Harmonogram projektu

Harmonogram projektu jest rodzajem kalendarza, w którym dla każdej sekcji jest określone jakie zasoby będą niezbędne do realizacji projektu oraz jakie zadania będą w tym czasie wykonywane. Tworzenie harmonogramu jest możliwe jedynie przez komputerowe systemy zarządzania projektami. W 1992 r. jako obowiązującą metodę harmonogramowania przyjęto metodę ścieżki krytycznej (CPM). Każdy liczący się na rynku system zarządzania projektami wyznacza i analizuje podstawowe wskaźniki metody Earned Value.

TL;DR

Harmonogram projektu to kalendarz określający zasoby i zadania potrzebne do realizacji projektu. Tworzenie harmonogramu wymaga danych dotyczących relacji między zadaniami, czasu trwania zadań, dostępności zasobów, struktury podziału prac oraz planu bazowego. Metoda Earned Value (EVT) jest narzędziem do kontroli realizacji projektu i analizowania go pod względem kosztów i harmonogramu. Wartość zrealizowana (EV) jest oceną wykonania planu kosztów, a stopień wykonania projektu jest oceniany przez określone techniki. Istnieją różne techniki kwalifikacji stopnia wykonania, takie jak technika kamieni milowych, 0-100, 50-50 i oceny proporcjonalnej. Wyróżnia się dwa rodzaje harmonogramów: przedrealizacyjny i realizacyjny.

Dane niezbędne do przygotowania harmonogramu projektu

Wśród danych niezbędnych do przygotowania harmonogramu projektu wyróżnić można następujące pozycje:

• lista relacji między zadaniami - spośród wielu możliwych będziemy brali pod uwagę tylko relacje typu początek i koniec, wymagają one by pierwsze zadania musiało się zakończyć przed rozpoczęciem kolejnego,
• lista zadań koniecznych do realizacji projektu, dla każdego zadania należy oszacować jego czas trwania a także poznać zasoby niezbędne do jego zrealizowania,
• informacja o dostępności zasobów - w jakim czasie oraz w jakiej ilości zasoby mogą być wykorzystywane w projekcie,
• zdefiniowanie struktury podziału prac,
• stworzenie planu bazowego oraz kontrola terminów i kosztów realizacji projektu.

Oszacowanie czasu trwania określonego zadania wymaga wiedzy eksperckiej, doświadczenia z realizacji analogicznych zadań w innym projekcie, często jednak obarczone jest ono błędem, podobnie jak dostępność zasobów. W momencie w którym rozpoczynamy planowanie nie jesteśmy w stanie przewidzieć np. awarii sprzętu, chorób pracowników, zaburzeń w dostawach itp. Dlatego też przyjmuje że dostępne dane były najlepsze w danym momencie planowania.

Metoda Earned Value (EVT)

Jest ona najczęstszym narzędziem kontroli realizacji projektu. Nazwa tej metody tłumaczona jest jako technika wartości zrealizowanej. Metodę EVT wykorzystuje się do analizowania projektów w dwóch wymiarach: harmonogramowym oraz ekonomicznym.

• Wymiar ekonomiczny - zajmuję się on oceną wykonania planu kosztów oraz formowania się wartości zrealizowanej. Wartość zrealizowana EV jest wielkością do której zaliczmy wyniki prac projektowych, obliczana jest ona poprzez stopień wykonania przedsięwzięcia. EV ustala się na podstawie kosztów planowych, zaś stopień wykonania to merytoryczna skwantyfikowana ocena wykonania robót. Do tworzenia wspomnianej oceny wykorzystuje się określone techniki kwalifikacji stopnia wykonania projektu.
  
• Wymiar harmonogramowy - zajmuję się kontrolą odchyleń terminów wykonania od terminów zaplanowanych w projekcie. Odchylenia harmonogramowe i pozostałe wskaźniki w metodzie EVT oblicza się na proporcjonalnie do różnicy pomiędzy wartością zrealizowaną a kosztami które zostały zaplanowane w projekcie. Wynika z tego że relacje kosztowe są głównym czynnikiem ustalania relacji harmonogramowych tj. wyprzedzeń czy opóźnień.

