Diagram procesu

Diagram procesu jest jednym z tradycyjnych narzędzi, które wykorzystuje się w zarządzaniu jakością. Warto zauważyć, że jest on często nazywany także schematem przepływu, algorytmem, blokowym schematem powiązań oraz diagramem przepływu. Niemniej jednak jego najbardziej rozpowszechnioną nazwą jest schemat blokowy. (M. Siemieniak 2017, s. 210)

Dzięki zaprezentowaniu ciągu działań przy użyciu schematu blokowego pojawia się szansa na lepsze zrozumienie tego, co stanowi istotę procesu. Schemat ten prezentuje w formie graficznej ciąg działań, które podejmowane są w określonym procesie, przepływ materiałów, przepływ informacji itp. Istotne znaczenie ma już sam etap polegający na przygotowaniu schematu. To właśnie w czasie jego kreowania znajduje się w procesie liczne zależności, które normalnie nie są mocno eksponowane. Jeśli jest to tylko możliwe to należy kształtować schemat blokowy w zespole. Bardzo istotnym jest by w sposób jednoznaczny określić ramy, jakie obejmować ma schemat, a w następnej kolejności wszelkie wielkości wejściowe oraz wyjściowe, które są znaczące dla rozpatrywanego procesu (A. Hamrol i W. Mantura 2002, s. 218)

Przejrzystość schematu uzyskać można poprzez zastosowanie w nim symboli, które są powszechnie przyjęte. Warto także pamiętać o tym, że schemat powinien być kreowany w formie kolumnowej. Jednocześnie należy zwrócić uwagę na to, że właściwym jest by w głównej kolumnie umieścić działania, które stanowią istotę danego procesu, natomiast kolumny pełniące funkcje pomocnicze zawierać mają odsyłacze, pętle itp (A. Hamrol i W. Mantura 2002, s. 218)

J. Fraś i M. Siwkowski wskazują na schemat blokowy, jako narzędzie, które przydatne jest w planowaniu przedsięwzięć. Autorzy stwierdzają, że schematy tego rodzaju znajdują zastosowanie w działaniach skupiających się na planowaniu i kontroli. Co więcej zaznaczają oni, że bazując na idealnym wzorcu stworzonym dla tego modelu możliwym staje się przeprowadzenie działań porównawczych oraz pozbycie się czynności, które uznać można za niepotrzebne, niepoprawne, takie, które wystąpiły w poszczególnych fazach procesu (J. Fraś i M. Siwkowski 2011, s. 374)

Schemat blokowy stosowany jest w celu wskazania chronologii, a także logiki działań procesowych. Ponadto, jest on punktem pełniącym funkcję fundamentu analizy procesów. Diagram daje możliwość dostrzeżenia zależności, które istnieją między elementami składowymi, a ponadto pozwala przedstawić słabe punkty w odniesieniu do przyjętych kryteriów oceny (Z. Zymonik, A. Hamrol i P. Grudowski 2013, s. 155)

Schemat przebiegu procesu należy do grupy tradycyjnych instrumentów zarządzania przez jakość. Co więcej, ponieważ jest on narzędziem charakteryzującym się tym, że wykorzystuje dane nieliczbowe określa się go mianem logicznego bądź jakościowego (taka charakterystyka określa również jeszcze jedno z tradycyjnych narzędzi, a mowa tu o wykresie przyczynowo - skutkowy Ishikawy). (A.I. Szymańska 2011, s. 250)

TL;DR

Schemat blokowy, znany także jako diagram procesu, jest narzędziem używanym w zarządzaniu jakością. Przedstawia on w formie graficznej ciąg działań w procesie, przepływ materiałów i informacji. Jest przydatny w planowaniu, kontroli i analizie procesów. Kreowanie schematu blokowego obejmuje nadanie nazwy procesu, wskazanie punktów granicznych, sprecyzowanie działań, utworzenie projektu, ocenę i udoskonalenie schematu. Wykorzystuje się symbole graficzne, aby przedstawić procesy biznesowe. Przykład praktycznego zastosowania to schemat blokowy procesu zakupu towaru przez Internet.

