Macierz Eisenhowera

Macierz Eisenhowera
Polecane artykuły
Prawo Parkinsona Automotywacja Melancholik Sangwinik Reguła KISS Afirmacja PERT Burza mózgów Koncentracja uwagi

Macierz Eisenhowera to bardzo dobre narzędzie, służące do priorytetyzacji zadań na różnych płaszczyznach i w wielu środowiskach. Podczas nadmiaru pracy, bardzo dobrze pokazuje szereg zadań, które zostały jeszcze do wykonania - wraz z ich stopniem ważności oraz pilności (Hermarij J., s. 334). Twórcą tego narzędzia jest trzydziesty czwarty prezydent Stanów Zjednoczonych - generał Dwight D. Eisenhower.

Budowa macierzy Eisenhowera

Macierz składa się z dwóch wierszy i dwóch kolumn, czyli odpowiednio z czterech (I, II, III, IV) ćwiartek (Surdel P., s. 104-107):

• Ćwiartka pierwsza - "Ważne i pilne"

Każdy z nas wykonuje zadania umieszczone w tej ćwiartce, mniej lub bardziej świadomie. Poświęcenie najwięcej czasu temu obszarowi, wbrew intuicji nie jest odpowiednie. Praca w warunkach ciągłego obciążenia i stresu źle wpływa na naszą produktywność oraz samopoczucie, i w dłuższej perspektywie zawsze prowadzi do poważniejszych skutków, wypalenia zawodowego, dużego przemęczenia, braku chęci do realizacji kolejnych zadań.

• Ćwiartka druga - "Ważne i niepilne"

Według źródeł jest to najważniejsza i najistotniejsza ćwiartka. Według prawa Parkinsona rzeczy mniej pilne i jednocześnie istotne, prędzej czy później zasilają ćwiartkę pierwszą lub są skreślane (wykonane). Odpowiednie umieszczenie zadań w tej ćwiartce znaczniej odciąży obszar pierwszy, który obarczony jest dużym stresem oraz nerwami związanymi z terminowością. Wykonywanie zadań i tematów z ćwiartki drugiej pozwala odczuć satysfakcję i zadowolenie z siebie.

• Ćwiartka trzecia - "Nieważne i pilne"

Zwykle to w tej ćwiartce, błędnie lokujemy najwięcej naszego czasu, mylnie sądząc, że znajdujemy się w ćwiartce pierwszej. Pojawia się wrażenie, że pracujemy nad rzeczami istotnymi. Podświadomie sami wybieramy tego typu zadania nad zadaniami ważnymi - są one zwykle dużo prostsze w wykonaniu, i dają satysfakcję z wykonania. Zbyt długie przebywanie w tym obszarze wiąże się z poczuciem straty czasu, bezprodukcyjności oraz frustracji (ciągła praca, brak widocznych efektów).

• Ćwiartka czwarta - "Nieważne i niepilne"

Ćwiartka nazywana także, ucieczkową (ze względu na ucieczkę od odpowiedzialności, stresu). Zadania w niej zawarte, pomagają odpocząć od tematów znajdujących się w ćwiartkach I i II. Bardzo często są to zwykłe pożeracze czasu. Warto jednak rozsądnie podchodzić do zadań w tym obszarze i nie poświęcać im zbyt wiele naszego czasu. Może to spowodować nawarstwianie się rzeczy dużo pilniejszych i ważniejszych, ale także do zaniżenia własnego samopoczucia i niskiej samooceny (uczucie marnowania czasu).

Wady i zalety

Podobnie do innych metod zarządzania czasem - ta metoda również ma swoje mocne i słabe strony. Do plusów macierzy Eisenhowera możemy zaliczyć stosunkowo łatwe ustalenie spisu rzeczy do zrobienia oraz przejrzystą, graficzną formę ich segregacji, a także naukę samodzielnego rozplanowania swojego czasu połączoną z doborem priorytetów. Do nielicznych minusów tej metody możemy zaliczyć na przykład trudność odpowiedniego przydzielania zadań do konkretnych ćwiartek macierzy (Niemczyk A., s. 288). Kluczowym w tej kwestii może okazać się zdanie wypowiedziane przez autora tejże metody - prezydenta Eisenhowera "To co ważne rzadko bywa pilne, a to co pilne rzadko bywa ważne". Aby rozważyć tą tezę i prawidłowo stosować narzędzie jakim jest macierz Eisenhowera należy wyszczególnić różnicę między pilnością a ważnością. Rzeczy pilne wymagają od nas niemal natychmiastowego działania, obarczone są pewnym z góry narzuconym terminem (przez nas lub z zewnątrz), natomiast rzeczy ważne są najbardziej istotne w dłuższej perspektywie czasu. Sprawy ważne oraz pilne rywalizują między sobą o naszą uwagę i od nas zależy, co zdecydujemy się wykonać w pierwszej kolejności. Zagadnienia ważne połączone z długoterminowymi celami określają jakość naszego życia. Po drugiej stronie mamy zadania pilne, które stwarzają złudzenie jednocześnie spraw ważnych (Hermarij J., s. 331).

Bibliografia

• Bubrowiecki A. (2008), Działaj skutecznie, Partner Złote Myśli.
• Hermarij J. (2016), Better Practices of Project Management Based on IPMA competences – 4th revised edition, Van Haren Publishing, str. 330-335
• Niemczyk A., Sapała B. (2013), Sprzedaż, zarządzanie i efektywność osobista w 101 praktycznych przykładach, Złote Myśli, str. 288.
• Popiel B. (2015), Zrobię to dzisiaj!. Jak skończyć z odwlekaniem i uwolnić swój prawdziwy potencjał, Złote Myśli.
• Surdel P. (2012), Myśl jak człowiek biznesu, Złote Myśli, str. 104-107.

Autor: Paweł Łącki