Macierz Eisenhowera

Macierz Eisenhowera to bardzo dobre narzędzie, służące do priorytetyzacji zadań na różnych płaszczyznach i w wielu środowiskach. Podczas nadmiaru pracy, bardzo dobrze pokazuje szereg zadań, które zostały jeszcze do wykonania - wraz z ich stopniem ważności oraz pilności (Hermarij J., s. 334). Twórcą tego narzędzia jest trzydziesty czwarty prezydent Stanów Zjednoczonych - generał Dwight D. Eisenhower.

Budowa macierzy Eisenhowera

Macierz składa się z dwóch wierszy i dwóch kolumn, czyli odpowiednio z czterech (I, II, III, IV) ćwiartek (Surdel P., s. 104-107):

• Ćwiartka pierwsza - "Ważne i pilne"

Każdy z nas wykonuje zadania umieszczone w tej ćwiartce, mniej lub bardziej świadomie. Poświęcenie najwięcej czasu temu obszarowi, wbrew intuicji nie jest odpowiednie. Praca w warunkach ciągłego obciążenia i stresu źle wpływa na naszą produktywność oraz samopoczucie, i w dłuższej perspektywie zawsze prowadzi do poważniejszych skutków, wypalenia zawodowego, dużego przemęczenia, braku chęci do realizacji kolejnych zadań.

• Ćwiartka druga - "Ważne i niepilne"

Według źródeł jest to najważniejsza i najistotniejsza ćwiartka. Według prawa Parkinsona rzeczy mniej pilne i jednocześnie istotne, prędzej czy później zasilają ćwiartkę pierwszą lub są skreślane (wykonane). Odpowiednie umieszczenie zadań w tej ćwiartce znaczniej odciąży obszar pierwszy, który obarczony jest dużym stresem oraz nerwami związanymi z terminowością. Wykonywanie zadań i tematów z ćwiartki drugiej pozwala odczuć satysfakcję i zadowolenie z siebie.

• Ćwiartka trzecia - "Nieważne i pilne"

Zwykle to w tej ćwiartce, błędnie lokujemy najwięcej naszego czasu, mylnie sądząc, że znajdujemy się w ćwiartce pierwszej. Pojawia się wrażenie, że pracujemy nad rzeczami istotnymi. Podświadomie sami wybieramy tego typu zadania nad zadaniami ważnymi - są one zwykle dużo prostsze w wykonaniu, i dają satysfakcję z wykonania. Zbyt długie przebywanie w tym obszarze wiąże się z poczuciem straty czasu, bezprodukcyjności oraz frustracji (ciągła praca, brak widocznych efektów).

• Ćwiartka czwarta - "Nieważne i niepilne"

Ćwiartka nazywana także, ucieczkową (ze względu na ucieczkę od odpowiedzialności, stresu). Zadania w niej zawarte, pomagają odpocząć od tematów znajdujących się w ćwiartkach I i II. Bardzo często są to zwykłe pożeracze czasu. Warto jednak rozsądnie podchodzić do zadań w tym obszarze i nie poświęcać im zbyt wiele naszego czasu. Może to spowodować nawarstwianie się rzeczy dużo pilniejszych i ważniejszych, ale także do zaniżenia własnego samopoczucia i niskiej samooceny (uczucie marnowania czasu).

Wady i zalety

Podobnie do innych metod zarządzania czasem - ta metoda również ma swoje mocne i słabe strony. Do plusów macierzy Eisenhowera możemy zaliczyć stosunkowo łatwe ustalenie spisu rzeczy do zrobienia oraz przejrzystą, graficzną formę ich segregacji, a także naukę samodzielnego rozplanowania swojego czasu połączoną z doborem priorytetów. Do nielicznych minusów tej metody możemy zaliczyć na przykład trudność odpowiedniego przydzielania zadań do konkretnych ćwiartek macierzy (Niemczyk A., s. 288). Kluczowym w tej kwestii może okazać się zdanie wypowiedziane przez autora tejże metody - prezydenta Eisenhowera "To co ważne rzadko bywa pilne, a to co pilne rzadko bywa ważne". Aby rozważyć tą tezę i prawidłowo stosować narzędzie jakim jest macierz Eisenhowera należy wyszczególnić różnicę między pilnością a ważnością. Rzeczy pilne wymagają od nas niemal natychmiastowego działania, obarczone są pewnym z góry narzuconym terminem (przez nas lub z zewnątrz), natomiast rzeczy ważne są najbardziej istotne w dłuższej perspektywie czasu. Sprawy ważne oraz pilne rywalizują między sobą o naszą uwagę i od nas zależy, co zdecydujemy się wykonać w pierwszej kolejności. Zagadnienia ważne połączone z długoterminowymi celami określają jakość naszego życia. Po drugiej stronie mamy zadania pilne, które stwarzają złudzenie jednocześnie spraw ważnych (Hermarij J., s. 331).

Macierz Eisenhowera — artykuły polecane

Prawo Parkinsona — Automotywacja — Melancholik — Sangwinik — Reguła KISS — Afirmacja — PERT — Burza mózgów — Koncentracja uwagi — Infrastruktura informatyczna

Bibliografia

• Bubrowiecki A. (2008), Działaj skutecznie, Partner Złote Myśli
• Hermarij J. (2016), Better Practices of Project Management Based on IPMA competences - 4th revised edition, Van Haren Publishing, s. 330-335
• Niemczyk A., Sapała B. (2013), Sprzedaż, zarządzanie i efektywność osobista w 101 praktycznych przykładach, Złote Myśli, s. 288
• Popiel B. (2015), Zrobię to dzisiaj!. Jak skończyć z odwlekaniem i uwolnić swój prawdziwy potencjał, Złote Myśli
• Surdel P. (2012), Myśl jak człowiek biznesu, Złote Myśli, s. 104-107

Autor: Paweł Łącki