Techniki kwalifikacji stopnia wykonania projektu

Do technik kwalifikacji stopnia wykonania projektu zalicza się:

• technika kamieni milowych - w tej technice ocenie zostaje poddany stopień wykonania projektu na poszczególnych etapach realizacji przedsięwzięcia, zakończenie każdego etapu nazywane jest kamieniem milowym. Stopień wykonania projektu jest ściśle związany zakończeniem zadań etapowych, natomiast za przekrój porównawczy uznaję się relację - koszt planowany projektu a koszt rzeczywisty projektu. Zdania które są w trakcie realizacji nie są kwalifikowane co skutkuje tym że cały etap którego one dotyczą nie zostaje sklasyfikowany jako wykonany
• technika 0-100 - Kwalifikacja stopnia wykonania projektu jest zerojedynkowa, przeznaczony jest on dla zadań zakończonych, zadania które nie zostały ukończone otrzymują ocenę 0.
• technika 50-50 - dla zadań które są w trakcie realizacji przyznaje się ocenę 50, natomiast dla zadań zamkniętych pozostałe 50.
• technika oceny proporcjonalnej - kwalifikację stopnia wykonania projektu w tej technice ustala się na podstawie wyselekcjonowanego parametru operacyjnego projektu, można to tego zaliczyć np. pracochłonność. Łatwo można z tego wywnioskować że jeśli wydatkowanie zasobów pracy wynosi 20%, to także stopień wykonania projektu ocenimy na 20%.

Rodzaje harmonogramów

Wyróżniamy dwa rodzaje harmonogramów stosownie do procesu projektowo-realizacyjnego:

• harmonogram przedziału przedrealizacyjnego - przedstawiany jest on w formie wykresu organizacji i planowania przedsięwzięcia opracowuje sie go w układzie chronologicznym czynności (procesów) które zostały wyszczególnione w tym przydziale. Przykładowo procesy można rozpatrywać w zestawieniu porównawczym rzeczywistego a także planowanego czasu ich trwania. Dzięki temu jesteśmy w stanie ocenić jakie występują odchylenia w przebiegu procesów, a więc różnych opóźnień lub wyprzedzeń co jest uznawane za zasadnicze kryterium do oceny terminowości wykonania zlecenia.
• harmonogram przedziału realizacji przedsięwzięcia - jest to wykres który opracowywany jest w podobny sposób jak w harmonogramie przedziału przedrealizacyjnego. Podczas jego tworzenia bierze się pod uwagę fazę wdrożeniową i operacyjną.

Harmonogram projektu — artykuły polecane

Zarządzanie czasem wg PMBOK — Szacowanie czasu trwania zadań — Optymalizacja wykorzystania zasobów (poziomowanie) — Estymacja czasu trwania zadań — Plan zarządzania projektem — Oszczędność w projekcie — Bilansowanie zasobów — Kamień milowy — Wykres Gantta

Bibliografia

• Klimek M., Łebkowski P. (2011), Alokacja zasobów dla problemu harmonogramowania projektu z ważonymi kosztami niestabilności, Automatyka, Tom 15 Zeszyt 2, Akademia Górniczo - Hutnicza, Kraków
• Kopczewski M. (2014), Alfabet zarządzania projektami, Wydawnictwo Helion, Gliwice
• Łapuńka I., Pisz I. (2014), Efektywne zarządzanie czasem w projektach logistycznych, Logistyka, nr 3
• Stabryła A. (2015), Zarządzanie projektami ekonomicznymi i organizacyjnymi, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa
• ŻŻXXXX Dałkowski B. T., W trosce o publiczne pieniądze, Zarządzanie projektami metodą earned value, https://pg.edu.pl/

Autor: Piotr Gawędzki