Zastosowanie diagramu procesu

G.P. Wójcik wskazuje na następujące sytuacje, w których diagram procesu znajduje swoje zastosowanie:

• do opisu procesu, który już istnieje,
• do opracowania zupełnie nowego procesu,
• w czasie opracowywania ulepszeń,
• do zilustrowania przebiegu procesów, jakie zachodzą w firmie,
• jako instrument wykorzystywany w analizie procesów.

(G.P. Wójcik 2014, s. 130-131)

Poszczególne etapy kreowania schematu blokowego

1. Nadanie nazwy procesowi.
2. Wskazanie punktów granicznych danego procesu (wejścia/wyjścia).
3. Sprecyzowanie poszczególnych działań (operacji), które podejmowane są w procesie.
4. Utworzenie projektu schematu przepływów po to, aby zaprezentować proces (użycie właściwych symboli graficznych, określenie kolejnych elementów tworzących schemat, a także połączenie graficznych elementów przy użyciu strzałek wyznaczających drogę przebiegu).
5. Przeprowadzenie, przy współuczestnictwie osób będących zaangażowanymi w proces, działań mających na celu dokonanie oceny bądź skontrolowanie projektu schematu blokowego.
6. W sytuacji, kiedy jest to uargumentowane należy bazując na wynikach przeglądu udoskonalić schemat blokowy.
7. Dokonanie weryfikacji schematu blokowego wobec procesu rzeczywistego.

(G.P. Wójcik 2014, s. 131)

Ogólny schemat diagramu procesu

Wykorzystanie umownych symboli graficznych w schematach blokowych stosuje się po to, aby w sposób klarowny ukazać zarówno nieskomplikowane jak i w dużym stopniu złożone procesy biznesowe, technologiczne itp. Bloki START oraz KONIEC kolejno stanowią początek i koniec algorytmu. Schemat wskazuje kolejność następujących po sobie czynności, równoczesność podejmowanych aktywności, zależne od decyzji alternatywne omijanie pewnych czynności, a także wskazuje kierunek przepływu wszelkich informacji oraz materiałów (W. Ładoński i K. Szołtysek 2008, s. 91)

Rys. 1. Najczęściej stosowane symbole graficzne

Źródło: W. Ładoński i K. Szołtysek 2008, s. 90

Przykład praktycznego zastosowania diagramu procesu

Rys. 2. Schemat blokowy procesu zakupu towaru przez Internet

Źródło: W. Ładoński i K. Szołtysek 2008, s. 93

Diagram procesu — artykuły polecane

Diagram relacji — 7 narzędzi TQC — Drzewo decyzyjne — Sieci neuronowe — Karta kontrolna — Metodyka badania potrzeb informacyjnych — Cykl organizacyjny — Business Process Modeling Notation — DMAIC

Bibliografia

• Frąś J., Siwkowski M. (2011), Metody i techniki zarządzania jakością, Finanse, rynki finansowe, ubezpieczenia nr 46
• Hamrol A., Mantura W. (2002), Zarządzanie jakością. Teoria i praktyka, Wydawnictwo Naukowe PWN, Warszawa
• Ładoński W., Szołtysek K. (red.) (2008), Zarządzanie jakością. Metody kształtowania jakości w organizacji, Wydawnictwo Uniwersytetu Ekonomicznego we Wrocławiu, Wrocław
• Siemieniak M. (2017), Modele i narzędzia procesu komunikowania organizacyjnego wewnątrz przedsiębiorstw, Zeszyty Naukowe Politechniki Poznańskiej. Organizacja i Zarządzanie, nr 72
• Szymańska A. (2011), Implementacja systemu TQM w podnoszeniu pozycji konkurencyjnej przedsiębiorstwa przemysłowego, Prace Komisji Geografii Przemysłu”, nr 17
• Wójcik G. (2014), Koszty jakości: wybrane aspekty, Difin, Warszawa
• Zymonik Z., Hamrol A., Grudowski P. (2013), Zarządzanie jakością i bezpieczeństwem, Polskie Wydawnictwo Ekonomiczne, Warszawa

Autor: Anna Matys, Małgorzata Pabian