J. (2007), Podpis elektroniczny w systemie prawnym, Wolters Kluwer, Warszawa
• Krasnodębska S. (2016), Podpis elektroniczny jako przejaw informatyzacji w administracji publicznej, Studenckie Koło Naukowe Prawa Podatkowego Uniwersytet Przyrodniczo - Humanistyczny w Siedlcach
• Malanowska I, Koliński A. (2009), Wykorzystanie narzędzi gospodarki elektronicznej w działalności przedsiębiorstw z sektora MSP, "E-mentor", nr 2 (29), Warszawa, s. 80
• Matuszewska-Maroń M., Oskory K. (2012), Platforma ePUAP krok po kroku, "E-mentor" nr 3 (45), Warszawa
• Rzymowski J. (2016), Podpis elektroniczny i zasada równoważności w ustawie o podpisie elektronicznym i w EIDAS. Pieczęć elektroniczna, Łódź
• Sitnicki I. (2002), Krótki komentarz do kierunków założeń ustawy o podpisie elektronicznym, Palestra, nr 46
• Ustawa z dnia 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym. Dz.U. 2001 nr 130 poz. 1450

Autor: Aneta Błaszczyk

Treść tego artykułu została oparta na aktach prawnych. Zwróć uwagę, że niektóre akty prawne mogły ulec zmianie od czasu publikacji tego tekstu.