Zarządzanie zakresem wg PMBOK

Zarządzanie zakresem w projekcie jest obszarem, dzięki któremu kierownictwo projektu ma możliwość określenia i kontrolowania zakresu prac oraz produktów cząstkowych, które muszą zostać wykonane w trakcie realizacji danego przedsięwzięcia. Poprzez realizację sześciu procesów zespół projektowy dysponuje właściwymi środkami i narzędziami, które umożliwiają ustalić sposób decydowania i dokumentowania prac, a dodatkowo umożliwiają zgromadzenie listy wymagań interesariuszy względem projektu, opracowanie szczegółowej specyfikacji prac, nadać zakresowi projektu odpowiednią strukturę oraz określić pakiety robocze. Dodatkowo umożliwia bieżącą kontrolę i weryfikację postępów wraz z towarzyszącymi im zmianami odnośnie co do zakresu i specyfikacji prac). Obszar zarządzania zakresem w projekcie dostarcza zespołowi projektowemu procesy, które mają za zadanie zapewnienie, że wszystkie prace konieczne dla sukcesu projektu zostaną wykonane (R. Wysocki 2013, s. 116).

Obszar zarządzania zakresem w projekcie składa się z sześciu etapów:

• planowanie zarządzania zakresem
• zbieranie wymagań
• precyzowanie zakresu
• tworzenie struktury podziału pracy
• przeprowadzenie walidacji zakresu
• kontrola zakresu

TL;DR

Artykuł opisuje obszar zarządzania zakresem w projekcie, który umożliwia kontrolowanie prac i produktów projektowych. Składa się z sześciu etapów: planowania, zbierania wymagań, precyzowania zakresu, tworzenia struktury podziału prac, walidacji zakresu i kontroli zakresu. Planowanie zakresu obejmuje ustalenie sposobu decydowania i dokumentowania prac. Zbieranie wymagań polega na gromadzeniu informacji od interesariuszy. Precyzowanie zakresu polega na dokładnym opisaniu projektu. Tworzenie struktury podziału prac to hierarchiczny podział prac na mniejsze części. Walidacja zakresu to formalne zaakceptowanie wykonanych prac. Kontrolowanie zakresu polega na monitorowaniu i zarządzaniu zmianami w zakresie projektu.

Planowanie zarządzania zakresem

Istotną zmianą w najnowszej (piątej) edycji PMBoK Guide jest wprowadzenie do każdego z obszarów zarządzania projektem procesu planistycznego który go otwiera. Według autorów metodyki do najlepszych praktyk zalicza się przemyślenie, zaplanowanie oraz udokumentowanie działań związanych z zarządzaniem przedsięwzięciem w każdym z obszarów, zanim przystąpi się do ich realizacji. W przypadku zarządzania zakresem projektu, procesem takim jest planowanie zarządzania zakresem który ma na celu zapewnienie, że zespół projektowy ustalił i uzgodnił sposób w jaki będzie pracował nad określeniem i zdefiniowaniem prac projektowych.

W ramach tego procesu ustala się również jak będzie tworzona i modyfikowana struktura podziału prac oraz jak zostaną zorganizowane formalne odbiory produktów cząstkowych. Istotnym zagadnieniem, które powinno zostać opisane w ramach tego etapu jest sposób zgłaszania, decydowania i kontroli zmian dotyczących zakresu i wymagań w projekcie. Efektem realizacji tego procesu jest fakt, iż kierownik będzie dysponował dwoma planami dokumentującymi powyższe ustalenia., które będą tak zwanymi planami zarządzania zakresem oraz zarządzania wymaganiami.

Zbieranie wymagań

Podstawowym elementem potrzebnym do określenia zakresu projektu jest zebranie i udokumentowanie wymagań interesariuszy odnośnie realizowanego projektu. Wymagania te staja się jednym z istotnych kryteriów oceny poziomu sukcesu projektu oraz stanowią punkt wyjścia do opracowania struktury podziału prac, planowania kosztów, harmonogramu i jakości projektu.

Podczas gromadzenia informacji na temat wymagań, należy zwrócić uwagę na wymagania dotyczące produktów projektu, jak również na te wymagania, które są związane z procesem zarządzania projektem. W dokumentacji wymagań projektu mogą zostać uwzględnione takie elementy jak: wymagania biznesowe, wymagania zgłoszone ze strony interesariuszy, wymagania funkcjonalne i niefunkcjonalne produktu projektu, wymagania dotyczące ciągłości działań podczas wdrożenia, wymagania odnoście do sposobu zarządzania projektem oraz wymagania jakościowe, jak i inne. Do grupy narzędzi i technik rekomendowanych przez PMBoK Guide pomocnych podczas zbierania wymagań zalicza się: wywiady, grupy fokusowe, warsztaty facylitowane, grupowe metody pobudzania kreatywności, kwestionariusze, obserwację oraz budowę prototypów (M. Trocki, 2017, s. 112).

