Delegacja

Delegacja to inaczej podróż służbowa jaką pracownik odbywa w ramach wykonywanej pracy w miejscowości innej niż znajduje się siedziba firmy. Delegacja ma zawsze określony cel, jest z polecenia pracodawcy, nie powinna trwać dłużej niż 3 miesiące, a pracownik nie ponosi żadnych kosztów z tego tytułu. Podróż służbowa może odbywać się na terenie Polski jak i poza granicami kraju, co zawsze jest uzgodnione wcześniej w poleceniu delegacji. Delegacja nie obejmuje transportu międzynarodowego Jeśli podróż służbowa odbywa się własnym środkiem transportu wówczas zwrot kosztów przejazdu wyliczany jest w następujący sposób (link):

samochód o pojemności do 900cm3	0,5214 zł/km
samochód o pojemności powyżej 900cm3	0,8358 zł/km
motocykl	0,2302 zł/km
motorower	0,1385 zł/km

Podróż służbowa jest udokumentowana i należy przedstawić pracodawcy faktury, paragony i rachunki, na podstawie których zwracane są koszty, np. za płatne autostrady, parkingi itp.

TL;DR

Delegacja to podróż służbowa z polecenia pracodawcy, która może odbywać się na terenie Polski i za granicą. Pracownikowi przysługuje zwrot kosztów przejazdu i diety, które są obliczane na podstawie czasu trwania delegacji. W przypadku delegacji krajowej, dieta wynosi 30 zł na dobę, a w przypadku delegacji zagranicznej, pracownik otrzymuje 100% diety kraju docelowego. Delegacja musi być udokumentowana, a formularze delegacji obejmują polecenie wyjazdu służbowego, wniosek na wyjazd służbowy za granicę i rozliczenie kosztów podróży.

Delegacja krajowa

Podróż służbowa pracownika zawsze zaczyna się i kończy w miejscu wskazanym przez pracodawcę, może to być np. miejsce zamieszkania lub zameldowania pracownika i odbywa się tylko po terenie Polski. Pracownikowi będącemu w delegacji przysługują tzw. diety czyli zwrot kosztów wyżywienia. Jest to 30 zł na dobę. Należność z tego tytułu oblicza się za czas trwania delegacji, czyli od rozpoczęcia delegacji (wyjazd) do zakończenia (przyjazd). Jeśli podróż trwa mniej niż dobę wygląda to następująco:

• mniej niż 8 godzin - dieta się nie należy
• 8-12 godzin należy się 50% diety
• powyżej 12 godzin dieta należy się w całości.

Natomiast jeżeli delegacja trwa powyżej doby przysługuje 100% diety za każdą pełną dobę, a za każdą niepełną, ale rozpoczętą dobę wygląda to następująco:

• do 8 godzin należy się 50% diety
• od 8 należy się dieta w całości

Diety nie przysługują, jeśli delegacja odbywa się w miejscu zamieszkania pracownika lub jeśli firma zapewniła wyżywienie wówczas jest to wyliczone w następujący sposób:

• śniadanie - 25% diety
• obiad - 50% diety
• kolacja - 25% diety.

Delegacja zagraniczna

Odbywa się poza granicami kraju. Podróż służbowa do innego kraju niż kraj, w którym znajduje się siedziba firmy trwa w przypadku podróży:

• lądowej od momentu przekroczenia granicy polskiej aż do przekroczenia granicy w drodze powrotnej,
• lotniczej od momentu startu samolotu aż do wylądowania z powrotem w Polsce,
• morskiej od momentu wypłynięcia z ostatniego portu w kraju aż do momentu przypłynięcia do pierwszego portu w Polsce.

Pracownikowi przysługuje wówczas 100% diety przysługującej w docelowym kraju przeznaczonej na wyżywienie i inne wydatki poniesione podczas podróży. Delegacja może odbywać się w więcej niż jednym kraju, co również musi zostać ustalone z pracodawcą. Diety wypłaca się w niżej przedstawiony sposób:

• za każdą dobę przysługuje 100% diety,
• za niepełną dobę do 8 godzin przysługuje 1/3 diety
• za niepełną dobę ponad 8 godzin do 12 godzin przysługuje 50% diety
• ponad 12 godzin przysługuje 100% diety.

Jeśli pracownikowi zapewniono całodzienne wyżywienie wówczas przysługuje mu 25% diety. Jeśli pracodawca zapewni niepełne wyżywienie diety są obniżane w taki sposób:

• śniadanie - 15%
• obiad - 30%
• kolacja - 30%.

Za każdy dzień pobytu w szpitalu pracownikowi przysługuje 25% diety. Zwrot kosztów noclegu przysługuje pracownikowi po przedłożeniu rachunku i jest wypłacany zachowując limit uwzględniony w kraju, w którym odbywała się delegacja. W przypadku braku rachunku lub paragonu pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu, o którym mowa wyżej

Formularze delegacji

Udokumentowanie delegacji odbywa się m.in. poprzez wypełnienie niezbędnych wniosków:

• polecenie wyjazdu służbowego i rachunek kosztów podróży
• wniosek na wyjazd służbowy za granicę
• zlecenie wypłaty zaliczki
• rozliczenie kosztów granicznej podróży służbowej

Delegacja — artykuły polecane

Podróż służbowa — Urlop ojcowski — Zasiłek chorobowy — Dni ustawowo wolne od pracy — Świadczenie rodzicielskie — Zasiłek wychowawczy — Zasiłek — Posiłki regeneracyjne — Ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych

Bibliografia

• Comarch (2018), Delegacje krajowe i zagraniczne, Biuletyn, Comarch ERP Optima
• Kozłowska M. (2018), Przepisy z zakresu wynagradzania pracowników, Wydawnictwo Podatkowe GOFIN, Warszawa
• Krzyżanowski L. (2015), Kodeks Pracy, Od.Nowa, Bielsko-Biała
• Rotkiewicz M. (2014), Podróże służbowe-praktyczne rozliczenia, Infor
• Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej Dz.U. 2013 poz. 167

Autor: Justyna Polewczak