Precyzowanie zakresu

Etap precyzowania zakresu ma na celu szczegółowe i możliwie jak najdokładniejsze opisanie projektu oraz wszystkich jego produktów, wymagań, założeń i ograniczeń w projekcie. Dzięki temu procesowi zespół projektowy dokumentuje wszystkie ustalenia z interesariuszami projektu dotyczące szczegółów prac do wykonani oraz tych niebędących przedmiotem projektu.

Stworzony w tym procesie dokument, zwany deklaracją zakresu projektu, określa zakres projektu, a w swej treści powinien zawierać: opis zakresu projektu, kryteria akceptacji zakresu projektu, informacje o produktach cząstkowych, informacje o ewentualnych wykluczeniach z projektu, a więc pracach pozostających poza zakresem, jak również zapisy o ograniczeniach i poczynionych założeniach (M. Trocki, 2017, s. 113).

Tworzenie struktury podziału prac

Struktura podziału prac jest hierarchicznym podziałem głównych rezultatów projektu i prac z nim związanych na mniejsze, łatwiejsze do opisania, wykonania i zarządzania części. Przedstawia cały, uzgodniony wcześnie zakres projektu, który jest dzielony na poszczególne fragmenty tak, aby finalnie było możliwe wskazanie pojedynczych pakietów roboczych. Pakietem roboczym określa się najmniejszą jednostkę pracy w projekcie przydzieloną di realizacji poszczególnym członkom zespołu lub wykonawcom zgodnie z harmonogramem oraz wymaganymi zasobami. Podział całości projektu na małe fragmenty umożliwi sukcesywną realizację oraz zachowanie kontroli nad postępami. Końcowym efektem prac w zakresie tworzenia struktury, jest plan bazowy zakresu, w skład którego wchodzą trzy elementy: opracowana wcześniej deklaracja zakresu projektu, struktura podziału prac oraz katalog struktury podziału prac, który zawiera szczegółowy opis wszystkich pakietów roboczych, wymagania dotyczące zasobów, kosztów, jakości, jak również specyfikację techniczną i zapisy wynikające z umów.

Przeprowadzenie walidacji zakresu

Celem procesu walidacji zakresu jest uzyskanie formalnej akceptacji interesariuszy projektu dla opracowanego wcześniej i już zrealizowanego zakresu projektu, bądź też jego części i powiązanych z nim produktów. Proces ten jest uruchamiany każdorazowo w momencie, gdy wytworzone produkty cząstkowe projektu ukończą procedury kontroli jakości i testowania. Dzięki niemu kierownik projektu otrzymuje potwierdzenie, że dostarczony fragment zakresu został wykonany prawidłowo, a prace z nimi związane można uznać za zakończone i można je rozliczyć. W przypadku wcześniejszego zakończenia projektu zadaniem walidacji zakresu jest udokumentowanie stanu zaawansowania prac i stopnia ukończenia produktów, w celu przeprowadzenie zorganizowanego zamknięcia projektu (M. Trocki, 2017, s. 113-114).

Kontrolowanie zakresu

Kierownik danego projektu powinien mieć możliwość zapanowania nad nowymi wymaganiami, bądź też oczekiwaniami dodatkowych prac rozszerzających zakres projektu, które wymagają dodatkowego czasu i nakładów. Ma to umożliwić etap kontrolowania zakresu, które polega na monitorowaniu stanu zakresu projektu i produktów cząstkowych oraz zarządzanie pojawiającymi się zmianami w stosunku do początkowego planu zakresu. Kontrolowanie zakresu zapewnia również wdrożenie wszelkich zmian, które są związane z zakresem projektu i które zostały zaakceptowane przez proces zarządzania zmianą, jak również aktualizację dokumentów związanych z zakresem i specyfikacją prac.

Zarządzanie zakresem wg PMBOK — artykuły polecane

Procesy planowania wg PMBOK — Produkt projektu — Procesy w projekcie — Zarządzanie projektem — Plan projektu — Karta projektu — Plany wg PRINCE2 — Struktura podziału pracy — Zarządzanie integralnością wg PMBOK

Bibliografia

• Kulejewski J. (2009). Zarządzanie projektem według PMBoK. Cz.1, "Przegląd budowlany", nr 4, s. 51-52
• Prońko J. (2009). Wybrane aspekty zarządzania projektami, "Miscellanea Oeconomicae:, nr 2/2009, s. 337-340
• Trocki M., Grucza B., Ogonek K. (2003), Zarządzanie projektami, PWE, Warszawa
• Trocki M. (red.) (2017), Metodyki i standardy zarządzania projektami, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa
• Wyrozębski P. (2011), Metodyki zarządzania projektami, Bizarre, Warszawa
• Wysocki R. (2013), Efektywne zarządzanie projektami. Tradycyjne, zwinne, ekstremalne, Helion, Gliwice

Autor: Justina Kubieniec